Một cơ sở nhỏ làm sản phẩm sâm thổ hào cần năm loại sổ nối nhau bằng mã lô: sổ nhập nguyên liệu, nhật ký sơ chế và sấy, phiếu phối trộn, sổ đóng gói, sổ xuất kho. Ghi đủ năm chỗ đó thì từ mã in trên một gói trà, bạn lần ngược ra được củ mua của ai, ngày nào, sấy mẻ nào, ai đóng gói và gói đó đã bán cho những khách nào.
Sổ sách thường bị xem là việc giấy tờ để đối phó đoàn kiểm tra. Thật ra người dùng sổ nhiều nhất là chủ cơ sở: khi một khách báo trà bị mốc, khi một lô bột vón mà lô trước thì không, khi muốn biết mẻ củ đầu vụ có cho tỷ lệ thành phẩm khác cuối vụ không. Bài này đi qua cách tổ chức chuỗi sổ, đặt mã lô và tập truy xuất. Chuyện chia lô và lấy mẫu kiểm nghiệm, mẫu lưu đã có bài riêng trong chuyên mục kiểm nghiệm.
Vì sao xưởng vài người cũng cần sổ theo lô
Lý do đầu tiên là khiếu nại. Khi một khách hàng gửi ảnh gói bột sâm vón cục, câu hỏi đầu tiên là chuyện này chỉ xảy ra với gói đó, với cả lô, hay với mọi lô làm trong tháng mưa. Không có sổ, bạn chỉ còn cách đoán, và cách đoán an toàn nhất thường là thu hồi rộng hơn mức cần, tốn kém và mất uy tín.
Lý do thứ hai là sửa lỗi. Sâm thổ hào là nguyên liệu biến động: củ đầu vụ và cuối vụ khác nhau về độ nhớt, độ xơ; trời nồm và trời hanh khác nhau về thời gian sấy. Khi có nhật ký từng mẻ, bạn nhìn lại và thấy mẻ nào lát sẫm màu thì cùng sấy nhiệt cao hơn, mẻ nào bột vón thì đóng gói vào ngày ẩm. Đó là cách xưởng nhỏ học từ chính mình.
Lý do thứ ba là pháp lý và thương mại. Luật An toàn thực phẩm đặt trách nhiệm truy xuất nguồn gốc và thu hồi sản phẩm không bảo đảm an toàn lên cơ sở sản xuất; các quy định về truy xuất nguồn gốc và hồ sơ cơ sở có những yêu cầu cụ thể mà bạn kiểm theo văn bản hiện hành. Ngoài ra, nhà phân phối, chuỗi cửa hàng và đối tác xuất khẩu thường hỏi bạn truy được lô hay không trước khi nhận hàng. Sổ lô là thứ trả lời câu hỏi đó.
Chuỗi năm cuốn sổ và những cột chính
Năm cuốn có thể là năm quyển sổ giấy, năm trang trong một tệp bảng tính, hoặc năm mục trong phần mềm. Điều quan trọng là mỗi cuốn đều có cột mã lô để nối sang cuốn kế tiếp:
| Sổ | Ghi khi nào | Những cột chính |
|---|---|---|
| Sổ nhập nguyên liệu | Mỗi lần nhận củ tươi, lát khô, thảo mộc phối, bao bì | Ngày, nhà cung cấp, vùng, dạng, khối lượng, tình trạng, người kiểm, mã lô nguyên liệu |
| Nhật ký sơ chế và sấy | Mỗi mẻ sấy | Mã lô nguyên liệu dùng, khối lượng vào, độ dày lát, nhiệt, giờ vào ra, số lần đảo, khối lượng ra, độ ẩm cuối, màu lát, người đứng lò |
| Phiếu phối trộn | Mỗi mẻ trộn (với sản phẩm phối) | Mã lô từng thành phần, khối lượng từng thành phần, thời gian trộn, người trộn, mã lô bán thành phẩm |
| Sổ đóng gói | Mỗi ca đóng gói | Mã lô bán thành phẩm, mã lô thành phẩm, số gói, khối lượng kiểm ngẫu nhiên, hạn dùng in, bao bì dùng, gói hỏng, người đóng |
| Sổ xuất kho | Mỗi lần hàng rời kho | Ngày, mã lô thành phẩm, số lượng, khách hoặc đại lý, kênh bán, chứng từ kèm |
Năm cuốn này nối thành một sợi dây: mã lô nguyên liệu đi vào nhật ký sấy, mẻ sấy đi vào phiếu trộn, phiếu trộn đi vào sổ đóng gói, lô thành phẩm đi vào sổ xuất kho. Thiếu một mắt xích là sợi dây đứt ở đó, và khi truy xuất bạn sẽ dừng lại đúng chỗ ấy.
