Một cơ sở nhỏ làm sản phẩm sâm thổ hào thường chạy được với hai đến bốn người cố định, cộng người làm thời vụ lúc vào mùa đào củ. Điều quyết định không phải số người mà là chia việc cho rõ: ai sơ chế, ai đứng máy sấy, ai đóng gói, ai ghi sổ, và quan trọng nhất là ai được quyền nói "lô này không đạt, chưa được xuất".
Người mới mở cơ sở hay nghĩ về nhân sự theo chức danh lấy từ công ty lớn: quản đốc, kỹ thuật, kiểm soát chất lượng, thủ kho. Ở xưởng năm người, một người phải kiêm ba bốn việc, nên câu hỏi đúng là "có những việc gì phải làm" rồi mới tới "ai làm". Bài này đi theo cách đó, thêm phần người thời vụ, buổi tập huấn đầu tiên, hướng dẫn công việc bằng một trang giấy và những chỗ nguy hiểm trong xưởng sấy củ.
Những việc phải có người làm, kể cả ở xưởng rất nhỏ
Bảng dưới đây liệt kê việc chứ không phải chức danh. Cột giữa là cách kiêm nhiệm hay gặp ở cơ sở vài người, không phải mô hình bắt buộc:
| Việc | Thường ai kiêm | Điều cần để ý |
|---|---|---|
| Nhận và kiểm củ đầu vào, ghi lô nguyên liệu | Chủ cơ sở hoặc người tin cậy nhất | Người kiểm phải dám từ chối hàng của người quen |
| Rửa, gọt, thái củ | Người làm cố định, thêm thời vụ lúc nhiều củ | Việc nhiều tay nhất, dễ lỗi độ dày lát |
| Đứng lò sấy, ghi nhật ký sấy | Một người cố định, có người thay ca | Không giao cho người mới chưa qua tập huấn |
| Xay, phối trộn, đóng gói, hàn túi | Người làm cố định | Khâu dễ hồi ẩm và lẫn lô nhất |
| Vệ sinh xưởng, máy, dụng cụ | Chia theo ca, mỗi người khu mình | Phải có sổ ký, không để "ai rảnh thì làm" |
| Ghi sổ, quản kho, mã lô | Chủ cơ sở hoặc người làm giấy tờ | Một người chịu trách nhiệm chính |
| Duyệt xuất lô | Chủ cơ sở | Không nên là chính người vừa làm lô đó |
| Giao hàng, bán hàng, chăm khách | Chủ cơ sở hoặc người nhà | Tách khỏi khu sản xuất khi đang mặc đồ đi giao |
Nhìn bảng, bạn sẽ thấy chủ cơ sở thường gánh ba việc nặng nhất về trách nhiệm: kiểm đầu vào, giữ sổ và duyệt xuất lô. Đó cũng là ba việc không nên giao hết cho người khác trong năm đầu, vì chúng quyết định hàng có đều và có truy được hay không.
Người trực tiếp sản xuất: những điều kiện theo quy định
Luật An toàn thực phẩm 2010 và các văn bản hướng dẫn đặt điều kiện không chỉ cho nhà xưởng mà cả cho người trực tiếp sản xuất thực phẩm. Ở mức nguyên lý, chủ cơ sở và người trực tiếp làm hàng cần có kiến thức về an toàn thực phẩm phù hợp với việc mình làm, đủ sức khoẻ theo quy định, và tuân thủ thực hành vệ sinh cá nhân: đồ bảo hộ, rửa tay, không mang đồ ăn vào khu sản xuất, báo khi bị bệnh có thể lây qua thực phẩm.
Cách chứng minh các điều kiện này (giấy xác nhận kiến thức, giấy khám sức khoẻ, hồ sơ tập huấn) và việc cơ sở nào phải có đã được điều chỉnh nhiều lần qua các nghị định, thông tư. Bạn kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm ở tỉnh, đặc biệt khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện, phần đó đã có bài riêng trong chuyên mục này.
Dù giấy tờ đòi hỏi thế nào, hãy giữ trong xưởng một tập hồ sơ nhân sự gọn: danh sách người làm, ngày vào làm, đã tập huấn những gì, ngày nào, ai dạy, kết quả khám sức khoẻ nếu có. Đoàn kiểm tra thường hỏi những thứ này, và chính bạn cũng cần chúng khi muốn biết một lô lỗi do người chưa được dạy kỹ làm ra hay không.
Người thời vụ theo mùa đào củ
Mùa củ là lúc cần nhiều tay nhất. Sâm thổ hào đào theo vụ; củ tươi để lâu là mất nước, nhớt khác đi, dễ hỏng. Những tuần đó cơ sở cần thêm người rửa, gọt, thái, phơi trải. Lên danh sách người quen việc từ vụ trước và liên hệ sớm, đừng đợi củ về mới đi tìm.
