Chọn xưởng gia công trà sâm hay bột sâm, bạn cần kiểm bốn lớp theo thứ tự: giấy tờ của xưởng có đúng nhóm sản phẩm và còn hiệu lực không; xưởng đã quen làm hàng thảo mộc khô, hút ẩm như sâm thổ hào chưa; đi tận nơi xem khu làm, máy và sổ sách; rồi đặt một mẻ thử nhỏ, đánh giá bằng kết quả thật trước khi ký đơn lớn.
Phần lớn rắc rối với xưởng gia công không đến từ chuyện xưởng gian dối, mà từ chuyện xưởng làm tốt hàng khác nhưng chưa từng làm sâm thổ hào. Củ sâm này nhiều chất nhầy, lát khô hút ẩm nhanh, bột dễ vón khi máy nghiền nóng. Một xưởng quen làm trà xanh, trà hoa có thể vẫn ra mẻ bột sâm vón cục sau hai tuần. Bài này đi theo bốn lớp kiểm trên, kèm những dấu hiệu nên dừng sớm.
Lọc vòng đầu: hỏi gì trước khi mất công đi
Trước khi đi thăm, một cuộc gọi hoặc vài tin nhắn đủ để loại phần lớn xưởng không hợp. Những câu nên hỏi:
- Xưởng đang làm những nhóm sản phẩm nào, có làm thảo mộc khô, trà túi lọc, bột nguyên liệu không?
- Đã từng làm hàng từ sâm hoặc củ nhiều chất nhầy chưa? Nếu có, gặp vấn đề gì và xử lý ra sao?
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm (hoặc chứng nhận HACCP, ISO 22000) cấp cho nhóm sản phẩm nào, còn hạn tới khi nào?
- Nhận gia công kiểu nào: trọn gói, theo nguyên liệu giao, hay chỉ một công đoạn?
- Mức đặt hàng tối thiểu mỗi lần là bao nhiêu, có nhận làm mẫu không, phí mẫu tính thế nào?
- Thời gian từ lúc đặt tới lúc giao trong mùa thường và mùa cao điểm cuối năm?
- Ai lo kiểm nghiệm thành phẩm, ai lo bao bì, ai đứng tên hồ sơ công bố?
Xưởng trả lời mập mờ ở câu giấy tờ, hoặc nói "làm gì cũng được" ở câu kinh nghiệm, thường không đáng để đi tiếp. Xưởng nói thẳng mình chưa làm sâm nhưng sẵn sàng thử mẫu là dấu hiệu tốt hơn xưởng nói đã làm mọi loại sâm.
Giấy tờ nên xin trước khi đến xưởng
Xin bản chụp trước để đọc kỹ ở nhà, khi đến thì đối chiếu bản gốc. Bảng dưới nêu từng giấy và cách đọc:
| Giấy tờ | Đọc chỗ nào | Dấu hiệu cần hỏi lại |
|---|---|---|
| Đăng ký kinh doanh của xưởng | Tên, địa chỉ, ngành nghề | Địa chỉ trên giấy khác nơi bạn sẽ đến thăm |
| Giấy chứng nhận điều kiện an toàn thực phẩm hoặc chứng nhận hệ thống | Nhóm sản phẩm, địa chỉ cơ sở, thời hạn | Chỉ ghi nhóm sản phẩm khác (ví dụ đồ uống pha sẵn) mà bạn cần trà khô |
| Hồ sơ tự công bố của vài sản phẩm xưởng đang làm cho khách khác | Cách xưởng trình bày chỉ tiêu, phiếu kiểm nghiệm | Không đưa được hồ sơ nào, chỉ nói "khách tự lo" |
| Phiếu kiểm nghiệm gần đây | Chỉ tiêu vi sinh, nấm mốc, độ ẩm | Phiếu quá cũ hoặc chỉ có một lần duy nhất |
| Mẫu hợp đồng gia công của xưởng | Điều khoản lỗi, hao hụt, bảo mật | Không có điều khoản nào về trách nhiệm khi lỗi do xưởng |
Đừng ngại xin giấy. Xưởng làm ăn đàng hoàng quen với việc khách hỏi, và chính bạn sẽ cần những giấy này khi làm hồ sơ sản phẩm của mình.
