Muốn nâng hạng sao OCOP cho một sản phẩm sâm thổ hào, cơ sở nên bắt đầu từ phiếu điểm của lần đánh giá trước, tìm những tiêu chí bị điểm thấp, rồi bù đúng những chỗ đó bằng việc có thật và có bằng chứng. Với cơ sở nhỏ, khoảng cách từ 3 sao lên 4 sao thường nằm ở kênh bán ra ngoài địa phương, hệ thống ghi chép và kiểm soát chất lượng, mức liên kết với vùng nguyên liệu; ít khi nằm ở vị của sản phẩm.
Nhiều cơ sở chuẩn bị lần đánh giá lại bằng cách in bao bì mới thật đẹp và mong được thêm sao. Bao bì có điểm, nhưng chỉ là một dòng trong phiếu. Bài này đi theo cách đọc phiếu điểm, từng phần chấm và chỗ hay mất điểm của sản phẩm sâm, việc bù tương ứng, câu hỏi có nên nhắm 5 sao, và một kế hoạch nâng sao trải trong một năm. Số điểm và ngưỡng cụ thể cần đối chiếu bộ tiêu chí hiện hành.
Bắt đầu từ phiếu điểm lần trước, không từ cảm giác
Sau mỗi lần đánh giá, chủ thể thường có thể biết kết quả theo từng phần, và với nhiều nơi là điểm từng tiêu chí. Nếu cơ sở chưa có, nên hỏi cơ quan phụ trách OCOP để xin hoặc được giải thích. Tờ phiếu đó là bản đồ quý nhất cho lần sau: nó cho biết hội đồng đã nhìn thấy gì và chưa thấy gì trong hồ sơ của bạn.
Cách đọc đơn giản là chép từng tiêu chí ra một bảng, ghi điểm đạt và điểm tối đa của tiêu chí đó theo phiếu, rồi xếp theo khoảng cách từ lớn tới nhỏ. Những tiêu chí cách xa nhất chưa chắc là chỗ nên làm trước. Có tiêu chí cần đổi cả hình thức tổ chức hay đầu tư thiết bị lớn; có tiêu chí chỉ cần ghi chép đều đặn trong vài tháng. Đánh dấu thêm cột "làm được trong một năm không" và "tốn nhiều hay ít".
Một điều dễ bỏ qua: nhiều điểm bị mất không phải vì cơ sở không làm, mà vì không có bằng chứng. Cơ sở có thu mua của mười hộ nhưng không có hợp đồng, có bán ra ba tỉnh nhưng không giữ chứng từ, có kiểm lô bằng mắt nhưng không ghi sổ. Với hội đồng, việc không có giấy là việc chưa xảy ra. Nhóm tiêu chí loại này thường là chỗ bù nhanh nhất và rẻ nhất.
Ba phần chấm và chỗ sản phẩm sâm nhỏ thường mất điểm
Phiếu chấm OCOP chia thành ba phần lớn. Bảng dưới không ghi điểm số mà ghi những chỗ cơ sở làm sản phẩm sâm thổ hào quy mô nhỏ hay hụt, kèm việc bù tương ứng; tên tiêu chí cụ thể xem trong phiếu chấm của đúng bộ sản phẩm:
| Phần chấm | Chỗ hay hụt | Việc bù có thật | Thời gian thường cần |
|---|---|---|---|
| Sản phẩm và sức mạnh cộng đồng | Nguyên liệu mua gom không hợp đồng; ít người tham gia; chưa có quy trình sản xuất viết ra | Hợp đồng thu mua với hộ trồng, sổ thu mua theo lô, quy trình sản xuất bằng văn bản, phân công người phụ trách | Vài tháng tới một mùa vụ |
| Khả năng tiếp thị | Chỉ bán trong tỉnh; câu chuyện sản phẩm sơ sài; không có chứng từ bán hàng; bao bì thiếu thông tin | Mở thêm kênh ngoài tỉnh, giữ hoá đơn và hợp đồng đại lý, viết lại câu chuyện có bằng chứng, chỉnh bao bì | Một mùa bán, thường gồm cả mùa Tết |
| Chất lượng sản phẩm | Chỉ có một phiếu kiểm nghiệm lúc công bố; chưa có tiêu chuẩn cơ sở; chưa áp dụng hệ thống quản lý chất lượng | Kiểm nghiệm định kỳ theo lô, xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở, cân nhắc hệ thống quản lý phù hợp quy mô | Từ vài tháng tới hơn một năm tuỳ hệ thống |
Đọc bảng này cùng phiếu điểm thật của bạn. Có cơ sở mạnh ở tiếp thị nhưng yếu ở chất lượng, có cơ sở ngược lại. Kế hoạch nâng sao chỉ đúng khi đi từ chỗ hụt của chính mình.
