Kho thành phẩm sâm thổ hào phải chống ẩm trước hết, vì lát, bột và trà túi lọc từ củ này hút ẩm mạnh: bột vón, lát mềm rồi mốc, trà đổi màu ngay cả khi còn hạn. Ba việc giữ kho ổn: điều kiện kho đúng cho từng dạng hàng, xếp và xuất theo hạn dùng gần nhất trước, và đóng gói theo đợt bán thay vì đóng gói hết một lần rồi để đó.
Nhiều cơ sở dồn công sức vào khâu sản xuất, sấy đạt độ ẩm, hàn túi kỹ, rồi để thành phẩm trong một góc nhà kho chung với bao phân, can dầu hay ngay cạnh bếp. Vài tháng sau, hàng chưa bán hết đã xuống chất lượng. Bài này bàn về kho thành phẩm ở cơ sở nhỏ: dạng nào cần giữ ra sao, xếp kho thế nào, tồn bao nhiêu là vừa, kiểm kho định kỳ, và xử lý hàng cận hạn, hàng hỏng, hàng khách trả. Kho nguyên liệu và ghi lô nguyên liệu thuộc chuyên mục nguyên liệu và thu mua.
Vì sao hàng sâm thổ hào khó giữ trong kho
Củ sâm thổ hào có nhiều chất nhầy, chính thứ tạo độ sánh khi pha. Ở dạng khô, chất nhầy này hút hơi nước trong không khí rất nhanh. Một túi bột hàn không kín, một hộp trà mở ra rồi đóng lại ở nơi ẩm, sau vài ngày đã có thể thấy bột kết hạt, lát mềm đi. Từ đó tới mốc chỉ còn là thời gian, nhất là ở những tháng nồm của miền Bắc và miền Trung hoặc mùa mưa phía Nam.
Thứ hai là đổi màu. Lát và bột sâm thổ hào gặp ẩm, nóng và ánh sáng thì sẫm dần. Hàng vẫn có thể an toàn nhưng khách nhìn thấy sẫm là nghi hàng cũ, và một gói khác màu so với gói mua lần trước là đủ để khách không quay lại.
Thứ ba là côn trùng và chuột. Hàng thảo mộc khô có mùi hấp dẫn mọt, gián và chuột, đặc biệt khi để trong kho chung có ngũ cốc hay bao bì giấy. Một vết cắn trên một thùng carton là đủ để cả thùng phải loại.
Hàng ướt như mứt sâm và nước sâm đóng chai thì gặp chuyện khác: nhiệt độ cao làm hàng nhanh xuống chất lượng, chai có thể phồng nắp, mứt có thể chảy nước. Hai dạng này cần điều kiện kho theo đúng những gì đã ghi trong hồ sơ công bố và trên nhãn.
Điều kiện kho cho từng dạng thành phẩm
Bảng dưới ở mức nguyên lý cho cơ sở nhỏ. Điều kiện cụ thể của từng sản phẩm phải khớp với điều kiện bảo quản bạn đã ghi trên nhãn và trong hồ sơ công bố:
| Dạng hàng | Mối lo chính trong kho | Điều cần có |
|---|---|---|
| Lát khô đóng túi | Hồi ẩm, mềm lát, mốc, mọt | Túi có lớp chống ẩm, hàn kín, gói hút ẩm nếu đã công bố; kho khô, thoáng, tránh nắng |
| Bột sâm | Vón cục, kết khối, mốc | Bao bì chống ẩm tốt nhất trong các dạng; không mở thùng ở nơi ẩm; kiểm độ rời định kỳ |
| Trà túi lọc | Hồi ẩm qua giấy lọc, đổi màu, lẫn mùi | Túi ngoài chống ẩm hoặc hộp có lớp bọc; không để cạnh hàng có mùi mạnh |
| Mứt, sâm tẩm mật | Chảy nước, lên men, nấm men | Nơi mát, tránh nhiệt độ cao; theo dõi nắp và trạng thái |
| Nước sâm đóng chai | Phồng nắp, đục, đổi mùi | Theo đúng điều kiện ghi trên nhãn; không để dưới nắng hoặc trong xe nóng |
| Hoa khô, râu củ đóng gói | Vụn nát, mọt | Thùng cứng chống đè, kho khô |
Với hàng khô, máy hút ẩm và một nhiệt ẩm kế đặt trong kho là đầu tư nhỏ nhưng đáng. Ghi độ ẩm kho mỗi ngày vào sổ giúp bạn thấy những tuần nguy hiểm và giải thích được vì sao một lô hàng xuống chất lượng sớm.
