Cơ sở chế biến sản phẩm từ sâm thổ hào (lát khô đóng gói, bột, trà túi lọc, mứt, nước sâm) nhìn chung phải đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm, và nhiều trường hợp phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm trước khi hoạt động; một số trường hợp được miễn giấy nhưng không được miễn điều kiện.
Khung pháp lý chính là Luật An toàn thực phẩm 2010 và Nghị định 15/2018/NĐ-CP hướng dẫn luật này, cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung và văn bản phân cấp của từng bộ, từng tỉnh. Bài này giải thích nguyên lý: giấy chứng nhận dành cho ai, những nhóm được miễn, hồ sơ và đoàn thẩm định xem gì. Cách bố trí xưởng một chiều đã có hướng dẫn riêng ở trang của người trồng sâm Tà Đùng; ở đây bàn phần giấy tờ và quyết định của người chủ cơ sở. Văn bản về an toàn thực phẩm đang được rà soát, sửa đổi, nên mọi điều dưới đây cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Giấy chứng nhận này là gì và khác gì tự công bố
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm là giấy cấp cho nơi sản xuất. Nó xác nhận rằng nhà xưởng, trang thiết bị, nguồn nước, người làm và cách quản lý của cơ sở đạt điều kiện để sản xuất loại thực phẩm đã đăng ký. Nó không nói gì về một sản phẩm cụ thể.
Tự công bố sản phẩm thì ngược lại: đó là việc của từng sản phẩm. Mỗi loại trà, bột, mứt bạn bán ra phải được tự công bố, kèm phiếu kiểm nghiệm, trước khi đưa ra thị trường. Một cơ sở có thể có một giấy chứng nhận và năm bảy bản tự công bố cho năm bảy sản phẩm.
Nhiều người mới làm hay lẫn hai thứ này, nghĩ rằng đã tự công bố trà sâm thì không cần lo chuyện nhà xưởng, hoặc đã có giấy chứng nhận cho xưởng thì sản phẩm nào cũng bán được. Cả hai cách hiểu đều sai. Đoàn kiểm tra khi đến cơ sở sẽ hỏi cả hai: nơi làm có đạt không, và từng sản phẩm trên kệ có hồ sơ công bố không.
Thêm một điểm: thẩm quyền cấp giấy chia theo nhóm sản phẩm giữa ngành y tế, nông nghiệp và công thương, rồi được phân cấp xuống tỉnh. Sản phẩm từ sâm thổ hào có thể rơi vào nhóm do ngành này hay ngành kia quản lý tuỳ dạng sản phẩm, nên việc đầu tiên là hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm của tỉnh xem cơ sở mình thuộc ngành nào tiếp nhận.
Những trường hợp được miễn giấy chứng nhận
Nghị định 15/2018 liệt kê một số nhóm cơ sở không thuộc diện cấp giấy chứng nhận. Với người làm và bán sản phẩm sâm, các nhóm hay liên quan là:
- Sản xuất ban đầu nhỏ lẻ: hộ trồng sâm tự đào, rửa củ để bán. Đây là khâu trồng, không phải chế biến.
- Sơ chế nhỏ lẻ: làm sạch, phân loại ở quy mô nhỏ. Ranh giới giữa sơ chế và chế biến cần hỏi cơ quan quản lý, vì thái lát, sấy, đóng gói có nhãn thường đã là chế biến.
- Kinh doanh thực phẩm bao gói sẵn: cửa hàng chỉ bán lại gói trà, gói bột đã có nhãn của nơi khác, không tự làm, không mở gói.
- Kinh doanh thực phẩm nhỏ lẻ: quầy bán nhỏ không có địa điểm sản xuất.
- Cơ sở đã có chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm còn hiệu lực, như GMP, HACCP, ISO 22000, FSSC 22000 hoặc tương đương: nghị định cho phép những cơ sở này không phải xin thêm giấy chứng nhận.
Điều quan trọng nhất: được miễn giấy không có nghĩa là được miễn điều kiện. Cơ sở thuộc diện miễn vẫn phải đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm tương ứng, thường phải ký cam kết với cơ quan quản lý địa phương và vẫn bị kiểm tra. Một xưởng làm bột sâm nhỏ ở góc nhà, nếu được xác định là chế biến, thì khó dựa vào các diện miễn trên; đừng tự xếp mình vào diện miễn trước khi hỏi.
