Với nhiều cơ sở làm sản phẩm sâm thổ hào, mùa Tết là đợt bán lớn nhất trong năm, và phần lớn việc của mùa này phải làm xong trước khi đơn đầu tiên tới: chốt sản phẩm và hộp quà, trữ đủ nguyên liệu, kiểm nghiệm còn hiệu lực, in bao bì, rồi mới đi chào đơn quà doanh nghiệp. Cơ sở nào bắt đầu chuẩn bị khi khách đã hỏi mua thì thường thiếu hộp, trễ giao hoặc phải từ chối đơn.
Bài này đi theo lịch ngược từ Tết, cách nhận và làm đơn quà doanh nghiệp, cách in tên khách lên hộp mà không làm sai nhãn, và những rủi ro hay gặp. Thiết kế bao bì hộp quà nói chung thuộc mục thương hiệu và bao bì; ở đây chỉ bàn ở góc bán hàng. Mọi mốc thời gian là gợi ý, không phải quy định.
Mùa Tết khác ngày thường ở đâu
Ngày thường, sản phẩm sâm thổ hào bán cho người mua dùng: một túi lát, một hộp trà. Mùa Tết, phần lớn người mua là người đi tặng, nên họ quan tâm tới hộp, tới cảm giác trang trọng và tới chuyện giao đúng hạn hơn là chuyện ruột hàng có gì khác. Một hộp quà giao trễ sau ngày hẹn gần như mất hết giá trị, dù hàng bên trong vẫn tốt.
Nhu cầu cũng dồn vào một khoảng ngắn. Đơn lẻ tăng dần từ vài tuần trước Tết, đơn quà doanh nghiệp thường được chốt sớm hơn, có nơi từ nhiều tuần trước. Trong khi đó năng lực của một xưởng nhỏ gần như không đổi: cùng số người, cùng máy hàn, cùng chỗ để hàng. Nếu không sản xuất trước một phần, xưởng sẽ phải từ chối đơn đúng lúc khách nhiều nhất.
Nguồn nguyên liệu là chuyện thứ ba. Hãy kiểm lịch đào củ của vùng bạn mua nguyên liệu: mùa Tết có củ mới hay phải dùng lát khô đã trữ từ trước. Nếu phải dùng hàng trữ, cần trữ đủ từ sớm và kiểm độ ẩm của lô trữ trước khi đóng hộp, vì hộp quà nằm trên bàn người nhận thêm nhiều ngày sau Tết.
Lịch chuẩn bị ngược từ Tết (gợi ý)
Lịch dưới đây là khung gợi ý cho một cơ sở nhỏ, tính ngược từ Tết Nguyên đán. Mỗi cơ sở điều chỉnh theo năng lực và thời gian in ấn thực tế ở địa phương mình:
- Khoảng bốn đến năm tháng trước: xem lại số bán mùa trước, chốt sản phẩm đưa vào hộp quà, chốt mẫu hộp, hỏi thời gian in của nhà in.
- Khoảng ba tháng trước: đặt in hộp và túi, kiểm phiếu kiểm nghiệm và hồ sơ công bố còn hiệu lực cho mọi sản phẩm trong hộp, chốt lượng nguyên liệu cần trữ.
- Khoảng hai tháng rưỡi trước: làm hộp mẫu hoàn chỉnh, chụp ảnh thật, gửi bảng báo giá và mẫu cho khách doanh nghiệp quen.
- Khoảng hai tháng trước: mở nhận đặt trước cho khách lẻ, bắt đầu sản xuất phần ruột hàng khô có hạn dùng dài.
- Khoảng sáu tuần trước: chốt đơn quà doanh nghiệp, nhận cọc, duyệt mẫu in tên khách nếu có.
- Khoảng bốn tuần trước: đóng hộp hàng loạt, giao đợt đầu cho doanh nghiệp cần sớm.