Xếp kho và nguyên tắc xuất lô hạn gần trước
Kệ cách sàn, cách tường. Thùng hàng không đặt trực tiếp lên nền gạch hay sát tường, vì hơi ẩm từ nền và tường thấm vào carton rồi vào túi. Kệ kim loại hoặc pallet nhựa, để lối đi giữa các kệ cho dễ kiểm và dễ dọn.
Hết hạn trước thì xuất trước. Nguyên tắc nhập trước xuất trước quen thuộc, nhưng với thực phẩm thì nên xuất lô có hạn dùng gần nhất trước. Hai cách thường trùng nhau, trừ khi bạn có lô làm sau nhưng hạn ngắn hơn, ví dụ một dạng bao bì khác. Xếp lô hạn gần ở phía ngoài, lô hạn xa ở phía trong.
Mỗi lô một chỗ, có thẻ kho. Không trộn hai lô trong một thùng. Mỗi vị trí có thẻ ghi mã lô, hạn dùng, số lượng nhập, số lượng xuất từng lần. Thẻ kho khớp với sổ xuất kho là điều kiện để truy xuất xuôi khi cần thu hồi.
Khu riêng cho hàng chờ. Hàng chờ kết quả kiểm nghiệm, hàng chờ duyệt xuất lô, hàng khách trả về và hàng nghi lỗi phải nằm ở khu riêng, có đánh dấu rõ, để không ai lấy nhầm đi giao. Một kệ có dải băng màu khác là đủ cho xưởng nhỏ.
Không để chung với thứ có mùi hay hoá chất. Phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, xăng dầu, chất tẩy rửa không được nằm trong kho thành phẩm. Trà túi lọc rất dễ ám mùi.
Tồn bao nhiêu là vừa: đóng gói theo đợt bán
Câu hỏi khó nhất của kho là nên giữ bao nhiêu hàng. Ít quá thì đứt hàng lúc khách đặt nhiều, nhiều quá thì hàng nằm lâu, hạn dùng trên nhãn trôi dần, chất lượng giảm. Một cách hợp với sâm thổ hào là tách hai lớp tồn: tồn bán thành phẩm (lát khô đạt độ ẩm, đóng bao lớn kín) và tồn thành phẩm đóng gói có in hạn dùng.
Lát khô trong bao lớn kín, ở kho đạt điều kiện, giữ được lâu hơn và linh hoạt hơn: từ đó bạn có thể đóng túi lát, xay bột hay đóng trà theo nhu cầu từng đợt. Thành phẩm đóng gói thì chỉ nên giữ đủ cho một khoảng bán dự kiến, dựa vào tốc độ bán thật của các tháng trước, cộng một phần dự phòng. Như vậy hàng tới tay khách luôn còn xa hạn, điều mà đại lý và sàn thương mại điện tử rất để ý.
Mùa Tết và mùa quà biếu là ngoại lệ: nhu cầu dồn vào vài tuần, cần chuẩn bị từ sớm. Kể cả khi đó, hãy tính ngược từ lượng đơn đã nhận và lượng bán của mùa trước, đừng đóng gói theo cảm giác. Hàng quà Tết bán không hết sau Tết thường chỉ còn cách giảm giá, vì hộp quà ít ai mua vào tháng thường.