Đi thăm xưởng: nhìn gì trong một buổi
Đường đi của nguyên liệu. Đi theo một bao lát sâm từ cửa nhập tới chỗ đóng thùng. Nguyên liệu bẩn, thành phẩm sạch có lúc nào đi chung lối không, có chỗ nào để bao dưới đất không.
Khu nghiền và rây. Đây là nơi quyết định bột có vón hay không. Hỏi máy nghiền có làm mát không, nghiền liên tục bao lâu thì nghỉ, bột ra được để nguội ở đâu trước khi đóng gói. Bụi bột bám dày trên tường, trên đèn cho thấy vệ sinh chưa tới.
Kiểm soát độ ẩm. Phòng đóng gói có máy hút ẩm, có đo độ ẩm không khí không. Có máy đo độ ẩm nguyên liệu không, ai đo, ghi vào đâu.
Chống lẫn giữa khách. Xưởng làm cho nhiều khách thì mỗi lô được đánh dấu thế nào, vệ sinh máy giữa hai khách ra sao. Hỏi xem hôm trước máy vừa chạy hàng gì.
Sổ sách. Xin xem sổ một lô bất kỳ của khách khác (che tên khách): nhập nguyên liệu ngày nào, nghiền ngày nào, ai làm, mẫu lưu ở đâu.
Người làm. Đồ bảo hộ, chỗ rửa tay, cách họ trả lời khi bạn hỏi một câu về quy trình. Câu trả lời của người đứng máy thường thật hơn của người bán hàng.
Đặc thù sâm thổ hào mà xưởng phải hiểu
Sâm thổ hào không giống trà xanh hay hoa cúc. Củ nhiều chất nhầy, khi khô lát cứng nhưng hút ẩm trở lại rất nhanh nếu để ngoài không khí; nghiền nóng thì chất nhầy làm bột dính, bám máy, vón sau khi đóng gói. Màu lát và màu bột cũng đổi nếu sấy quá nhiệt hoặc để lâu dưới ánh sáng. Một xưởng giỏi về trà túi lọc nói chung vẫn có thể chưa biết những điều này.
Khi trao đổi, bạn nên nêu rõ những yêu cầu riêng: độ ẩm tối đa của nguyên liệu khi nhận và của thành phẩm khi đóng; nghiền theo mẻ nhỏ, có thời gian nghỉ cho máy nguội; cỡ hạt cho túi lọc đủ to để không lọt qua giấy lọc nhưng đủ nhỏ để chiết ra nước; bao bì có lớp chắn ẩm; thời gian từ lúc nghiền tới lúc hàn túi càng ngắn càng tốt.
Xưởng nghe xong mà hỏi lại chi tiết, đề xuất cách thử, là xưởng đáng làm tiếp. Xưởng gạt đi bằng câu "bột nào chẳng như bột" thì bạn đã có câu trả lời.
Đặt mẻ thử: làm sao để mẻ thử nói được điều gì
Mẻ thử chỉ có giá trị khi được đặt và đánh giá có chủ đích. Trình tự gợi ý:
- Thống nhất quy cách bằng văn bản: nguyên liệu, công thức, khối lượng mỗi túi hoặc gói, bao bì, độ ẩm mục tiêu.
- Giao nguyên liệu có mã lô, cân và ghi biên bản; giữ lại một phần cùng lô ở chỗ bạn để đối chứng.
- Nhận mẻ thử, cân lại, đếm số gói, tính hao hụt và so với mức xưởng đã nói.
- Để một phần mẻ thử ở điều kiện bảo quản bình thường vài tuần, mở xem có vón, đổi màu, đổi mùi không.
- Gửi một phần đi kiểm nghiệm ở phòng thí nghiệm độc lập theo các chỉ tiêu bạn sẽ dùng khi công bố.
