Sản phẩm sâm thổ hào hỏng trên đường vì bốn lý do chính: hút ẩm khi thùng nằm trong kho trung chuyển, bị nén dập khi xếp chồng, bị nóng trong thùng xe, và vỡ với hàng chai lọ. Đóng gói gửi hàng đúng là thêm đủ lớp cho từng nguy cơ đó, theo từng dòng hàng, chứ không bọc một kiểu cho mọi đơn. Củ tươi là trường hợp riêng: cần thoáng chứ không cần kín.
Bài này nói về lớp đóng gói để gửi đi, tức thùng, chèn, lớp chống nước bên ngoài bao bì bán lẻ. Việc chọn màng túi, gói hút ẩm bên trong bao bì sản phẩm đã có bài riêng ở mục phát triển công thức và hạn dùng. Ở đây giả định bao bì bán lẻ của bạn đã kín và đúng.
Hàng sâm hỏng trên đường ra sao
Một đơn hàng từ xưởng tới tay khách thường đi qua nhiều chặng: xe gom, kho phân loại, xe tuyến dài, kho cuối, người giao. Mỗi chặng có thể nằm vài giờ tới vài ngày, trong kho không điều hoà, thùng bị xếp dưới nhiều thùng khác. Với lát khô và bột sâm, chừng ấy thời gian trong không khí ẩm đủ để túi có khoá kéo hở một chút hút ẩm, lát mềm đi, bột vón cục. Khách mở ra thấy hàng mềm sẽ nghĩ hàng kém, không nghĩ tới chặng đường.
Nén dập là lỗi thứ hai. Túi lát khô nhẹ, phồng, đặt trong thùng mỏng không chèn sẽ bị đè bẹp, lát gãy vụn. Hộp quà bị móp góc thì giá trị quà mất gần hết. Nước sâm, siro, mứt trong chai lọ thuỷ tinh thì vỡ, và một chai vỡ có thể làm hỏng cả những đơn khác cùng thùng xe, kéo theo việc bị đơn vị vận chuyển hạn chế nhận hàng.
Nhiệt là lỗi thứ ba, ít người để ý. Thùng xe giữa trưa mùa nóng có thể rất nóng; nước sâm đóng chai không qua tiệt trùng phù hợp, mứt độ đường thấp có thể biến đổi. Củ tươi bị nóng và bí hơi trong túi kín sẽ đổ mồ hôi, nhũn, mốc chỉ sau vài ngày.
Lỗi thứ tư nằm ở chính người gửi: thùng quá rộng so với hàng, băng keo chỉ dán một đường giữa, phiếu gửi dán lên chỗ dễ bị ướt. Những lỗi này nhỏ nhưng lặp lại ở mọi đơn, nên sửa một lần là giảm được tỷ lệ hỏng cho cả năm.
Cách đóng gói theo từng dòng hàng
Bảng dưới gợi ý các lớp đóng gói cho từng dòng sản phẩm sâm thổ hào khi gửi qua đơn vị vận chuyển. Điều chỉnh theo quãng đường và thời gian giao thật:
| Dòng hàng | Lớp trong | Lớp chèn | Lớp ngoài | Lưu ý riêng |
|---|---|---|---|---|
| Lát khô, trà túi lọc, bột | Bao bì bán lẻ kín, kiểm lại miệng hàn, khoá kéo | Giấy vụn hoặc túi khí để túi không xô lệch | Túi nilon bọc ngoài chống nước, thùng carton cứng | Không để thùng quá rộng, túi xô lệch dễ gãy lát |
| Hộp quà | Hộp nguyên vẹn, có thể bọc màng co | Chèn đủ bốn góc | Thùng lớn hơn hộp một khoảng vừa đủ chèn | Góc hộp là nơi hay móp nhất |
| Mứt, cao trong hũ thuỷ tinh | Nắp vặn chặt, quấn màng quanh nắp | Bọc túi khí từng hũ, ngăn cách các hũ | Thùng cứng, ghi chú hàng dễ vỡ | Kiểm nắp không rỉ trước khi bọc |
| Nước sâm, siro đóng chai | Chai kín, màng co cổ chai | Từng chai bọc riêng, đứng thẳng | Thùng cứng, túi nilon lót trong chống rỉ | Theo quy định của đơn vị vận chuyển với chất lỏng |
| Củ tươi | Không bọc kín, quấn giấy sạch hút ẩm | Lót giữa các lớp củ | Thùng có lỗ thoáng | Giao nhanh, tránh để qua đêm trong kho |
| Rượu ngâm sâm | Chai và nắp kín | Bọc kỹ như hàng thuỷ tinh | Thùng cứng | Nhiều tuyến, nhiều đơn vị hạn chế hoặc không nhận đồ uống có cồn |
Với hàng khô, lớp túi nilon bọc ngoài trước khi cho vào thùng là lớp rẻ mà hiệu quả nhất: thùng carton gặp mưa hay đặt lên sàn kho ẩm sẽ ngấm nước rất nhanh, lớp túi giữ cho bao bì bán lẻ bên trong khô ráo.