Lưu ý là bán thành phẩm cũng phải có lô và có giới hạn thời gian lưu do bạn tự đặt và kiểm, không phải để vô thời hạn. Lô lát khô nằm quá lâu nên được kiểm lại độ ẩm, màu và mùi trước khi đem đóng gói.
Kiểm kho định kỳ: một buổi mỗi tháng
Kiểm kho không chỉ là đếm. Với hàng sâm, đó còn là lúc phát hiện sớm hàng bắt đầu xuống chất lượng. Trình tự gọn:
- Đếm số lượng từng lô ở từng vị trí, so với thẻ kho và sổ xuất kho; ghi chênh lệch và tìm nguyên nhân ngay.
- Xem ngoại quan: thùng có ẩm, móp, dấu chuột không; túi có phồng, rách, hở mép hàn không.
- Mở ngẫu nhiên một vài gói ở mỗi lô đã tồn lâu: bột còn rời không, lát còn giòn không, màu so với mẫu lưu cùng lô có khác không, có mùi lạ không.
- Xem lại nhật ký nhiệt độ, độ ẩm kho trong tháng; tuần nào vượt ngưỡng thì đánh dấu những lô nằm kho tuần đó để theo dõi kỹ hơn.
- Lập danh sách lô sắp tới mốc cận hạn theo quy tắc của cơ sở, chuyển cho người bán hàng để ưu tiên.
- Ghi biên bản kiểm kho, người kiểm ký, lưu cùng sổ kho.
Mốc "cận hạn" mỗi cơ sở tự đặt, thường tính theo phần còn lại của hạn dùng mà đại lý hay khách chấp nhận nhận hàng. Đặt mốc này sớm giúp bạn còn thời gian xoay xở, thay vì phát hiện khi hàng chỉ còn vài tuần.
Hàng cận hạn, hàng hỏng và hàng khách trả
Không bao giờ dán đè hay in lại hạn dùng. Hạn dùng được xác định khi công bố sản phẩm và in theo lô. Kéo dài hạn trên bao bì là vi phạm quy định về nhãn và an toàn thực phẩm, và là cách nhanh nhất để mất lòng tin của khách lẫn cơ quan quản lý.
Bán cận hạn một cách minh bạch. Hàng còn hạn, chất lượng còn đạt, có thể bán giảm giá với ghi chú rõ hạn dùng cho khách biết. Chọn kênh hợp: khách quen, quầy tại xưởng, đơn sỉ cho nơi dùng nhanh. Không gửi hàng cận hạn cho đại lý mới hay sàn thương mại điện tử nếu không nói rõ.
Hàng hỏng thì huỷ có biên bản. Hàng mốc, vón không còn rời, đổi màu rõ, bao bì hở thì không bán, không đem làm lại thành sản phẩm khác. Huỷ có biên bản ghi mã lô, số lượng, lý do, cách huỷ, người chứng kiến; ghi giảm trong sổ kho. Biên bản này còn là dữ liệu để tìm nguyên nhân.
Hàng khách trả không đóng lại bán. Gói khách đã nhận về, kể cả còn nguyên, đã ra khỏi điều kiện kho của bạn. Đưa vào khu hàng chờ, xem lý do trả, ghi lại; chỉ đưa lại vào hàng bán nếu bạn chắc chắn bao bì còn nguyên vẹn và chính sách của cơ sở cho phép, còn không thì huỷ.
Ghi lại để sửa từ gốc. Nếu một dạng hàng thường xuyên hỏng trong kho trước hạn, vấn đề có thể nằm ở bao bì, độ ẩm khi đóng gói hoặc hạn dùng đặt quá dài. Đó là việc cần quay về khâu phát triển sản phẩm và kiểm nghiệm để xem lại, không phải chỉ giải quyết ở kho.
