Thuê gia công hợp với người có kênh bán và thương hiệu nhưng chưa có hoặc không muốn có xưởng; tự sản xuất hợp với người có nguồn củ ổn định, muốn giữ chặt chất lượng và công thức, và đủ sản lượng để máy chạy đều. Nhiều cơ sở sâm thổ hào đi đường giữa: tự làm dạng đơn giản như lát khô, thuê ngoài dạng cần máy đắt như trà túi lọc hay nước đóng chai.
Quyết định này không chỉ là chuyện tiền máy. Nó quyết định ai giữ công thức, ai chịu trách nhiệm khi một lô hàng có vấn đề, bạn có đổi được sản phẩm nhanh hay không và bạn phụ thuộc vào ai. Bài này so hai hướng theo những tiêu chí đo được, rồi bàn tới mô hình lai và chuyện đứng tên sản phẩm khi thuê ngoài. Số liệu chi phí cụ thể phụ thuộc từng nơi nên không nêu; phần ví dụ nếu có đều là giả định.
Gia công trong ngành sản phẩm sâm có mấy kiểu
Chữ "gia công" được dùng cho ba kiểu làm ăn khá khác nhau, và nhiều cuộc thương lượng hỏng chỉ vì hai bên hiểu khác kiểu.
Kiểu thứ nhất là gia công trọn gói: xưởng tự mua nguyên liệu, làm theo công thức của xưởng hoặc công thức hai bên chốt, đóng gói vào bao bì mang nhãn của bạn. Bạn bỏ ít công nhất nhưng biết ít nhất về những gì nằm trong gói, và công thức thường thuộc về xưởng. Kiểu này hay được gọi là OEM hoặc làm hàng nhãn riêng.
Kiểu thứ hai là gia công theo nguyên liệu giao: bạn mua củ hoặc lát khô, giao cho xưởng; xưởng làm theo quy trình, công thức bạn đưa, trả lại thành phẩm. Bạn giữ được nguồn nguyên liệu và công thức, nhưng phải lo phần đối chiếu số lượng, hao hụt giữa hàng giao và hàng nhận.
Kiểu thứ ba là gia công một công đoạn: bạn tự thái và sấy, chỉ thuê xưởng nghiền mịn, đóng túi lọc, rót chai hay thanh trùng. Kiểu này hay gặp ở cơ sở nhỏ muốn ra thêm một dạng hàng mà không mua máy. Điểm khó là mỗi lần chuyển bán thành phẩm qua lại là một lần có nguy cơ hồi ẩm, nhiễm bẩn và lẫn lô.
Trước khi so tự làm với thuê ngoài, bạn cần biết mình đang định thuê kiểu nào, vì cách tính chi phí và rủi ro của ba kiểu khác hẳn nhau.
So tự sản xuất và thuê gia công theo bảy tiêu chí
Bảng so ở mức nguyên lý cho một cơ sở nhỏ làm sản phẩm sâm thổ hào. Mỗi ô là xu hướng thường gặp, không phải quy luật cứng:
| Tiêu chí | Tự sản xuất | Thuê gia công |
|---|---|---|
| Vốn ban đầu | Lớn: xưởng, máy, sửa xưởng đạt điều kiện | Nhỏ: chủ yếu tiền bao bì, mẻ đầu, kiểm nghiệm |
| Sản lượng tối thiểu | Tự quyết, nhưng máy chạy ít thì chi phí mỗi gói cao | Xưởng thường đặt mức đặt hàng tối thiểu mỗi lần |
| Kiểm soát chất lượng | Trực tiếp, thấy từng mẻ | Gián tiếp, qua mẫu, phiếu kiểm nghiệm và đi kiểm |
| Giữ công thức | Giữ trong nhà | Phải chia công thức, cần thoả thuận bảo mật |
| Giấy tờ nơi sản xuất | Bạn lo điều kiện an toàn thực phẩm của xưởng | Xưởng lo phần nơi sản xuất; bạn kiểm giấy của họ |
| Đổi sản phẩm, thử dạng mới | Nhanh nếu máy có sẵn, chậm nếu cần máy mới | Nhanh nếu xưởng đã có máy cho dạng đó |
| Rủi ro khi đối tác có chuyện | Không phụ thuộc xưởng ngoài | Xưởng ngừng, đổi chủ, ưu tiên khách lớn là bạn đứt hàng |
Nhìn vào bảng, thuê gia công đổi vốn lấy sự phụ thuộc. Tự sản xuất đổi sự độc lập lấy vốn và công quản lý. Không có lựa chọn nào miễn phí; câu hỏi là bạn đang thiếu thứ gì nhất lúc này.
Khi nào thuê gia công là lựa chọn hợp lý
Thuê ngoài đáng cân nhắc khi phần lớn các điều dưới đây đúng với bạn:
- Bạn mạnh về bán hàng (có kênh, có khách, có cửa hàng) nhưng không có nguồn củ riêng và không muốn quản lý xưởng.
- Dạng sản phẩm cần máy đắt mà sản lượng của bạn không đủ để máy chạy đều, ví dụ máy đóng túi lọc tự động, dây chuyền rót và thanh trùng nước đóng chai.