Với sản phẩm đơn giản không phối trộn như lát khô đóng túi, có thể bỏ phiếu phối trộn; nhật ký sấy nối thẳng sang sổ đóng gói.
Đặt mã lô sao cho người trong xưởng đọc được
Mã phải ngắn và có nghĩa. Một cách hay dùng: ký hiệu dạng sản phẩm, ngày sản xuất và số thứ tự mẻ trong ngày. Ví dụ giả định: chữ cái chỉ trà túi lọc, sáu số chỉ ngày tháng năm, thêm số mẻ. Nhìn mã là biết sản phẩm gì, làm ngày nào, không cần tra sổ.
Mã nguyên liệu khác mã thành phẩm. Lô củ mua vào nên có hệ mã riêng, ví dụ thêm chữ chỉ nguyên liệu ở đầu. Nếu dùng chung kiểu mã, rất dễ nhầm một lô củ với một lô trà trong sổ.
Một lô thành phẩm có thể đến từ nhiều lô củ. Sâm thổ hào mua từ nhiều hộ; một mẻ sấy có thể gộp củ của hai ba người bán. Điều đó không sao, miễn nhật ký sấy ghi đủ các mã lô nguyên liệu đã gộp. Càng gộp nhiều thì một sự cố càng ảnh hưởng rộng, nên với củ chưa rõ nguồn, cân nhắc sấy riêng.
Mã in trên bao bì phải khớp với sổ. Mã in trên gói là mã lô thành phẩm trong sổ đóng gói, không phải một mã khác do máy in tự sinh. Kiểm điều này ở gói đầu tiên của mỗi ca, vì nhầm một chữ số là cả ca hàng không truy được.
Không tái dùng mã. Mỗi mã chỉ dùng một lần. Lô làm lại do lỗi nên mang mã mới và ghi chú là làm lại từ lô nào, để khi truy xuất không bị lẫn với lô gốc.
Nhật ký sấy và phối trộn: những cột riêng của sâm thổ hào
Ở phần lớn sản phẩm khô, sổ ghi khối lượng vào ra là đủ. Với sâm thổ hào, nhật ký sấy nên có thêm những cột phản ánh đúng tính chất của củ. Thứ nhất là độ dày lát, vì lát dày sấy lâu và dễ ẩm lõi. Thứ hai là màu lát sau sấy, ghi theo một thang đơn giản mà cả xưởng thống nhất (ngà, ngà vàng, sẫm), vì đổi màu là dấu hiệu đầu tiên của sấy quá nhiệt hoặc củ để lâu trước khi thái. Thứ ba là độ ẩm cuối, đo bằng dụng cụ của xưởng hoặc bằng cách cân mẫu trước và sau khi sấy kiệt, kèm ghi chú thời tiết hôm đó.
Phiếu phối trộn với trà phối cần ghi mã lô của từng thành phần, kể cả gừng, sả, hoa cúc mua sẵn, vì một lô thảo mộc phối bị mốc hay lẫn tạp cũng làm hỏng cả mẻ trà. Ghi khối lượng thật đã cân, không ghi khối lượng theo công thức; khác biệt giữa hai con số là thông tin có ích khi bạn soát tỷ lệ.
