Hộp quà sâm thổ hào nên được làm như một sản phẩm riêng có thiết kế, có danh mục món, có hạn dùng và có cách đóng gói của nó, chứ không phải gom vài túi lẻ vào một chiếc hộp đẹp. Ba việc quyết định hộp quà ổn hay không là: chọn đúng tầng hộp cho dịp tặng, phối các món không làm hỏng nhau, và giữ nhãn của từng món đầy đủ bên trong một lớp vỏ ngoài gọn gàng.
Mùa Tết và các dịp lễ, hộp quà thường chiếm phần lớn doanh thu của cơ sở làm sản phẩm sâm. Đó cũng là lúc lỗi dễ xảy ra nhất: đặt hộp muộn, hộp to ruột ít bị khách chê, trà ám mùi cà phê, hũ mứt rò lên túi lát. Bài này đi từ phía người làm hộp quà. Cách bán mùa Tết và chào hàng quà doanh nghiệp có bài riêng trong danh mục bán hàng; phần chọn hộp quà từ phía người mua thuộc các trang dành cho người dùng sâm.
Hộp quà là một sản phẩm riêng, không phải túi lẻ bỏ vào hộp
Khi bỏ ba túi lẻ vào một chiếc hộp, cơ sở thường nghĩ việc đã xong. Thực ra hộp quà có những câu hỏi mà túi lẻ không có. Người nhận quà không phải người chọn mua, nên họ không biết bên trong là gì, dùng thế nào, để được bao lâu. Hộp đi qua nhiều tay: người mua, người giao, có khi qua cả người nhận rồi mới tới người dùng. Hộp thường nằm trong nhà người nhận vài tuần trước khi được mở.
Vì vậy hộp quà cần một danh mục món cố định, có mã riêng để quản lý tồn kho và giá vốn; một tờ giới thiệu ngắn đặt bên trong; hạn dùng của cả hộp; và cách đóng gói chịu được vận chuyển. Coi hộp như một sản phẩm cũng giúp tính giá vốn đúng: vỏ hộp, ruột hộp, túi vải hay túi giấy, thiệp, công xếp đều là chi phí, và nhiều khi cộng lại không nhỏ hơn hàng bên trong.
Một điểm nữa là hình ảnh. Hộp quà là thứ khách chụp ảnh và gửi đi nhiều nhất, nên nó gánh phần lớn việc giới thiệu thương hiệu. Một hộp làm cẩn thận cho người nhận lần đầu biết tới sâm thổ hào có cảm giác tốt về cả loại cây lẫn cơ sở; một hộp làm ẩu làm hỏng cả hai.
Ba tầng hộp quà theo dịp tặng và người mua
Phần lớn cơ sở nhỏ chỉ cần hai hoặc ba tầng hộp. Bảng dưới là cách chia hay gặp; tên tầng và thành phần là ví dụ, mỗi cơ sở tự điều chỉnh theo dòng hàng mình có:
| Tầng hộp | Dịp và người mua | Thành phần gợi ý | Kiểu vỏ hợp | Điều hay phải lo |
|---|---|---|---|---|
| Hộp nhỏ cảm ơn | Quà cảm ơn, quà kèm đơn hàng, khách lẻ mua làm quà nhanh | Một món chính, ví dụ trà túi lọc, cộng thiệp | Hộp giấy gấp, túi giấy | Không để hộp trông như túi lẻ đắt tiền hơn |
| Hộp gia đình | Quà Tết, quà thăm người lớn tuổi | Hai đến bốn món khác dạng: lát, trà, mứt hoặc bột | Hộp cứng nắp rời hoặc nắp nam châm | Phối món không ám mùi, hạn dùng chênh lệch |
| Hộp doanh nghiệp | Công ty đặt số lượng tặng đối tác, nhân viên | Theo tầng hộp gia đình, có thể in tên công ty ở tay áo hộp hoặc thiệp | Hộp cứng, túi giấy đồng bộ | Số lượng lớn, lịch giao gấp, nhiều điểm giao |
Đừng làm quá nhiều tầng. Mỗi tầng thêm là thêm một kiểu vỏ hộp, một kiểu ruột, một mã hàng cần quản lý. Hai tầng làm kỹ thường bán tốt hơn năm tầng làm vội, và ít tồn vỏ hộp sau mùa Tết hơn.