Thoả thuận bằng văn bản và đúng luật lao động. Bộ luật Lao động 2019 quy định các loại hợp đồng lao động, hình thức giao kết và nghĩa vụ bảo hiểm tuỳ thời hạn và tính chất công việc. Thuê theo ngày, theo tuần hay theo vụ đều phải theo những quy định này; bạn kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan lao động địa phương để biết trường hợp của mình phải làm gì, thay vì chỉ thoả thuận miệng.
Giao người thời vụ việc ít rủi ro nhất. Rửa, gọt, xếp khay là việc người mới làm được sau một buổi chỉ dẫn. Đứng lò sấy, xay bột, phối trộn và hàn túi là việc ảnh hưởng trực tiếp tới cả lô, nên để người cố định làm, người thời vụ chỉ phụ.
Tập huấn ngắn nhưng bắt buộc. Người thời vụ cũng là người trực tiếp tiếp xúc thực phẩm. Họ phải qua phần vệ sinh cá nhân và quy tắc khu sản xuất trước khi chạm vào củ, và được ghi tên vào sổ tập huấn như người cố định.
Trả công theo cái gì. Trả theo ký củ thái được làm người làm nhanh hơn nhưng dễ thái ẩu, lát không đều. Nếu khoán theo sản lượng, đi kèm tiêu chí đạt và phần kiểm lại; lát quá dày hoặc vụn quá nhiều thì không tính.
Buổi tập huấn đầu tiên: dạy gì, theo thứ tự nào
Một buổi tập huấn hai đến ba tiếng cho người mới, làm ngay trong xưởng, đủ cho các việc cơ bản. Thứ tự gợi ý:
- Đi một vòng theo luồng sản phẩm từ chỗ nhận củ tới chỗ để thành phẩm: khu nào sạch, khu nào bẩn, đi lối nào, không đi ngược lối nào.
- Vệ sinh cá nhân làm thật: thay đồ, đội mũ trùm tóc, đeo khẩu trang, rửa tay đúng cách, khi nào phải rửa lại.
- Nhận biết củ đạt và không đạt: cho xem củ thối, củ xơ, củ lẫn cây khác, lát mốc, lát cháy cạnh, để người mới tự chọn ra.
- Làm mẫu việc chính của người đó, sau đó để họ làm thử dưới sự kèm cặp; với khâu thái, dùng một lát chuẩn để so độ dày.
- Dạy cách ghi phần sổ của mình: ghi gì, lúc nào, ký ở đâu; giải thích vì sao ghi lô quan trọng.
- Nói rõ những lúc phải dừng tay và gọi người phụ trách: củ có mùi lạ, máy kêu khác thường, lò sấy quá nhiệt, thấy côn trùng hay chuột.
- Kết thúc bằng việc người mới tự làm một lượt từ đầu tới cuối việc của mình, người dạy ký xác nhận vào sổ tập huấn.
Buổi đầu không cần dạy lý thuyết dài về vi sinh hay quy định pháp luật. Người làm cần biết làm gì, đừng làm gì và khi nào hỏi. Phần kiến thức sâu hơn có thể bổ sung dần qua các buổi ngắn đầu mỗi mùa.
Hướng dẫn công việc một trang cho từng khâu
Xưởng nhỏ không cần một bộ quy trình dày hàng chục trang. Thứ có ích hơn là mỗi khâu một trang hướng dẫn công việc, dán ở ngay chỗ làm hoặc kẹp trong bìa nhựa: làm việc gì, cần dụng cụ gì, các bước chính, tiêu chí đạt và không đạt, ghi gì vào sổ, gặp sự cố thì gọi ai. Viết bằng câu ngắn, dùng từ người trong xưởng vẫn nói, không dùng từ chuyên môn mà ai cũng phải tra.
Với sâm thổ hào, những tiêu chí nên có ảnh minh hoạ: lát đạt độ dày, lát quá dày, màu lát sấy đạt, lát bị sẫm hoặc cháy cạnh, bột rời và bột bắt đầu vón. Ảnh chụp từ chính hàng của xưởng giúp người làm so ngay tại chỗ, nhanh hơn mọi lời mô tả.
Mỗi trang ghi ngày ban hành và người duyệt. Khi bạn đổi thông số sấy hay đổi cách đóng gói, thay trang mới, thu trang cũ về, ghi lại ngày đổi. Nếu không, xưởng sẽ có người làm theo hướng dẫn cũ mà không ai biết, và lô hàng khác đi mà không rõ vì sao. Bộ trang hướng dẫn này cũng là phần lớn hồ sơ bạn cần đưa đoàn kiểm tra xem khi họ hỏi xưởng kiểm soát quy trình thế nào.
Ai được quyền duyệt xuất lô
Ở xưởng nhỏ, người làm ra lô hàng thường cũng là người quyết định lô đó đem đi bán. Đây là chỗ hay lọt lỗi nhất, vì người vừa làm xong một mẻ dài ít khi muốn nói mẻ đó hỏng. Một nguyên tắc đơn giản: người duyệt xuất lô không phải người trực tiếp làm lô đó, hoặc ít nhất có hai người ký, một người làm, một người kiểm.