- Cho vài khách quen dùng thử và hỏi cảm nhận về màu nước, mùi, độ tiện.
- Chỉ ký đơn hàng lớn khi mẻ thử đạt cả bốn mặt: số lượng, độ ổn định, kiểm nghiệm và cảm quan.
Ghi kết quả mẻ thử thành một trang ngắn: ngày làm, lượng giao, lượng nhận, hao hụt, độ ẩm đo được, kết quả kiểm nghiệm, nhận xét của khách thử. Trang này là căn cứ để so khi bạn thử thêm xưởng thứ hai, và là căn cứ để đòi xưởng giữ đúng chất lượng ở các mẻ sau.
Mẻ thử tốn thêm vài tuần, nhưng rẻ hơn rất nhiều so với một đơn lớn bị vón cả lô vào đúng mùa Tết.
Hỏi về mùa cao điểm và năng lực thật
Phần lớn sản phẩm sâm bán mạnh vào cuối năm, đúng lúc mọi xưởng thực phẩm khô đều kín đơn: trà, mứt, quà Tết. Một xưởng nhận đơn nhỏ của bạn vui vẻ vào tháng sáu có thể xếp bạn sau khách lớn vào tháng mười một. Đây là rủi ro hay gặp nhất với cơ sở nhỏ thuê gia công.
Khi thương lượng, hãy hỏi thẳng: mùa cao điểm năm ngoái xưởng chạy mấy ca, có từ chối khách không, đơn của khách nhỏ được ưu tiên ra sao. Nếu được, đặt lịch sản xuất cho mùa Tết từ sớm, ghi ngày giao vào hợp đồng kèm điều khoản khi trễ. Một số cơ sở chọn sản xuất hàng Tết sớm vài tháng, khi xưởng còn rảnh, rồi giữ kho cẩn thận; cách này chỉ hợp với dạng hàng khô có hạn dùng đủ dài và bao bì chắn ẩm tốt.
Cũng nên hỏi xưởng có kế hoạch gì khi máy hỏng giữa mùa: có máy dự phòng không, có xưởng liên kết không. Câu trả lời cho thấy xưởng đã từng nghĩ tới chuyện này hay chưa.
Sau khi chọn: giữ quan hệ và kiểm định kỳ
Chọn được xưởng mới là nửa đầu. Nửa sau là giữ cho chất lượng không trượt dần qua từng mẻ, điều rất hay xảy ra khi hai bên đã quen nhau và bắt đầu bỏ qua những bước kiểm. Cách đơn giản nhất là giữ đúng những gì đã làm ở mẻ thử cho mọi mẻ chính: biên bản giao nguyên liệu có cân và mã lô, biên bản nhận thành phẩm có đếm và đo độ ẩm, mẫu lưu mỗi lô ở cả hai bên.
Bạn nên định kỳ gửi mẫu thành phẩm đi kiểm nghiệm độc lập, không chỉ dựa vào phiếu do xưởng cung cấp. Tần suất tuỳ sản lượng và yêu cầu của văn bản hiện hành; điều quan trọng là có lịch và làm đúng lịch. Mỗi năm ít nhất một lần, hãy đến xưởng vào một ngày không báo trước quá sớm để xem điều kiện thật.
Khi có vấn đề, ví dụ một lô bột vón hay khách phản ánh mùi lạ, hãy báo xưởng bằng văn bản kèm ảnh, mã lô và mẫu, rồi cùng tìm nguyên nhân. Giữ quan hệ tốt không có nghĩa là im lặng cho qua; xưởng tử tế cũng cần phản hồi để sửa quy trình. Ghi lại mọi sự cố và cách xử lý vào một sổ riêng: sau một hai năm, sổ này cho bạn biết có nên tiếp tục với xưởng hay không.
Dấu hiệu nên dừng trước khi ký
Giấy tờ không khớp nơi làm. Giấy cấp cho một địa chỉ, nhưng xưởng thật ở chỗ khác, hoặc xưởng nói sẽ "đẩy qua xưởng bạn" làm giúp.