Bù phần tổ chức sản xuất và liên kết cộng đồng
Viết hợp đồng với hộ trồng đang giao củ. Nhiều cơ sở sâm thổ hào đã mua củ của cùng vài hộ trong nhiều năm, chỉ bằng lời hứa. Đưa quan hệ đó lên giấy: số lượng dự kiến, tiêu chuẩn củ, cách nghiệm thu, cách tính giá theo thoả thuận. Hợp đồng vừa là điểm, vừa giúp giữ nguồn khi giá củ lên xuống.
Ghi sổ thu mua và sổ sản xuất theo lô. Sổ ghi ngày nhận củ, của hộ nào, bao nhiêu, vào mẻ nào, ra bao nhiêu thành phẩm. Không cần phần mềm; sổ giấy ghi đều đặn vẫn là bằng chứng tốt. Đây cũng là nền cho truy xuất khi có khiếu nại.
Viết quy trình sản xuất ra giấy. Từ nhận củ tới đóng gói, mỗi bước một vài dòng: làm gì, ai làm, kiểm gì. Quy trình viết ra cho thấy sản phẩm không phụ thuộc trí nhớ của một người, và giúp người mới làm đúng.
Cân nhắc hình thức tổ chức một cách tỉnh táo. Hợp tác xã thường được điểm cao hơn hộ kinh doanh ở phần tổ chức. Nhưng thành lập hợp tác xã chỉ để lấy điểm, khi các thành viên không thật sự cùng làm, là gánh thêm sổ sách và trách nhiệm mà không bền. Nếu đã có nhóm hộ cùng trồng, cùng bán, thì đó mới là lúc tính.
Đưa người làm vào câu chuyện có thật. Tập huấn cho hộ trồng về cách đào, cách giao củ sạch, hay nhận lao động địa phương vào khâu sơ chế, nếu có thật và có ghi lại, là chất liệu cho phần cộng đồng.
Bù phần tiếp thị: kênh bán, bao bì và bằng chứng bán hàng
Phần tiếp thị thường là chỗ chênh lớn nhất giữa sản phẩm 3 sao và 4 sao, vì nó đo sản phẩm đã đi được bao xa. Một túi trà sâm bán ở chợ xã và quầy nhà có thể rất ngon nhưng khó có điểm ở đây. Việc bù có thật là mở thêm kênh bán ra ngoài tỉnh: một đại lý ở thành phố lớn, một cửa hàng đặc sản ở điểm du lịch, gian hàng trên sàn thương mại điện tử có đơn đi nhiều tỉnh.
Mỗi kênh mới cần đi kèm chứng từ: hợp đồng đại lý, hoá đơn, báo cáo đơn hàng từ sàn, ảnh sản phẩm trên kệ của điểm bán. Bắt đầu giữ chứng từ ngay từ đơn đầu tiên, vì hội đồng muốn thấy hoạt động kéo dài chứ không phải một đơn làm cho có. Tham gia hội chợ, phiên giới thiệu sản phẩm do địa phương tổ chức cũng là cơ hội có bằng chứng tiếp thị, kèm ảnh có ngày tháng.