Hai việc nhỏ làm sổ đáng tin hơn hẳn: ghi ngay lúc làm, không ghi bù cuối ngày theo trí nhớ; và người làm tự ký phần mình. Sổ ghi bù bằng một nét chữ đều tăm tắp thường là sổ không ai tin, kể cả chính chủ cơ sở.
Tập truy xuất: thử sợi dây trước khi cần dùng
Cách duy nhất biết chuỗi sổ có dùng được không là thử. Mỗi quý, hoặc mỗi khi đổi cách ghi, làm một lần tập:
- Lấy ngẫu nhiên một gói thành phẩm trong kho hoặc mua lại từ một đại lý, đọc mã lô trên bao bì.
- Tìm mã đó trong sổ đóng gói: ngày đóng, ca nào, ai đóng, từ lô bán thành phẩm nào.
- Từ lô bán thành phẩm, mở phiếu phối trộn hoặc nhật ký sấy: mẻ nào, nhiệt, độ ẩm cuối, dùng những lô nguyên liệu nào.
- Từ mã lô nguyên liệu, mở sổ nhập: củ mua của ai, ngày nào, ai kiểm, tình trạng lúc nhận.
- Truy xuôi: cũng lô thành phẩm đó, mở sổ xuất kho, liệt kê đủ những khách, đại lý đã nhận và số lượng mỗi nơi.
- Bấm giờ cả quá trình và ghi lại những chỗ bị tắc: mã không khớp, sổ thiếu một ngày, chữ không đọc được.
Mục tiêu là truy được trọn hai chiều trong thời gian ngắn, không cần gọi điện hỏi người làm. Chỗ nào tắc thì sửa cách ghi ở chỗ đó trước khi một khiếu nại thật buộc bạn phải truy trong lúc gấp.
Chiều truy xuôi quan trọng không kém chiều ngược: khi phát hiện một lô nguyên liệu có vấn đề, bạn cần biết ngay nó đã đi vào những lô thành phẩm nào và những lô đó đang nằm ở đâu, để thu hồi đúng phạm vi.
Sổ giấy, bảng tính hay phần mềm
Cơ sở mới bắt đầu nên dùng sổ giấy ở khâu sản xuất, vì người làm tay ướt, tay dính nhớt củ, không tiện cầm điện thoại. Sổ giấy đóng gáy, đánh số trang, ghi bằng bút mực, sửa thì gạch một nét và ký bên cạnh chứ không tẩy xoá. Cuối ngày hoặc cuối tuần, người giữ sổ chép các số chính sang bảng tính để tính toán và tìm kiếm.
Bảng tính hợp khi sản lượng tăng và bạn muốn lọc nhanh theo mã lô, theo nhà cung cấp, theo tháng. Nên khoá các cột công thức, sao lưu định kỳ ra một nơi khác, và không để nhiều người cùng sửa một tệp mà không ai biết ai sửa gì.
Phần mềm quản lý sản xuất, hoặc hệ thống truy xuất có tem mã cho khách quét, hữu ích khi bạn bán qua chuỗi lớn, xuất khẩu hay có nhiều dạng sản phẩm. Trước khi mua, hỏi kỹ dữ liệu có xuất ra được không nếu sau này đổi nhà cung cấp, và ai nhập liệu mỗi ngày. Một hệ thống truy xuất đẹp mà dữ liệu nhập bù sau vài tuần thì không hơn gì không có. Tem cho khách quét chỉ có giá trị khi phía sau là sổ ghi thật.
Lỗi ghi sổ hay gặp ở cơ sở nhỏ
Những lỗi dưới đây làm đứt chuỗi truy xuất mà người ghi thường không nhận ra cho tới khi cần dùng:
- Ghi "củ của chị A" thay vì một mã lô; tới khi chị A bán ba lần trong tuần thì không biết lần nào.