Quy trình đóng một đơn hàng ở xưởng nhỏ
Một quy trình cố định giúp người đóng gói không quên bước nào khi đơn dồn, nhất là sau một phiên livestream hay mùa quà Tết:
- Đối chiếu đơn với phiếu: tên sản phẩm, quy cách, số lượng, ghi mã lô lên phiếu đóng gói.
- Kiểm từng gói: miệng hàn kín, khoá kéo đóng hết, gói hút ẩm bên trong còn khô, nhãn không trầy rách.
- Bọc lớp chống nước bên ngoài, chèn đủ để lắc thùng không nghe tiếng xô.
- Cho phiếu đóng gói vào thùng, kèm hướng dẫn bảo quản ngắn sau khi mở.
- Dán băng keo kín các mép, cân thùng, ghi khối lượng vào sổ.
- Quay video liền mạch từ lúc cho hàng vào tới lúc dán kín và dán phiếu gửi, lưu theo mã đơn.
- Xếp thùng chờ lấy ở chỗ khô, kê cao khỏi sàn.
Video đóng gói tốn thêm vài chục giây mỗi đơn nhưng là bằng chứng quan trọng nhất khi khách báo thiếu hàng hay hàng vỡ. Đặt điện thoại cố định trên giá, quay từ trên xuống bàn đóng gói, không cần cắt ghép.
Nếu xưởng có hai người, nên để người thứ hai làm bước kiểm cuối trước khi dán thùng: đọc lại đơn, đếm lại số gói. Người đóng gói tự kiểm hàng của mình thường thấy cái mình nghĩ là đã cho vào, chứ không phải cái thật sự nằm trong thùng.
Gửi củ sâm tươi đi xa
Củ tươi là dòng hàng khó gửi nhất, vì nó vẫn đang sống và thở. Bọc kín trong túi nilon như hàng khô là cách làm củ đổ mồ hôi, hấp hơi, rồi nhũn và mốc. Củ tươi cần được làm ráo bề mặt sau khi rửa hoặc giữ nguyên đất khô tuỳ thoả thuận với khách, quấn trong giấy sạch hút ẩm, xếp không quá chặt trong thùng có lỗ thoáng.
Thời gian là yếu tố quyết định. Củ tươi chỉ nên gửi bằng hình thức giao nhanh, tránh gửi vào chiều cuối tuần hay trước kỳ nghỉ dài để không nằm lại kho. Báo cho khách ngày hàng tới, đề nghị khách mở ra kiểm ngay và cho củ ra khỏi thùng để thông hơi. Vùng giao nên giới hạn ở những nơi đơn vị vận chuyển cam kết được thời gian ngắn.
Mùa đào củ cũng là lúc nhiều nơi trời còn nóng hoặc đang mưa nhiều. Nếu không chắc về chặng đường, hãy nói thật với khách ở xa rằng lát khô sẽ an toàn hơn. Một đơn củ tươi tới nơi bị nhũn làm mất khách, còn một lời khuyên thẳng thắn có thể giữ khách cho lần mua sau.
Chọn đơn vị vận chuyển và hình thức gửi
Khai đúng loại hàng. Thực phẩm, chất lỏng, đồ uống có cồn, hàng dễ vỡ đều có quy định riêng của từng đơn vị vận chuyển và từng tuyến, nhất là tuyến có chặng hàng không. Khai sai để được nhận hàng là mất quyền đòi bồi thường khi có sự cố.
Bảo hiểm cho đơn giá trị lớn. Đơn hộp quà số lượng lớn, đơn quà doanh nghiệp nên khai giá trị và mua bảo hiểm hàng hoá theo chính sách của đơn vị vận chuyển. Đọc kỹ điều kiện bồi thường với hàng dễ vỡ.
Thu hộ và đơn bị từ chối nhận. Thu tiền khi giao giúp khách yên tâm nhưng đi kèm rủi ro khách không nhận, hàng quay về sau nhiều ngày trong kho. Với hàng hút ẩm, hàng quay về cần kiểm lại kỹ trước khi bán tiếp; nếu nghi ẩm thì không bán lại như hàng mới.
So thời gian giao thật, không chỉ cước. Với sản phẩm sâm, vài ngày nằm thêm trong kho có thể là khác biệt giữa hàng tốt và hàng mềm. Ghi lại thời gian giao thực tế theo từng tuyến trong vài tháng để chọn đơn vị phù hợp.
Dùng hai đơn vị song song. Cơ sở nhỏ thường dồn hết vào một đơn vị cho tiện. Khi đơn vị đó quá tải dịp lễ hoặc gặp sự cố ở một kho, toàn bộ đơn của bạn đứng theo. Giữ một đơn vị thứ hai cho một phần tuyến giúp bạn có chỗ chuyển sang khi cần, đồng thời có số liệu để so sánh thời gian và tỷ lệ hỏng.