- Bạn đang thử thị trường cho một dạng hàng mới và chưa chắc khách có mua lại hay không.
- Xưởng gia công đã có giấy tờ điều kiện an toàn thực phẩm cho đúng nhóm sản phẩm, đã quen làm hàng thảo mộc khô, và chấp nhận đơn nhỏ ở mức bạn kham được.
- Nhà hoặc vườn của bạn không thể tách khu sản xuất đạt điều kiện, hoặc sửa để đạt thì tốn hơn cả mấy năm thuê ngoài.
- Bạn cần ra hàng nhanh cho một mùa bán (Tết, quà doanh nghiệp) mà không kịp dựng xưởng.
Nếu chỉ có điều cuối cùng đúng, thuê gia công một lần cho mùa vụ là đủ; đừng vì một mùa mà ký cam kết dài hạn.
Thuê ngoài cũng không có nghĩa là giao hết. Bạn vẫn phải tự chọn nguyên liệu hoặc duyệt nguyên liệu của xưởng, duyệt mẫu, kiểm từng lô nhận về và giữ mẫu lưu. Bên đặt hàng nào bỏ qua những việc này thì thực chất đang bán một sản phẩm mình không biết rõ.
Khi nào nên tự sản xuất
Ngược lại, tự làm đáng cân nhắc khi:
- Bạn có hoặc chắc chắn mua được nguồn củ ổn định qua nhiều vụ, và phần lớn giá trị sản phẩm nằm ở chất lượng củ.
- Sản phẩm của bạn khác biệt nhờ cách làm (độ dày lát, cách sấy giữ màu, tỷ lệ phối) và bạn không muốn chia công thức cho ai.
- Sản lượng đã đủ để máy chạy nhiều ngày trong tháng, không chỉ vài ngày sau mỗi đợt thu hoạch.
- Bạn sẵn sàng giữ sổ sách lô, vệ sinh, huấn luyện người làm và tiếp đoàn kiểm tra.
- Dạng sản phẩm đơn giản (lát khô, củ khô, hoa khô) và máy móc không quá đắt so với sức của cơ sở.
Một dấu hiệu thực tế: nếu bạn thấy mình phải đi kiểm xưởng gia công mỗi tuần vì không yên tâm, có lẽ bạn đã tới lúc nên tự làm ít nhất một phần.
Tự làm cũng kéo theo những việc ít ai tính trước: tìm người đứng máy chịu làm theo mùa, giữ họ qua những tháng ít củ, sửa máy khi hỏng giữa vụ, tiếp đoàn kiểm tra, giữ sổ vệ sinh mỗi ngày. Nếu bạn đang kiêm cả trồng, bán và giao hàng, hãy hỏi thật lòng mình còn bao nhiêu giờ mỗi tuần cho xưởng trước khi mua máy. Thiếu người quản lý xưởng thì vốn bỏ vào máy dễ thành vốn chết.
Mô hình lai: tự làm phần lõi, thuê phần cần máy
Nhiều cơ sở sâm thổ hào đi theo cách chia: tự thu mua, rửa, thái, sấy để ra lát khô, vì đây là khâu quyết định chất lượng và nằm gần vùng trồng; sau đó gửi lát khô tới xưởng có máy nghiền mịn và máy đóng túi lọc, hoặc tới xưởng có dây chuyền rót chai để làm nước sâm. Cách này giữ được phần lõi (nguyên liệu và độ khô) trong tay mà không phải mua những máy chỉ chạy vài ngày mỗi tháng.
Điểm phải lo là khâu chuyển giao bán thành phẩm. Lát sâm thổ hào hút ẩm mạnh; bao đựng không kín hoặc để qua đêm ở kho ẩm là độ ẩm tăng, sang xưởng nghiền ra bột dễ vón. Hai bên nên thống nhất cách đóng bao, độ ẩm khi giao, ai đo, ghi vào biên bản. Mỗi bao lát giao đi nên mang mã lô của bạn để khi có vấn đề, hai bên lần ngược được.
Về giấy tờ, mô hình lai có hai nơi cùng sản xuất, nên cả hai nơi đều phải đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm cho phần việc của mình. Hồ sơ công bố sản phẩm và nhãn phải phản ánh đúng ai làm gì theo cách văn bản hiện hành yêu cầu; hỏi cơ quan quản lý nếu bạn chưa rõ cách ghi.
Thuê gia công thì ai đứng tên và chịu trách nhiệm
Câu hỏi hay bị bỏ qua nhất khi thuê gia công là: sản phẩm đứng tên ai. Thông thường bên đặt hàng muốn sản phẩm mang nhãn hiệu của mình, đứng tên trong hồ sơ tự công bố và trên nhãn với tư cách đơn vị chịu trách nhiệm. Khi đó, trước người mua và cơ quan quản lý, bên đặt hàng là người trả lời đầu tiên nếu sản phẩm có vấn đề, kể cả khi lỗi nằm ở xưởng.