Phối món trong hộp: món chính, món đi kèm và những thứ không nên xếp chung
Chọn một món chính rõ ràng. Hộp quà sâm thổ hào nên có một món sâm làm trung tâm, đặt ở vị trí mắt nhìn đầu tiên khi mở nắp. Các món khác xếp quanh. Hộp không có món chính trông như hàng tồn gom lại.
Tránh xếp chung hàng có mùi mạnh với trà và lát. Lát sâm và trà túi lọc dễ nhiễm mùi. Cà phê rang, gừng sấy, quế, hồi nếu đóng gói không thật kín sẽ làm trà sâm mang mùi lạ sau vài tuần trong hộp kín. Nếu muốn phối, dùng bao bì kín khí cho món có mùi, hoặc chọn món đi kèm ít mùi như mật ong đóng hũ.
Không để hàng ướt cạnh hàng khô mà không có lớp ngăn. Mứt sâm, sâm tẩm mật trong hũ có thể rò ở nắp khi vận chuyển. Hũ nên có màng niêm bên trong nắp, và ô của hũ trong ruột hộp nên tách khỏi ô của túi lát.
Cân hạn dùng giữa các món. Hộp có một món hạn dùng ngắn kéo cả hộp xuống. Khi phối, chọn các món có hạn dùng không quá chênh, và đóng hộp gần ngày bán, không đóng sẵn quá sớm từ đầu mùa.
Cẩn thận với rượu trong hộp quà. Rượu sâm làm hộp nặng, dễ vỡ, và kéo theo quy định riêng về kinh doanh, ghi nhãn rượu. Bán hộp có rượu cho đơn vị nào, gửi bằng dịch vụ nào cũng cần kiểm. Nhiều cơ sở chọn làm hộp không rượu cho kênh gửi xa và chỉ bán hộp có rượu tại cửa hàng.
Món mua ngoài phải có nguồn rõ. Nếu hộp có mật ong, trà khác hay đồ gốm của cơ sở khác, giữ hoá đơn, giấy tờ của từng món. Bạn là người bán hộp, khách sẽ quay về bạn khi một món có vấn đề.
Ruột hộp và cấu tạo: chống xô, chống vỡ, mở ra đẹp
Ruột hộp là phần khách không để ý khi nó tốt và nhớ rất lâu khi nó tệ. Ruột phổ biến cho hộp quà đặc sản gồm khay giấy bồi định hình có ô đúng cỡ từng món, khay xốp mút cắt ô, hoặc lót sợi giấy rơm làm đệm. Khay định hình cho hộp trông gọn và chắc nhất, nhưng phải làm theo đúng kích thước từng món nên cần chốt bao bì món bên trong trước. Lót sợi giấy rẻ và linh hoạt, hợp với hộp số lượng ít, nhưng dễ bị xô khi vận chuyển và để lại bụi giấy.
Kích thước ô nên ôm sát món hàng, chừa đủ chỗ cho ngón tay nhấc ra. Ô quá rộng thì món trượt, va nhau, hũ thuỷ tinh có thể nứt. Thử bằng cách xếp đủ hộp, đóng nắp, lắc mạnh theo mọi hướng như khi nằm trong thùng xe, rồi mở ra xem món nào lệch.
Chuyện hộp to ruột ít đáng nói riêng. Khách mở một hộp lớn thấy ba món nhỏ nằm giữa lớp lót dày sẽ thấy bị lừa, nhất là khi họ đã trả tiền theo cảm giác từ kích thước hộp. Chọn hộp vừa với lượng hàng, để hàng chiếm phần lớn bề mặt khi nhìn từ trên xuống. Ngoài cảm nhận của khách, quy định về nhãn và đo lường cũng không khuyến khích bao bì gây hiểu lầm về lượng hàng; hỏi thêm nếu bạn định làm hộp có nhiều lớp đệm.