Mùa mưa, mùa nồm và cao điểm Tết: thùng hàng cần thêm gì
Thời tiết làm thay đổi cách đóng gói nhiều hơn người bán nghĩ. Vào mùa mưa ở miền Nam và miền Trung, thùng hàng có thể bị dầm mưa trên xe máy của người giao chặng cuối; vào mùa nồm ở miền Bắc, không khí trong kho gần như bão hoà hơi nước suốt nhiều ngày. Những tháng này nên coi lớp túi nilon bọc ngoài là bắt buộc với mọi đơn, chọn thùng carton dày hơn, và tránh gửi hàng khô vào ngày đơn vị vận chuyển báo quá tải.
Cao điểm trước Tết là lúc đơn nhiều nhất và cũng là lúc kho trung chuyển quá tải nhất. Thời gian giao có thể dài hơn ngày thường, thùng bị xếp chồng cao hơn, xử lý mạnh tay hơn. Hộp quà nên có thêm lớp chèn ở góc và một thùng ngoài cứng; đơn quà cần tới trước một ngày cụ thể nên được chốt và gửi sớm, báo rõ cho khách mốc nhận đơn cuối cùng.
Người đóng gói cũng mệt hơn vào mùa cao điểm, và lỗi do người tăng lên: quên gói hút ẩm, dán nhầm phiếu, thiếu một túi trong đơn nhiều món. Chia ca, giữ quy trình từng bước và bước kiểm cuối do người thứ hai làm là cách rẻ nhất để giảm số đơn phải xử lý sau Tết.
Khi hàng hỏng trên đường: giữ bằng chứng và xử lý
Khi khách báo hàng vỡ, ẩm hay thiếu, việc đầu tiên là xin ảnh, video lúc mở thùng và ảnh tem gửi bên ngoài. Bạn đối chiếu với video đóng gói của đơn đó, khối lượng thùng đã ghi trong sổ và khối lượng đơn vị vận chuyển ghi nhận. Nếu khối lượng lệch, khả năng mất hàng trên đường cao; nếu thùng móp, ướt, khả năng hỏng do vận chuyển cao.
Với khách, nên xử lý trước rồi mới đi đòi bồi thường với đơn vị vận chuyển: gửi bù hoặc hoàn tiền theo chính sách đổi trả của cơ sở. Khách không cần biết bạn và bên vận chuyển phân xử thế nào; họ chỉ nhớ bạn giải quyết nhanh hay chậm.
Ghi mỗi sự cố vào một sổ riêng: tuyến, đơn vị vận chuyển, dòng hàng, nguyên nhân. Sau vài tháng, sổ này cho biết nên thêm lớp chèn cho dòng hàng nào, nên bỏ tuyến nào, nên ngừng gửi củ tươi tới vùng nào. Phần chính sách đổi trả với khách được bàn kỹ ở bài riêng về đổi trả sản phẩm sâm.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bỏ thêm gói hút ẩm vào thùng ngoài không?
Gói hút ẩm đặt ngoài túi bán lẻ, trong thùng, chỉ hút ẩm của không khí trong thùng và nhanh bão hoà. Nó không thay được việc túi bán lẻ phải kín và có gói hút ẩm bên trong. Lớp túi nilon bọc ngoài chống nước thường có ích hơn.
Gửi nước sâm đóng chai đi tỉnh xa có được không?
Được nếu đơn vị vận chuyển nhận chất lỏng trên tuyến đó, sản phẩm có hạn dùng và điều kiện bảo quản phù hợp với nhiệt độ thường, và chai được bọc riêng, đứng thẳng. Nước sâm cần bảo quản lạnh thì chỉ nên bán quanh vùng, không gửi xa bằng đường thường.
Củ sâm tươi gửi đi bao lâu thì còn tốt?
Phụ thuộc độ tươi lúc gửi, cách đóng, thời tiết và thời gian nằm kho. Không có con số chung đáng tin. Cách làm là tự gửi thử vài đơn tới các vùng khác nhau, nhờ người nhận chụp ảnh ngày nhận, rồi quyết định vùng nào gửi được, vùng nào chỉ nên bán lát khô.
Có nên quay video đóng gói mọi đơn không?
Nên, nhất là với đơn giá trị lớn, đơn hàng dễ vỡ và đơn gửi cho khách mới. Video liền mạch từ khi cho hàng vào tới khi dán kín và dán phiếu gửi là bằng chứng khi khách báo thiếu hàng, giúp bạn xử lý với khách và đơn vị vận chuyển nhanh hơn.
Hàng thu hộ bị khách từ chối quay về có bán lại được không?
Chỉ bán lại khi kiểm thấy bao bì nguyên vẹn, miệng hàn kín, hàng không mềm, không ẩm, hạn dùng còn đủ dài. Hàng đã nằm nhiều ngày trong kho ẩm mà có dấu hiệu mềm thì không nên bán như hàng mới, có thể dùng làm hàng thử hoặc huỷ.
Gửi rượu sâm cho khách qua đơn vị vận chuyển có được không?
Nhiều đơn vị vận chuyển hạn chế hoặc không nhận đồ uống có cồn, nhất là tuyến có chặng hàng không, và việc bán rượu qua mạng còn có điều kiện riêng. Hỏi rõ chính sách của đơn vị vận chuyển và kiểm quy định kinh doanh rượu trước khi nhận đơn gửi xa.