Hàng nằm ở đại lý và kho gửi bán: vẫn là tồn kho của bạn
Hàng đã giao cho đại lý, cửa hàng đặc sản theo hình thức ký gửi, hay hàng gửi kho của sàn thương mại điện tử, về mặt chất lượng vẫn là hàng của bạn. Khách mua phải gói vón ở một quầy đặc sản không phân biệt lỗi của quầy hay của xưởng; họ chỉ nhớ tên sản phẩm. Vì vậy chính sách tồn kho của bạn nên với tới cả những nơi này.
Với đại lý, hãy nói rõ điều kiện bảo quản: không trưng ngay cửa kính nắng, không để gần nồi nước sôi hay máy pha, không mở thùng ở nơi ẩm. Giao lượng vừa với tốc độ bán của từng nơi, thà giao nhiều lần ít một hơn để hàng nằm quầy nhiều tháng. Ghi lại lô nào đang nằm ở đại lý nào, để khi cần thu hồi bạn biết gọi ai.
Mỗi đợt đi thăm đại lý, xem hạn dùng của hàng còn trên kệ, đổi hoặc thu về lô sắp cận hạn theo thoả thuận. Với kho của sàn, theo dõi số tồn và hạn từng lô trên hệ thống của sàn, và tìm hiểu quy định của sàn về hạn dùng còn lại tối thiểu khi nhập kho. Hàng nằm xa tầm mắt là hàng dễ bị quên nhất.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bỏ gói hút ẩm vào túi bột sâm không?
Gói hút ẩm giúp giữ khô, nhưng phải là loại dùng được cho thực phẩm, đặt sao cho không lẫn vào sản phẩm, và việc dùng nó nên thống nhất với bao bì, hạn dùng đã công bố. Nếu thêm gói hút ẩm sau khi đã công bố, hãy xem có cần cập nhật hồ sơ hay nhãn không.
Kho thành phẩm có cần máy lạnh không?
Với hàng khô, thứ cần nhất là khô và thoáng; máy lạnh có thể giúp giảm nhiệt và ẩm nhưng không bắt buộc. Máy hút ẩm thường hiệu quả hơn so với chi phí. Với hàng ướt như mứt hay nước sâm, làm theo điều kiện bảo quản đã ghi trên nhãn.
Lô hàng còn hạn nhưng bột hơi vón thì có bán được không?
Không nên bán như hàng bình thường. Vón là dấu hiệu hàng đã hút ẩm, nguy cơ mốc tăng lên trước khi hết hạn. Tách lô đó ra, kiểm thêm, và tìm nguyên nhân ở bao bì hay điều kiện kho. Nếu không chắc về chất lượng, huỷ có biên bản an toàn hơn.
Có được đóng gói lại hàng cận hạn thành hộp quà để bán không?
Không được thay đổi hạn dùng. Đóng gói lại vào hộp quà mà vẫn giữ nguyên bao bì gốc có hạn dùng thì cần xem quy định về nhãn cho hàng đóng gói lại. Bạn kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý trước khi làm, và luôn để khách thấy rõ hạn dùng.
Bao lâu nên kiểm kho một lần?
Cơ sở nhỏ có thể kiểm đầy đủ mỗi tháng, kèm xem nhanh nhiệt ẩm kế mỗi ngày. Mùa nồm hoặc mùa mưa, khi độ ẩm cao kéo dài, nên mở kiểm ngẫu nhiên thường hơn với bột và trà, vì đây là lúc hàng dễ xuống chất lượng nhất.
Hàng hỏng trong kho có được tính vào chi phí không?
Có. Hàng huỷ là chi phí thật của sản phẩm, nên ghi lại theo lô và đưa vào phần hao hụt sau sản xuất khi tính chi phí. Theo dõi tỷ lệ hàng huỷ theo tháng cũng giúp bạn biết kho đang làm tốt hay đang làm mất tiền.