Cuối cùng là thứ tự khi mở nắp: khách nhìn thấy thiệp hoặc tờ giới thiệu trước, rồi món chính, rồi các món phụ. Thứ tự này tự nhiên dẫn khách đọc vài dòng về sản phẩm trước khi lấy hàng ra.
Nhãn của hộp nhiều sản phẩm
Nguyên tắc dễ nhớ nhất là mỗi món bên trong vẫn giữ nhãn đầy đủ của chính nó, như khi bán lẻ. Người nhận có thể tách hộp, cất từng món ở những chỗ khác nhau, hoặc chia lại cho người thân. Nếu nhãn chỉ nằm trên vỏ hộp, món nào rời khỏi hộp là thành món không nhãn.
Vỏ hộp nên có thông tin của hộp: tên hộp quà, danh mục các món bên trong, tên và địa chỉ cơ sở chịu trách nhiệm, và hạn dùng của cả hộp. Hạn dùng của hộp nên lấy theo món có hạn dùng sớm nhất, vì đó là lúc hộp không còn nguyên vẹn để tặng. Ghi hạn này bằng tem hoặc ô in sau ở đáy hộp, như với túi lẻ.
Cách ghi nhãn cho một bộ sản phẩm gồm nhiều món, và việc hộp có cần thủ tục gì thêm khi các món bên trong đều đã công bố, nên hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm nơi đặt cơ sở hoặc đối chiếu Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP. Không nên tự suy ra từ cách một cơ sở khác đang làm.
Tờ giới thiệu đặt trong hộp là chỗ nói những điều người nhận cần: đây là gì, mỗi món dùng để làm gì trong bếp, bảo quản thế nào sau khi mở. Như mọi nội dung về sản phẩm thực phẩm, tờ này không ghi công dụng chữa bệnh, không ghi liều dùng cho mục đích sức khoẻ, không so với nhân sâm.
Đặt hộp cứng với xưởng: tính lịch lùi từ ngày giao Tết
Hộp cứng bồi giấy cần nhiều bước làm hơn túi in, và xưởng hộp thường kín lịch từ vài tháng trước Tết. Tính lịch lùi từ ngày hộp quà phải tới tay khách sỉ đầu tiên:
- Chốt danh mục món và bao bì của từng món trước tiên, vì ruột hộp đo theo chúng.
- Gửi xưởng mẫu thật của từng món để họ đo, đề xuất kích thước hộp, kiểu nắp, kiểu ruột.
- Xin hộp mẫu trắng, chưa in, đúng kích thước. Xếp hàng thật vào, lắc thử, đóng mở thử nhiều lần.
- Chốt thiết kế in, xin bản in thử trên đúng loại giấy bồi, so màu dưới ánh sáng ban ngày.
- Chốt số lượng theo đơn đã có và mức dự phòng vừa phải. Hộp in riêng còn thừa sau Tết thường nằm kho tới năm sau, và năm sau có thể đã đổi thiết kế.
- Nhận hộp, kiểm ngẫu nhiên góc bồi, nắp, ruột; sắp lịch xếp hộp theo lô gần ngày giao để hạn dùng của hộp còn dài.
- Chuẩn bị thùng ngoài và vật liệu chèn cho vận chuyển, vì hộp quà đẹp vẫn cần một lớp thùng carton bảo vệ khi gửi xa.
Nếu thời gian không đủ cho hộp in riêng, hộp cứng trơn màu cộng tay áo giấy in hoặc tem lớn là cách giữ hình ảnh mà rút ngắn được lịch. Cách này cũng giúp dùng lại vỏ hộp cho năm sau chỉ bằng việc đổi tay áo.