- Hai đến ba tuần cuối: giao đơn lẻ, báo rõ mốc nhận đơn cuối cùng để kịp giao trước khi đơn vị vận chuyển nghỉ Tết.
- Sau Tết: đối soát công nợ, đếm hộp thừa, ghi lại rút kinh nghiệm cho mùa sau.
Mốc quan trọng nhất là thời gian in hộp. Nhà in cũng vào mùa cao điểm trước Tết, đặt muộn có thể nhận hộp quá trễ để kịp đóng hàng. Hỏi nhà in từ sớm và có phương án hộp trơn dự phòng.
Mốc thứ hai đáng giữ là mốc kiểm hồ sơ. Phiếu kiểm nghiệm, hồ sơ công bố của từng sản phẩm trong hộp phải còn hiệu lực trong suốt mùa bán, vì khách doanh nghiệp có thể hỏi và cửa hàng nhận hàng có thể đòi bản sao.
Hộp quà cho khách lẻ: nhận đặt trước và giao kịp
Khách lẻ mua quà Tết thường quyết định muộn hơn doanh nghiệp, và hay mua theo đợt: một lần cho bố mẹ, một lần cho người thân ở xa, một lần cho thầy cô hay hàng xóm. Mở nhận đặt trước từ sớm, kèm một ưu đãi nhỏ có thời hạn, giúp bạn biết trước lượng hộp cần đóng và chia đều việc ra nhiều tuần thay vì dồn vào mấy ngày cuối.
Khi nhận đặt trước, hãy ghi rõ ngày giao dự kiến, mốc cuối để đổi địa chỉ, và mốc cuối nhận đơn cho từng vùng giao. Vùng xa cần mốc sớm hơn. Khách gửi quà cho người khác cũng cần được hỏi có kèm thiệp không, có giấu giá không, người nhận có biết trước để ở nhà nhận hàng không. Những câu hỏi nhỏ đó tránh được rất nhiều đơn bị hoàn vì không ai nhận.
Với khách lẻ ở gần, cho phép đến lấy tại xưởng hoặc cửa hàng giảm bớt tải cho khâu gửi hàng, đồng thời là dịp để khách thấy nơi làm hàng. Chuẩn bị sẵn một góc giao nhận gọn gàng, có danh sách đơn đã đóng, để không phải lục tìm khi khách tới đông vào cuối tuần trước Tết.
Đơn quà doanh nghiệp khác đơn lẻ ở đâu
Báo giá theo suất quà, không theo gói lẻ. Doanh nghiệp thường có ngân sách cho mỗi suất quà và hỏi bạn có thể làm gì trong ngân sách đó. Chuẩn bị sẵn vài cấu hình hộp ở các mức khác nhau, mô tả ruột hàng từng cấu hình.
Hoá đơn. Doanh nghiệp mua quà gần như luôn cần hoá đơn. Kiểm trước chủ thể của bạn xuất loại hoá đơn nào, nói rõ trong báo giá.
Duyệt mẫu. Gửi một hộp mẫu hoàn chỉnh hoặc ảnh thật của hộp mẫu, để khách duyệt ruột hàng, màu hộp, thiệp. Đơn số lượng lớn mà không có bước duyệt mẫu là nguồn tranh chấp phổ biến nhất.
Giao nhiều địa chỉ. Có khách đề nghị giao từng hộp tới đối tác ở nhiều tỉnh. Phải lấy danh sách địa chỉ đúng định dạng, thống nhất ai chịu phí gửi và bên nào xác nhận đã nhận.
Thời gian làm đơn dài hơn khách nghĩ. Từ lúc duyệt mẫu tới lúc giao còn in hộp, đóng ruột, gói thiệp, kiểm từng hộp. Khi báo giá, ghi luôn thời gian cần từ lúc chốt tới lúc giao, để khách tự tính mốc chốt đơn, không phải đến sát ngày mới biết không kịp.