- Gộp củ tồn từ hôm trước vào mẻ mới mà không ghi, nên mẻ đó có nguyên liệu không ai biết từ đâu.
- Đóng gói một lô bán thành phẩm làm hai ca, hai ngày, nhưng chỉ ghi một dòng với một hạn dùng.
- Xuất hàng mẫu, hàng biếu, hàng đổi cho khách mà không ghi vào sổ xuất kho, nên số tồn không khớp và không biết lô đó đã ra ngoài.
- Đổi nhà cung cấp thảo mộc phối mà phiếu phối trộn vẫn ghi tên cũ theo thói quen.
- Ghi độ ẩm "đạt" thay vì con số đo được; tới khi bột vón, không còn gì để so.
- Hàng làm lại từ lô lỗi mang luôn mã lô cũ.
Mỗi lỗi trong danh sách đều nhỏ, và đều dễ sửa bằng một quy tắc viết vào trang hướng dẫn công việc của khâu đó. Đọc lại danh sách này sau mỗi lần tập truy xuất để xem lỗi nào xưởng mình còn mắc.
Câu hỏi thường gặp
Sổ sách sản xuất phải lưu bao lâu?
Nên lưu ít nhất bằng hạn dùng dài nhất của sản phẩm cộng thêm một khoảng dự phòng, vì khiếu nại có thể đến khi hàng sắp hết hạn. Một số quy định và đối tác có yêu cầu thời gian lưu cụ thể; bạn kiểm văn bản hiện hành và hợp đồng với nhà phân phối để chọn mốc dài hơn.
Cơ sở chỉ làm lát khô đóng túi có cần đủ năm cuốn sổ không?
Không cần đủ năm, nhưng cần đủ mắt xích: nhập nguyên liệu, nhật ký sấy, đóng gói và xuất kho. Phiếu phối trộn chỉ cần khi có trộn nhiều thành phần. Gộp sổ cũng được, miễn mỗi dòng đều có mã lô để nối khâu trước với khâu sau.
Mua củ của nông hộ không có hoá đơn thì ghi sổ nhập thế nào?
Vẫn ghi đủ ngày, tên người bán, nơi trồng, khối lượng, tình trạng, người kiểm và mã lô. Chứng từ mua hàng của hộ không có hoá đơn theo cách nào là chuyện kế toán và thuế, bạn hỏi người làm kế toán; còn sổ nhập phục vụ truy xuất thì luôn phải có.
Có cần in mã lô lên từng gói nhỏ không?
Nhãn hàng hoá theo quy định phải có thông tin nhận biết lô và ngày sản xuất, hạn dùng theo cách văn bản hiện hành yêu cầu. Về truy xuất, mã lô trên từng gói bán lẻ là cách duy nhất để khi khách khiếu nại bạn biết gói đó thuộc lô nào. Với hộp nhiều túi lọc, mã thường in trên hộp.
Truy xuất bằng tem mã cho khách quét có thay được sổ không?
Không. Tem chỉ là cửa để khách xem thông tin, còn thông tin phía sau phải lấy từ sổ ghi thật ở từng khâu. Nếu sổ không có hoặc ghi bù, tem chỉ hiện những gì người nhập muốn hiện. Hãy làm vững chuỗi sổ trước, sau đó mới tính tới tem.
Lô hàng gia công ở xưởng ngoài thì sổ lô do ai giữ?
Xưởng gia công giữ nhật ký sản xuất của khâu họ làm; bạn giữ sổ nhập nguyên liệu giao đi, sổ nhận thành phẩm và sổ xuất kho. Hợp đồng nên buộc xưởng giao bản tóm tắt hồ sơ từng lô và giữ hồ sơ đủ lâu, để chuỗi truy xuất không đứt ở cửa xưởng.