Hộp quà doanh nghiệp đặt riêng: những điều cần chốt với khách
Đơn hộp quà của công ty có số lượng lớn và yêu cầu riêng. Chốt bằng văn bản những điểm dưới đây trước khi nhận cọc giúp tránh tranh cãi lúc giao:
- Danh mục món và tầng hộp, kèm ảnh hộp mẫu đã duyệt.
- Phần in riêng của khách, như tên công ty hay lời chúc, nằm ở đâu: thiệp, tay áo hộp hay túi giấy; không đặt lên nhãn sản phẩm.
- Hạn dùng tối thiểu còn lại của hộp tại ngày giao.
- Số điểm giao, người nhận tại từng điểm, cách ký nhận.
- Cách xử lý hộp hư hỏng khi vận chuyển: đổi hộp, thời gian đổi.
- Lịch duyệt mẫu và hạn chót đổi số lượng.
- Hoá đơn, chứng từ khách cần, để chuẩn bị đúng thông tin từ đầu.
Phần in tên công ty lên thiệp hay tay áo giữ cho sản phẩm và nhãn của bạn không bị thay đổi. Khách muốn in logo của họ lên chính túi sản phẩm thì đó là chuyện khác hẳn, gần với làm hàng nhãn riêng, và cần xem lại trách nhiệm nhãn trước khi nhận.
Câu hỏi thường gặp
Hộp quà có cần hạn dùng riêng không khi mỗi món đã có hạn dùng?
Nên có. Người nhận nhìn vỏ hộp trước, và hộp thường nằm trong nhà vài tuần mới mở. Lấy hạn dùng theo món hết hạn sớm nhất trong hộp, ghi ở đáy hộp. Mỗi món bên trong vẫn giữ nhãn và hạn dùng riêng của nó như khi bán lẻ.
Có nên phối trà sâm thổ hào với cà phê trong cùng một hộp không?
Được nếu cả hai đều đóng trong bao bì thật kín khí. Cà phê rang có mùi mạnh, nếu túi chỉ hàn mỏng hay có van thoát khí thì trà sâm và lát sâm trong hộp kín có thể nhiễm mùi sau vài tuần. Thử bằng cách đóng hộp mẫu, để một tháng rồi mở ra ngửi.
Đóng hộp quà sẵn từ đầu mùa có được không?
Không nên đóng quá sớm. Đóng sớm làm hạn dùng còn lại của hộp ngắn đi và khó đổi thành phần nếu khách sỉ yêu cầu. Nên chuẩn bị sẵn vỏ, ruột, hàng lẻ có nhãn, rồi xếp hộp theo lô gần ngày giao, kiểm và ghi lô của hộp.
Hộp quà có món của cơ sở khác thì ai chịu trách nhiệm?
Người bán hộp là người khách tìm đến khi có chuyện, nên cơ sở cần giữ hoá đơn, giấy tờ công bố hoặc giấy tờ nguồn gốc của từng món mua ngoài, và chỉ chọn món có nhãn đầy đủ. Trách nhiệm cụ thể giữa các bên nên ghi trong thoả thuận mua bán.
Làm sao tránh bị khách chê hộp to ruột ít?
Chọn kích thước hộp theo lượng hàng, không theo cảm giác sang. Khi mở nắp, hàng nên chiếm phần lớn bề mặt nhìn thấy, lớp đệm chỉ đủ giữ món không xô. Ghi danh mục món và khối lượng ngoài vỏ để khách biết chính xác họ mua gì trước khi trả tiền.
Công ty muốn in logo của họ lên túi trà sâm trong hộp có được không?
Nên tách phần in của khách ra thiệp, tay áo hộp hoặc túi giấy. In logo khách lên chính túi sản phẩm làm thay đổi nhãn và gần với làm hàng nhãn riêng, kéo theo câu hỏi ai chịu trách nhiệm nhãn. Muốn làm thì xem lại hồ sơ công bố và hỏi cơ quan quản lý trước.