Hồ sơ xin giấy chứng nhận gồm những gì
Thành phần hồ sơ cụ thể do văn bản hiện hành và cơ quan tiếp nhận quy định; dưới đây là các nhóm giấy tờ thường gặp và điều bạn cần chú ý khi chuẩn bị cho một xưởng sản phẩm sâm:
| Nhóm giấy tờ | Nội dung thường gặp | Chỗ hay vướng với xưởng sâm |
|---|---|---|
| Đơn đề nghị | Theo mẫu, nêu loại thực phẩm sản xuất | Ghi thiếu dạng sản phẩm (chỉ ghi "trà" mà quên bột, mứt) |
| Giấy đăng ký kinh doanh | Bản sao giấy của hộ hoặc doanh nghiệp | Ngành nghề đăng ký chưa có sản xuất thực phẩm |
| Bản thuyết minh cơ sở vật chất | Mô tả nhà xưởng, trang thiết bị, nguồn nước | Thuyết minh chép mẫu, không khớp xưởng thật |
| Sơ đồ mặt bằng, quy trình | Bố trí các khu và luồng đi của nguyên liệu, sản phẩm | Khu sấy và khu đóng gói dùng chung, đường đi cắt nhau |
| Giấy tờ về sức khoẻ, kiến thức người làm | Xác nhận sức khoẻ, kiến thức an toàn thực phẩm của chủ và người trực tiếp sản xuất | Người làm thời vụ mùa thu hoạch không có giấy |
| Kết quả kiểm nghiệm nước | Nếu dùng nước giếng, nước tự khai thác | Xưởng ở vườn dùng nước giếng chưa từng kiểm |
Yêu cầu về giấy tờ người làm đã được đơn giản hoá qua các lần sửa văn bản, có giai đoạn chuyển từ giấy xác nhận sang bản tự cam kết hoặc xác nhận của chủ cơ sở. Đừng làm theo danh sách cũ trên mạng; hãy xin danh sách hiện hành từ cơ quan tiếp nhận.
Đi từ lúc nộp hồ sơ tới lúc nhận giấy
Quy trình chung cho một cơ sở mới thường đi theo thứ tự sau. Thời hạn giải quyết và phí thẩm định theo quy định hiện hành của từng nơi, bạn hỏi trực tiếp khi nộp:
- Xác định cơ quan tiếp nhận: hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm của tỉnh xem sản phẩm từ sâm của bạn thuộc ngành nào quản lý và có được phân cấp xuống xã hay không.
- Hoàn thiện xưởng trước, hồ sơ sau: sửa xong những chỗ thiếu (lưới chắn côn trùng, bồn rửa tay, tách khu sấy với khu đóng gói) rồi mới nộp, tránh để đoàn đến thấy xưởng còn đang sửa.
- Nộp hồ sơ theo hình thức nơi đó chấp nhận, trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công.
- Đoàn thẩm định đến cơ sở: xem thực tế nhà xưởng, thiết bị, nước, người làm, sổ sách; có thể hỏi người đứng máy về quy trình vệ sinh.
- Nhận kết luận: đạt thì được cấp giấy; chưa đạt thì có biên bản nêu việc cần khắc phục và thời hạn khắc phục.
- Khắc phục, chụp ảnh, gửi báo cáo khắc phục theo yêu cầu; đoàn có thể quay lại kiểm.
- Nhận giấy, ghi lại thời hạn hiệu lực và đặt lịch nhắc xin cấp lại trước khi hết hạn.
Giấy chứng nhận có thời hạn hiệu lực; xin cấp lại phải nộp trước khi giấy hết hạn một khoảng thời gian theo quy định. Rất nhiều cơ sở nhỏ quên mốc này và rơi vào tình trạng sản xuất khi giấy đã hết hạn.
Đoàn thẩm định thường hỏi gì ở một xưởng sâm
Nguyên liệu vào từ đâu. Củ mua của ai, có ghi lô không, có phiếu nhập không. Xưởng sâm làm theo mùa, đầu vào thay đổi liên tục, nên sổ nhập nguyên liệu là thứ đầu tiên được hỏi.
Khu nào làm gì. Rửa củ, thái, sấy, nghiền, đóng gói, kho thành phẩm có tách nhau không. Củ sâm còn đất mà đi qua khu đóng gói là lỗi dễ thấy nhất.
Sấy và giữ khô thế nào. Sản phẩm sâm hút ẩm mạnh, bột dễ vón, lát dễ mốc. Đoàn có thể hỏi cách bạn biết một mẻ đã đủ khô và cách giữ thành phẩm không hồi ẩm.
Người làm có hiểu việc mình làm không. Hỏi người đứng máy cách vệ sinh máy nghiền giữa hai mẻ, cách xử lý khi tay bị đứt. Câu trả lời lúng túng cho thấy cơ sở chưa huấn luyện.
Sổ sách có thật không. Sổ vệ sinh, sổ nhập nguyên liệu, sổ xuất hàng, mẫu lưu. Sổ ghi một lèo cùng một nét bút trong một ngày là dấu hiệu dễ nhận ra.
Hoá chất để đâu. Thuốc diệt côn trùng, chất tẩy rửa phải để riêng, có nhãn, xa khu sản phẩm.
Ba tình huống xưởng hay gặp khi xin giấy
Xưởng ở góc nhà. Nhiều hộ ngăn một phần nhà ở hoặc nhà kho làm nơi sấy, nghiền, đóng túi. Điểm vướng là khu sản xuất dùng chung lối đi, nguồn nước, nhà vệ sinh với sinh hoạt gia đình; trẻ nhỏ, vật nuôi đi qua; bếp nấu ăn sát vách. Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần tách được lối vào riêng, cửa đóng được và một bồn rửa tay riêng cho người làm. Nếu không tách nổi, thuê gia công có khi hợp lý hơn.