Bao bì và câu chuyện được chấm trong phần này. Bao bì đủ nội dung nhãn, có mã vạch nếu bán vào siêu thị hay sàn, có tem truy xuất nếu cơ sở đã làm, thường được điểm tốt hơn. Câu chuyện sản phẩm nên được viết lại sau một vài năm làm hàng, với những chi tiết mới có thật: thêm hộ liên kết, đổi cách sấy, thêm kênh bán. Câu chuyện không được kể thêm công dụng để lấy điểm; điều đó vừa sai quy định quảng cáo thực phẩm vừa làm hồ sơ kém tin cậy.
Bù phần chất lượng: tiêu chuẩn cơ sở, kiểm nghiệm định kỳ và hệ thống quản lý
Phần chất lượng dựa nhiều vào giấy tờ chứ không chỉ vào vị. Cơ sở chỉ có một phiếu kiểm nghiệm làm lúc công bố sản phẩm thường mất điểm so với cơ sở kiểm nghiệm định kỳ, lưu phiếu theo lô. Việc bù đầu tiên là đặt lịch kiểm nghiệm đều đặn cho sản phẩm dự thi, chọn các chỉ tiêu theo hồ sơ công bố, giữ mẫu lưu của từng lô được kiểm.
Việc thứ hai là tiêu chuẩn cơ sở: một văn bản cơ sở tự xây dựng, mô tả sản phẩm phải đạt những gì về cảm quan, chỉ tiêu lý hoá, vi sinh, cách bao gói, bảo quản. Có tiêu chuẩn cơ sở thì mỗi lô có thước đo để chấp nhận hay loại. Các chỉ tiêu cụ thể cho từng dạng sâm thổ hào đã có bài riêng trong danh mục kiểm nghiệm thành phẩm.
Việc thứ ba, tốn kém hơn, là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như HACCP hay ISO 22000. Các hệ thống này thường được cộng điểm, nhưng đòi hỏi tư vấn, đào tạo, sửa xưởng, đánh giá chứng nhận và duy trì hằng năm. Với cơ sở vài người, nên hỏi kỹ mức độ cộng điểm trong phiếu chấm của bộ sản phẩm, cân với chi phí và sức người, trước khi quyết. Đôi khi làm chắc phần kiểm nghiệm định kỳ, sổ lô và tiêu chuẩn cơ sở đã đủ để lên một hạng mà chưa cần chứng nhận hệ thống.
Lên 5 sao: điều kiện và câu hỏi có nên nhắm tới
Theo bộ tiêu chí hiện hành, hạng 5 sao không do tỉnh tự công nhận. Sản phẩm phải đạt 4 sao ở cấp tỉnh, được tỉnh chọn là có tiềm năng, rồi được hội đồng cấp trung ương đánh giá. Ở hạng này, sản phẩm gần như không được yếu ở phần nào: tổ chức sản xuất bài bản, thị trường rộng, có thể có xuất khẩu, hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận, vùng nguyên liệu ổn định.
Với phần lớn cơ sở sâm thổ hào quy mô hộ hay nhóm hộ, 5 sao là mục tiêu xa và tốn kém. Câu hỏi nên đặt ra không phải "làm sao lên 5 sao" mà là "lên 5 sao để làm gì". Nếu kênh bán chính là khách quen, cửa hàng đặc sản trong vùng, thì 4 sao đã đủ làm điểm tin cậy, và nguồn lực nên dồn vào giữ chất lượng đều và mở thêm khách. Nếu cơ sở đang hướng tới chuỗi phân phối lớn hay xuất khẩu, khi đó những việc cần cho 5 sao như chứng nhận hệ thống, truy xuất, sản lượng ổn định cũng là những việc thị trường đó đòi hỏi, và đi đường 5 sao mới có ý nghĩa.
Kế hoạch nâng sao trải trong một năm
Một kế hoạch mẫu cho cơ sở đang ở 3 sao, muốn đánh giá lại ở kỳ sau. Thời điểm cụ thể nên khớp với lịch OCOP của tỉnh và mùa vụ của sâm:
- Tháng đầu: xin và đọc phiếu điểm, lập bảng khoảng cách, chọn ba tới năm tiêu chí sẽ bù.