Không cho xem khu sản xuất. Chỉ cho xem phòng khách và hàng mẫu, viện lý do vệ sinh mà không đưa đồ bảo hộ để khách vào.
Hứa công dụng thay bạn. Xưởng gợi ý ghi lên nhãn những câu về chữa bệnh hay tác dụng đặc biệt, hoặc tư vấn đẩy sản phẩm lên thực phẩm bảo vệ sức khoẻ mà không nói gì tới hồ sơ.
Không chịu ghi trách nhiệm. Từ chối mọi điều khoản về lỗi do xưởng, hao hụt quá mức, bảo mật công thức.
Báo giá thấp bất thường. Giá gia công thấp hơn hẳn các nơi khác mà không giải thích được vì sao. Chi phí phải bớt ở đâu đó: nguyên liệu phối rẻ hơn, kiểm nghiệm ít hơn, vệ sinh qua loa, hoặc tính bù bằng hao hụt cao.
Mẻ thử khác mẻ chính. Mẻ thử rất đẹp, mẻ chính đầu tiên khác hẳn về màu hoặc độ mịn mà xưởng không giải thích được. Đây là lúc dừng đơn tiếp theo, không phải lúc bỏ qua.
Câu hỏi thường gặp
Nên đi thăm xưởng gia công mấy lần trước khi ký?
Ít nhất một lần trước khi đặt mẻ thử và một lần khi xưởng đang chạy mẻ thử của bạn. Lần thứ hai giúp bạn thấy cách xưởng làm hàng của chính mình, không chỉ những gì họ chuẩn bị để tiếp khách.
Xưởng không có giấy chứng nhận an toàn thực phẩm nhưng có HACCP thì có được không?
Theo Nghị định 15/2018, cơ sở có chứng nhận hệ thống như HACCP, ISO 22000 còn hiệu lực có thể không phải xin giấy chứng nhận đủ điều kiện. Bạn cần kiểm chứng nhận đó còn hạn, cấp cho đúng địa chỉ xưởng và bao trùm nhóm sản phẩm bạn định đặt.
Mẻ thử nên làm bao nhiêu?
Đủ để chia làm bốn phần: một phần kiểm nghiệm, một phần để theo dõi bảo quản, một phần cho khách dùng thử, một phần làm mẫu lưu. Lượng cụ thể tuỳ quy cách gói và mức tối thiểu máy của xưởng chạy được; hỏi xưởng mẻ nhỏ nhất họ làm mà vẫn giống điều kiện mẻ thật.
Làm sao biết xưởng không trộn nguyên liệu của mình với hàng khác?
Giao nguyên liệu có mã lô và khối lượng rõ ràng, giữ mẫu đối chứng, yêu cầu xưởng ghi sổ theo lô của bạn và cho xem khi cần. So hao hụt giữa nguyên liệu giao và thành phẩm nhận qua nhiều lô; hao hụt bất thường mà không giải thích được là dấu hiệu cần hỏi.
Có nên chọn xưởng gần vùng trồng hay gần nơi bán?
Xưởng gần vùng trồng thuận cho việc giao nguyên liệu tươi hoặc lát vừa sấy, giảm hồi ẩm. Xưởng gần nơi bán thuận cho việc giao thành phẩm và đi kiểm. Với hàng khô như trà, bột, gần vùng trồng thường có lợi hơn vì nguyên liệu nhạy cảm hơn thành phẩm đã đóng kín.
Xưởng đề nghị tự lo luôn hồ sơ công bố thì có nên đồng ý?
Có thể nhờ xưởng hỗ trợ chuẩn bị, nhưng hồ sơ phải đứng đúng tên đơn vị chịu trách nhiệm và bạn phải đọc, hiểu từng dòng. Nếu sản phẩm đứng tên bạn, bạn chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý và người mua, không phải người làm hồ sơ giúp.