Công nợ và cọc. Đơn quà doanh nghiệp thường kèm đặt cọc khi chốt và thanh toán phần còn lại sau khi giao. Ghi rõ trong đơn đặt hàng, đừng bắt đầu in hộp riêng khi chưa nhận cọc.
In tên, logo của khách lên hộp quà mà không làm sai nhãn
Nhiều doanh nghiệp muốn hộp quà có logo hoặc lời chúc của họ. Việc này làm được, nhưng phải tách rõ hai phần: nhãn sản phẩm theo quy định (tên sản phẩm, thành phần, khối lượng, cơ sở chịu trách nhiệm, ngày sản xuất, hạn dùng, hướng dẫn bảo quản và các nội dung bắt buộc khác) vẫn giữ nguyên trên từng gói bên trong hoặc trên hộp; logo và lời chúc của khách đặt ở phần trang trí, thiệp, đai hộp, không che, không thay thế nhãn.
Lời chúc của khách cũng phải qua bước đọc lại. Một câu chúc kiểu "chúc dồi dào sức khoẻ" thì bình thường, nhưng nếu khách muốn in lên hộp những câu kiểu "sâm quý bồi bổ, phòng bệnh" thì đó đã thành lời giới thiệu công dụng trên bao bì sản phẩm của bạn. Bạn nên đề nghị sửa, giải thích ngắn gọn rằng sản phẩm là thực phẩm và không được nói như thuốc.
Bản duyệt cuối cùng nên có xác nhận bằng văn bản của khách, kèm số lượng, màu, vị trí logo. Hộp in tên riêng của một doanh nghiệp không dùng lại được cho khách khác, nên sai một lần là mất trọn lô hộp đó.
Rủi ro mùa Tết và cách phòng
Bảng dưới liệt kê những rủi ro thường gặp nhất với cơ sở nhỏ trong mùa Tết, kèm cách phòng ở mức việc làm được:
| Rủi ro | Dấu hiệu sớm | Cách phòng |
|---|---|---|
| Thiếu nguyên liệu | Đơn đặt trước vượt dự kiến, củ mới chưa có | Trữ lát khô từ sớm, giới hạn số đơn nhận, báo hết hàng sớm thay vì nhận rồi huỷ |
| Hộp in trễ | Nhà in hẹn lùi lịch | Đặt in sớm, có phương án hộp trơn kèm đai rời |
| Hàng ẩm trong kho tạm | Kho chật, để hộp sát tường, sát sàn | Kê cao, để nơi khô, đóng hộp gần ngày giao với hàng hút ẩm |
| Giao trễ | Đơn vị vận chuyển báo quá tải | Chốt mốc nhận đơn cuối, gửi đơn xa trước, dùng hai đơn vị vận chuyển |
| Khách đổi số lượng sát ngày | Doanh nghiệp chưa chốt danh sách | Ghi trong đơn đặt hàng mốc cuối được đổi số lượng và cách tính khi giảm |
| Hồ sơ hết hạn đúng mùa | Phiếu kiểm nghiệm sắp tới kỳ kiểm lại | Kiểm hồ sơ từ ba tháng trước, gửi mẫu kiểm sớm |
Phần lớn rủi ro trong bảng đều có cùng một gốc: làm muộn. Một buổi ngồi rà lịch vào giữa năm, xem lại sổ của mùa Tết trước, thường đáng giá hơn mọi xoay xở vào tháng Chạp.
Sau Tết: hộp thừa, hàng thừa và mùa sau
Hộp in chữ Tết, in năm cụ thể gần như không bán được sau Tết. Đây là lý do nhiều cơ sở chọn hộp có thiết kế dùng quanh năm, phần không khí Tết nằm ở đai giấy, thiệp, ruy băng rời. Hộp thừa sau Tết chỉ cần tháo đai là thành hộp quà dùng cho dịp khác, như quà tân gia, quà thăm hỏi hay quà cho khách đi xa.