Nhãn hàng hoá theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP sửa đổi có quy định riêng về cách ghi tên, địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm và cơ sở sản xuất trong trường hợp gia công; bạn đọc kỹ văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý trước khi thiết kế nhãn, đừng chép cách ghi của một nhãn khác.
Vì bên đặt hàng gánh trách nhiệm trước, hợp đồng gia công phải ghi rõ trách nhiệm của xưởng khi lỗi do xưởng: thu hồi, đổi hàng, bồi thường. Ngoài ra, nếu xưởng làm trọn gói với công thức của xưởng, bạn cần xin đủ thông tin về thành phần để tự công bố và ghi nhãn đúng, và cần thoả thuận rõ khi chấm dứt hợp đồng thì bạn có được mang công thức sang xưởng khác hay không.
Tự so chi phí hai hướng trong một buổi
Không có con số chung, nhưng bạn có thể tự so bằng cách quy hai hướng về cùng một đơn vị: chi phí cho một gói thành phẩm ở một mức sản lượng giả định. Các bước:
- Chọn một sản phẩm và một mức sản lượng một năm mà bạn tin bán được (ví dụ giả định: một số hộp trà nhất định mỗi tháng).
- Với hướng tự làm, liệt kê chi phí cố định (sửa xưởng, máy, khấu hao, giấy tờ ban đầu) và chia cho số năm dùng; liệt kê chi phí biến đổi cho mỗi mẻ (củ, điện, bao bì, công, kiểm nghiệm định kỳ).
- Với hướng thuê ngoài, xin báo giá gia công theo đúng quy cách, hỏi mức đặt tối thiểu, phí làm mẫu, phí đổi công thức, ai chịu bao bì, ai chịu kiểm nghiệm.
- Cộng chi phí đi lại để kiểm xưởng, vận chuyển hàng hai chiều, thời gian chờ.
- Tính cho ba mức sản lượng: thấp, vừa, cao. Thường hướng thuê ngoài rẻ hơn ở mức thấp, tự làm rẻ hơn ở mức cao.
- Đánh dấu điểm giao nhau và tự hỏi: mình đang ở bên nào của điểm đó, trong bao lâu nữa thì qua?
Phép so này chỉ là một nửa câu trả lời. Nửa còn lại là những thứ khó quy ra tiền: quyền giữ công thức, tốc độ đổi sản phẩm, rủi ro khi xưởng ngừng nhận đơn.
Câu hỏi thường gặp
Thuê gia công trà sâm túi lọc thì có cần tự có giấy chứng nhận an toàn thực phẩm không?
Xưởng trực tiếp làm hàng phải có giấy hoặc thuộc diện miễn cho đúng nhóm sản phẩm. Bên đặt hàng không tự sản xuất thì nghĩa vụ khác, nhưng vẫn phải tự công bố sản phẩm mang tên mình và chịu trách nhiệm về sản phẩm. Bạn hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm ở tỉnh để biết chính xác giấy tờ bên mình cần.
Xưởng gia công đòi mức đặt hàng tối thiểu quá cao thì làm sao?
Bạn có thể hỏi xưởng làm chung mẻ với sản phẩm cùng loại và chỉ đóng gói riêng phần của mình, chấp nhận phí làm mẫu cao hơn cho mẻ nhỏ, hoặc tìm xưởng nhỏ hơn. Cũng có thể bắt đầu bằng dạng hàng xưởng nào cũng sẵn máy, chưa vội làm dạng cần dây chuyền riêng.
Gia công trọn gói thì công thức thuộc về ai?
Tuỳ thoả thuận. Nếu xưởng dùng công thức của họ, mặc định bạn không có quyền mang sang xưởng khác. Nếu bạn muốn sở hữu công thức, hãy ghi rõ trong hợp đồng: công thức do ai phát triển, ai trả chi phí, ai được dùng sau khi chấm dứt hợp đồng.
Có nên thuê nhiều xưởng gia công cùng lúc cho một sản phẩm không?
Hai xưởng giúp bạn không đứt hàng khi một nơi có chuyện, nhưng chất lượng giữa hai nơi khó đồng đều và bạn phải chia công thức cho nhiều người. Cơ sở nhỏ thường nên bắt đầu với một xưởng chính, giữ một xưởng dự phòng đã thử mẫu, chưa đặt hàng thường xuyên.
Tự làm lát khô rồi thuê xưởng làm bột có rủi ro gì?
Rủi ro lớn nhất là lát hồi ẩm trên đường giao hoặc khi chờ ở kho của xưởng, làm bột vón, dễ mốc. Rủi ro thứ hai là lẫn lô với hàng của khách khác. Hai bên nên thống nhất độ ẩm khi giao, bao bì kín, mã lô trên từng bao và biên bản giao nhận có cân.
Thuê gia công thì nhãn sản phẩm ghi tên ai?
Thường ghi tên đơn vị chịu trách nhiệm về sản phẩm là bên đặt hàng; cách ghi thêm tên, địa chỉ cơ sở sản xuất trong trường hợp gia công có quy định riêng trong các nghị định về nhãn hàng hoá. Bạn kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý trước khi in bao bì.