Người duyệt cần có thẩm quyền thật: được giữ lô lại, được yêu cầu làm lại, được chờ kết quả kiểm nghiệm, kể cả khi khách đang giục hàng. Nếu chủ cơ sở hay bỏ qua quyết định của người kiểm vì sức ép bán hàng, thì sớm muộn người kiểm cũng thôi kiểm. Hãy viết rõ trong hướng dẫn: lô chưa có chữ ký duyệt thì không được rời khu thành phẩm.
Trước khi ký, người duyệt xem lại nhật ký lô, kết quả đo độ ẩm, mẫu cảm quan so với mẫu chuẩn, nhãn và mã lô in đúng chưa. Danh sách kiểm này nên ngắn, vừa một trang, để làm được mỗi lô chứ không chỉ khi có đoàn kiểm tra.
An toàn lao động và giữ người qua mùa thấp
Máy thái và dao. Tai nạn đứt tay hay xảy ra ở khâu thái củ, nhất là khi củ nhớt, trơn và người làm vội. Máy phải có che chắn, có nút dừng dễ với, người đứng máy được dạy không đưa tay vào khi máy chạy. Hộp sơ cứu đặt ở chỗ ai cũng biết.
Lò sấy và bề mặt nóng. Lò sấy, khay inox vừa ra lò có thể gây bỏng. Cần găng chịu nhiệt, quy định chờ nguội trước khi đổ khay, và không ai ngủ lại trong phòng có lò đang chạy.
Bụi bột và bao nặng. Khâu xay bột sinh bụi mịn; người làm cần khẩu trang phù hợp và phòng xay thông gió. Bao củ, bao lát nặng nên có xe đẩy, không để một người vác liên tục.
Giữ người cố định khi ít củ. Ngoài mùa đào, việc sơ chế giảm hẳn. Người cố định có thể chuyển sang đóng gói từ lát khô tồn kho, vệ sinh tổng thể, bảo trì máy, chụp ảnh sản phẩm, chuẩn bị hàng cho mùa Tết. Lên lịch việc cho những tháng này từ trước giúp bạn giữ được người đã quen tay, thay vì mỗi mùa lại đào tạo từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở gia đình chỉ có vợ chồng làm thì có cần sổ tập huấn không?
Vẫn nên có, dù rất gọn. Người trực tiếp sản xuất thực phẩm, kể cả chủ cơ sở, phải đáp ứng điều kiện về kiến thức và sức khoẻ theo quy định hiện hành. Một trang ghi ai đã tham gia tập huấn nào, ngày nào, kèm giấy tờ liên quan là đủ để trả lời khi có đoàn kiểm tra.
Người thời vụ có cần khám sức khoẻ không?
Người trực tiếp tiếp xúc thực phẩm đều thuộc diện phải đáp ứng điều kiện sức khoẻ theo quy định, không phân biệt làm lâu hay làm theo vụ. Cách chứng minh và cơ sở nào phải lưu giấy tờ gì thì bạn kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm ở tỉnh.
Bao nhiêu người thì nên có một người chuyên lo chất lượng?
Không có con số cố định. Khi chủ cơ sở không còn tự kiểm được mọi lô, hoặc khi bạn bắt đầu làm nhiều dạng sản phẩm cùng lúc, đó là lúc nên có một người chuyên giữ sổ, kiểm lô và nhắc vệ sinh. Ban đầu người này vẫn có thể kiêm việc kho hoặc đóng gói.
Thuê người trong làng làm tại nhà họ rồi mang lát về có được không?
Sơ chế hoặc sấy ở nhà người khác nghĩa là có một nơi sản xuất ngoài tầm kiểm soát của bạn, khó bảo đảm điều kiện vệ sinh và khó truy lô. Nếu muốn tận dụng, nên xem đó là mua bán thành phẩm từ nhà cung cấp, có tiêu chí và kiểm đầu vào như mọi nguồn khác.
Có nên trả lương theo sản phẩm cho người đóng gói không?
Có thể, nhưng phải kèm tiêu chí: túi đủ khối lượng, hàn kín, mã lô rõ. Túi lỗi bị trả lại không tính công. Nếu không có tiêu chí, khoán sản phẩm dễ làm người làm chạy theo số lượng, và lỗi hàn túi ở sản phẩm sâm hút ẩm sẽ lộ ra khi hàng đã tới tay khách.
Người làm lâu năm có cần tập huấn lại không?
Nên có buổi nhắc ngắn đầu mỗi mùa củ và mỗi khi thay đổi quy trình, thông số hay máy móc. Người quen việc hay tự rút ngắn các bước họ cho là thừa; buổi nhắc lại là dịp kiểm xem cách làm thực tế còn khớp với hướng dẫn công việc không.