Xưởng trong vườn sâm. Xưởng dựng ngay cạnh ruộng giúp củ đào lên được rửa, thái trong ngày. Đổi lại, bụi đất, côn trùng và nước giếng chưa kiểm là ba điểm đoàn thẩm định hay ghi. Lưới chắn, nền láng dễ rửa và phiếu kiểm nghiệm nước thường là việc phải làm trước tiên.
Xưởng thuê lại của người khác. Thuê lại một xưởng từng làm thực phẩm có thể tiết kiệm, nhưng giấy chứng nhận của chủ cũ không tự chuyển sang bạn, và loại thực phẩm họ từng làm có thể khác. Hỏi rõ trong hợp đồng thuê ai chịu sửa chữa để đạt điều kiện, thời hạn thuê có đủ dài so với thời hạn của giấy hay không, và xưởng có đang dùng chung cho sản phẩm khác dễ lẫn mùi, lẫn bụi hay không.
Sau khi có giấy: giữ điều kiện và chuẩn bị cho hậu kiểm
Có giấy không phải là xong. Cơ quan quản lý có thể kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất, nhất là khi có phản ánh của người tiêu dùng hay khi sản phẩm bị lấy mẫu trên thị trường. Cơ sở nhỏ thường giữ điều kiện tốt trong tháng đầu rồi lỏng dần vào mùa cao điểm, khi người làm thời vụ đông và hàng dồn.
Cách giữ điều kiện bền nhất là biến chúng thành thói quen hằng ngày: bảng kiểm vệ sinh đầu ca, cuối ca; một người chịu trách nhiệm kiểm khu đóng gói; mẫu lưu cho từng lô; sổ nhập củ ghi đủ người bán và ngày. Khi mở rộng sản phẩm, thêm một dạng hàng mới có cần thiết bị, khu làm khác, bạn nên hỏi cơ quan quản lý xem giấy hiện có còn bao trùm dạng hàng đó không.
Nếu bạn thuê xưởng khác gia công toàn bộ, câu hỏi đổi khác: chính xưởng gia công phải có giấy chứng nhận hoặc thuộc diện miễn cho đúng loại sản phẩm bạn đặt. Hãy xin bản sao giấy của họ và kiểm thời hạn trước khi ký hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Làm sâm lát khô đóng túi bán ở nhà có phải xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm không?
Thái, sấy và đóng túi có nhãn để bán thường đã là chế biến, không chỉ là sơ chế. Việc có phải cấp giấy hay thuộc diện miễn phụ thuộc quy mô, cách bạn đăng ký và cách cơ quan quản lý ở tỉnh xác định. Bạn nên hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm của tỉnh trước khi bán, vì ngay cả khi được miễn giấy vẫn phải đáp ứng điều kiện.
Có chứng nhận HACCP rồi thì còn phải xin giấy chứng nhận đủ điều kiện không?
Nghị định 15/2018 cho phép cơ sở có một trong các chứng nhận hệ thống như GMP, HACCP, ISO 22000, FSSC 22000 hoặc tương đương còn hiệu lực không phải xin giấy chứng nhận đủ điều kiện. Chứng nhận phải còn hiệu lực và bao trùm đúng loại sản phẩm, đúng địa điểm. Bạn vẫn nên hỏi cơ quan quản lý cách họ ghi nhận trường hợp này.
Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm có thời hạn bao lâu?
Giấy có thời hạn hiệu lực theo quy định hiện hành và phải xin cấp lại trước khi hết hạn. Con số cụ thể và thời điểm phải nộp hồ sơ cấp lại bạn đọc ngay trên giấy được cấp và hỏi cơ quan cấp, rồi ghi vào lịch nhắc của cơ sở.
Người làm thời vụ mùa thu hoạch sâm có cần giấy khám sức khoẻ không?
Người trực tiếp tham gia sản xuất thực phẩm phải đủ sức khoẻ và có kiến thức an toàn thực phẩm theo quy định, không phân biệt làm lâu dài hay thời vụ. Hình thức chứng minh đã thay đổi qua các lần sửa văn bản, nên bạn hỏi cơ quan quản lý cách làm hiện hành và giữ hồ sơ cho từng người.
Thuê xưởng khác gia công thì bên mình có cần giấy chứng nhận không?
Xưởng trực tiếp sản xuất phải đáp ứng điều kiện và có giấy hoặc thuộc diện miễn. Bên đặt hàng nếu không tự sản xuất mà chỉ đứng tên sản phẩm và phân phối thì nghĩa vụ khác, nhưng vẫn chịu trách nhiệm về sản phẩm mang tên mình. Cách xác định nghĩa vụ của bên đặt hàng nên hỏi cơ quan quản lý trước khi ký hợp đồng.
Đoàn thẩm định kết luận chưa đạt thì phải làm gì?
Biên bản thường nêu cụ thể những điểm chưa đạt và thời hạn khắc phục. Bạn sửa từng điểm, chụp ảnh trước và sau, ghi lại việc đã làm và gửi báo cáo theo yêu cầu. Trong thời gian chưa có giấy, cơ sở không nên sản xuất để bán.