Ruột hàng thừa thì kiểm hạn dùng và độ ẩm, đưa về kênh bán thường ngày. Không nên giảm giá ồ ạt hàng Tết ngay sau Tết trên mọi kênh, vì khách vừa mua giá đủ vài tuần trước sẽ thấy và lần sau sẽ chờ giảm giá mới mua.
Cuối cùng, ghi lại số liệu của mùa: số hộp bán theo từng cấu hình, số đơn quà doanh nghiệp, thời điểm đơn bắt đầu tăng, đơn bị từ chối vì hết hàng, lỗi giao hàng. Mùa Tết năm sau sẽ bắt đầu từ chính cuốn sổ này, không phải từ trí nhớ.
Một việc nữa nên làm ngay sau Tết là hỏi lại vài khách doanh nghiệp: người nhận quà phản hồi thế nào, hộp có vừa ý không, lần sau họ muốn đổi gì. Những câu trả lời này thường là căn cứ tốt nhất để chọn cấu hình hộp cho năm sau, và cũng là cách giữ liên lạc tự nhiên để họ nhớ tới bạn khi có dịp quà khác trong năm.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu nhận đơn quà Tết doanh nghiệp từ khi nào?
Nên gửi báo giá và mẫu cho khách quen từ khoảng hai đến ba tháng trước Tết, vì nhiều doanh nghiệp chốt danh sách quà sớm để kịp xuất hoá đơn và phân phát. Khách mới thường tìm muộn hơn, nhưng đơn số lượng lớn đến muộn có thể phải từ chối nếu hộp không kịp in.
Hộp quà sâm có cần nhãn riêng ngoài nhãn từng gói bên trong không?
Phụ thuộc cách bạn bán: nếu hộp là một đơn vị sản phẩm bán ra với tên riêng, thường cần nhãn cho hộp theo quy định nhãn hàng hoá; nếu hộp chỉ là bao bì quà chứa các sản phẩm đã có nhãn đầy đủ, cách ghi có thể khác. Hỏi cơ quan quản lý hoặc người làm hồ sơ để xếp đúng.
Khách doanh nghiệp muốn in lời chúc sức khoẻ lên hộp có được không?
Lời chúc thông thường như chúc năm mới an khang, dồi dào sức khoẻ thường không có vấn đề. Cần tránh những câu biến thành lời giới thiệu công dụng của sản phẩm như bồi bổ, phòng bệnh, vì chúng nằm trên bao bì sản phẩm của bạn và bị xem như lời quảng cáo.
Có nên nhận đơn quà Tết khi chưa có đủ hồ sơ sản phẩm?
Không nên. Doanh nghiệp mua quà có thể hỏi hồ sơ, và người nhận quà là đối tác của họ. Một sản phẩm không đủ hồ sơ gặp vấn đề sẽ ảnh hưởng tới cả uy tín của khách. Hãy dùng mùa đó để bán sản phẩm đã đủ hồ sơ, làm hồ sơ cho sản phẩm mới cho mùa sau.
Đặt cọc đơn quà doanh nghiệp bao nhiêu là hợp lý?
Không có tỷ lệ chung. Mức cọc nên đủ để bù phần chi phí không thu hồi được nếu khách huỷ, nhất là hộp in tên riêng và nguyên liệu đã mua riêng cho đơn. Ghi rõ mức cọc, mốc thanh toán phần còn lại và cách xử lý khi khách giảm số lượng.
Hộp quà Tết thừa sau Tết nên làm gì?
Nếu hộp có thiết kế dùng quanh năm và phần Tết chỉ ở đai, thiệp rời thì tháo ra bán cho các dịp khác. Ruột hàng thì kiểm hạn dùng, độ ẩm rồi đưa về kênh bán thường. Tránh giảm giá mạnh ngay sau Tết trên mọi kênh để không làm mất lòng khách vừa mua giá đủ.