- Ngay sau đó: bắt đầu sổ thu mua, sổ sản xuất theo lô và kho chứng từ bán hàng; việc này cần thời gian tích luỹ nên làm đầu tiên.
- Trước mùa đào củ: ký hợp đồng thu mua với các hộ đang giao củ.
- Trong mùa sản xuất: kiểm nghiệm định kỳ theo lịch, lưu mẫu, hoàn thiện tiêu chuẩn cơ sở.
- Trước mùa bán Tết: mở ít nhất một kênh bán ngoài tỉnh, giữ chứng từ; chỉnh bao bì nếu phiếu điểm chỉ ra thiếu sót.
- Sau mùa bán: viết lại câu chuyện sản phẩm với chi tiết mới, cập nhật kho ảnh.
- Vài tháng trước kỳ đánh giá: tự chấm lại bằng phiếu hiện hành, bổ sung chỗ còn thiếu, chuẩn bị mẫu cùng lô với phiếu kiểm nghiệm.
Kế hoạch nên có một người chịu trách nhiệm theo dõi, đánh dấu việc đã xong mỗi tháng. Một năm đủ dài để mọi người quên nếu không ai giữ nhịp.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết sản phẩm của mình bị mất điểm ở đâu?
Hỏi cơ quan phụ trách OCOP để xin kết quả chấm theo từng phần hoặc từng tiêu chí của lần đánh giá trước, và nhờ giải thích những chỗ điểm thấp. Sau đó tự chấm lại bằng phiếu chấm hiện hành của đúng bộ sản phẩm để thấy khoảng cách.
Đổi bao bì mới có giúp lên sao không?
Có thể giúp ở vài tiêu chí trong phần tiếp thị nếu bao bì cũ thiếu thông tin hay chưa phù hợp. Nhưng bao bì chỉ là một phần nhỏ trong phiếu. Phần lớn khoảng cách giữa 3 sao và 4 sao thường nằm ở kênh bán, liên kết nguyên liệu và hồ sơ chất lượng.
Có cần chứng nhận HACCP hay ISO 22000 để lên 4 sao không?
Không nhất thiết. Các hệ thống này thường được cộng điểm ở phần chất lượng, nhưng nhiều sản phẩm lên được 4 sao nhờ kiểm nghiệm định kỳ, tiêu chuẩn cơ sở, sổ lô và kênh bán rộng. Xem mức cộng điểm trong phiếu chấm và cân với chi phí trước khi quyết.
Hộ kinh doanh có cần chuyển thành hợp tác xã để nâng sao không?
Không bắt buộc. Hình thức tổ chức có ảnh hưởng tới điểm ở phần tổ chức sản xuất, nhưng chuyển đổi kéo theo nhiều trách nhiệm. Chỉ nên tính khi đã có nhóm hộ thật sự cùng trồng, cùng làm, cùng bán, không nên lập hợp tác xã chỉ để có thêm điểm.
Bao lâu thì được đánh giá lại để nâng sao?
Thời điểm đăng ký đánh giá lại hoặc đánh giá nâng hạng phụ thuộc quy định hiện hành và kế hoạch OCOP hằng năm của tỉnh. Hỏi cơ quan phụ trách để biết có thể đăng ký trước khi giấy chứng nhận hết hạn hay không, và chuẩn bị theo lịch đó.
Sản phẩm sâm thổ hào của hộ nhỏ có nên nhắm 5 sao không?
Với phần lớn hộ nhỏ, 5 sao đòi hỏi quy mô, chứng nhận hệ thống và thị trường rộng mà chi phí khó tương xứng. Nếu khách chính là khách quen và cửa hàng đặc sản, giữ 4 sao và chất lượng đều thường đáng đầu tư hơn. Tính 5 sao khi đang thật sự hướng tới chuỗi lớn hay xuất khẩu.