Chương trình OCOP đánh giá từng sản phẩm cụ thể, với một tên, một quy cách và một chủ thể đứng tên, nên việc đầu tiên của cơ sở sâm thổ hào là chọn đúng một sản phẩm để đưa đi, chứ không phải đăng ký cả cơ sở. Sản phẩm nên chọn là sản phẩm đã bán ổn định một thời gian, đã có hồ sơ công bố và kết quả kiểm nghiệm, có nguồn nguyên liệu kể được gốc gác, và có một điểm khác biệt mà hội đồng nhìn thấy.
Đường đi chung của một sản phẩm sâm tới OCOP, từ điều kiện tới hồ sơ và tự chấm, đã có bài riêng ở trang chuyên về sâm Tà Đùng. Bài này đi sâu một khâu thường bị làm vội: chọn sản phẩm nào, ở quy cách nào, do ai đứng tên. Chọn sai ở khâu này thì hồ sơ tốt tới đâu cũng khó lên hạng, và có khi phải làm lại từ đầu ở kỳ sau.
OCOP chấm từng sản phẩm, không chấm cả cơ sở
Theo bộ tiêu chí và quy trình đánh giá, phân hạng sản phẩm OCOP ban hành kèm Quyết định 148/QĐ-TTg năm 2023, mỗi sản phẩm được chấm theo phiếu của nhóm và bộ sản phẩm mà nó thuộc về, trên ba phần lớn: sản phẩm và sức mạnh cộng đồng, khả năng tiếp thị, chất lượng sản phẩm. Kết quả là hạng sao của chính sản phẩm đó, ghi trong quyết định công nhận cùng tên sản phẩm và chủ thể.
Điều này có ba hệ quả thực tế. Một, cơ sở có năm dòng hàng không có nghĩa là có năm sản phẩm OCOP; mỗi sản phẩm muốn có sao phải đi hồ sơ riêng, kiểm nghiệm riêng. Hai, sao của trà túi lọc không tự lan sang bột hay mứt của cùng cơ sở. Ba, các thứ thuộc về cơ sở như tổ chức sản xuất, liên kết với hộ trồng, kênh bán vẫn được chấm, nhưng chúng được chấm qua lăng kính của sản phẩm đang dự thi.
Sản phẩm sâm thổ hào có thể được xếp vào những nhóm khác nhau tuỳ dạng: một túi lát khô, một hộp trà túi lọc, một hũ mứt hay một chai rượu ngâm sẽ đi theo những phiếu chấm khác nhau. Nhóm và bộ sản phẩm cụ thể do cơ quan phụ trách OCOP xác định khi tiếp nhận; trước khi chuẩn bị hồ sơ nên hỏi để biết sản phẩm của mình sẽ được chấm bằng phiếu nào, vì mỗi phiếu nhấn vào những tiêu chí khác nhau.
Bốn câu hỏi lọc dòng hàng trước khi chọn
Sản phẩm đã bán ổn định đủ lâu chưa? Hội đồng muốn thấy sản phẩm có thị trường thật: kênh bán, khách quen, chứng từ bán hàng. Một dòng hàng vừa ra mẻ đầu thường thiếu những bằng chứng đó, và chính cơ sở cũng chưa biết mình có giữ được chất lượng đều qua nhiều mẻ không.
Đã có hồ sơ công bố và kết quả kiểm nghiệm chưa? Phần chất lượng của phiếu chấm dựa nhiều vào giấy tờ: công bố sản phẩm, tiêu chuẩn cơ sở, phiếu kiểm nghiệm. Sản phẩm nào đã có sẵn bộ giấy tờ này thì chuẩn bị nhẹ hơn hẳn sản phẩm phải làm từ đầu.
Nguồn nguyên liệu kể được gốc không? Phiếu chấm thường cho điểm theo mức gắn với nguyên liệu địa phương và mức ổn định của nguồn. Sản phẩm dùng củ của vườn nhà hoặc hộ liên kết có hợp đồng, có sổ thu mua, kể được rõ hơn sản phẩm dùng lát khô mua gom từ nhiều nơi.
Sản phẩm có điểm khác biệt mà người ngoài nhìn thấy không? Không cần khác biệt lớn, nhưng phải cụ thể: lát thái tay cùng độ dày, trà phối với một loại lá của vùng, mứt ít ngọt. Một sản phẩm giống hệt hàng trên thị trường khó có điểm ở phần câu chuyện và tính độc đáo.
So các dạng sản phẩm sâm thổ hào ở góc dự thi
Bảng sau so các dạng hàng hay gặp theo những gì thường làm hồ sơ mạnh lên hoặc yếu đi. Đây là xu hướng chung để cân nhắc, không phải điểm số; mỗi cơ sở cần đối chiếu với phiếu chấm thực tế của nhóm sản phẩm:
| Dạng hàng | Thường mạnh ở | Thường yếu ở | Cần hỏi trước |
|---|---|---|---|
| Lát khô đóng túi | Nguyên liệu dễ kể gốc, quy trình đơn giản, ít phụ gia | Khó tạo khác biệt; dễ bị xem gần với sơ chế | Sản phẩm được xếp vào nhóm nào, có cần công bố hay không |
| Trà túi lọc | Tiện dùng, hợp quà, bao bì có nhiều chỗ thể hiện | Cần thiết bị đóng túi hoặc thuê gia công; kiểm nghiệm nhiều chỉ tiêu hơn | Phiếu chấm của nhóm đồ uống hay nhóm khác |
| Bột sâm | Dễ phối với dòng khác, dễ gửi xa | Khách khó kiểm bằng mắt, cần kiểm nghiệm chặt | Chỉ tiêu kiểm nghiệm bắt buộc theo hồ sơ công bố |
| Mứt, sâm tẩm mật | Khác biệt rõ, hợp quà | Hạn dùng ngắn hơn, phụ gia và đường phải đúng danh mục | Điều kiện cơ sở cho hàng ướt |
| Rượu ngâm sâm | Có tệp khách quen ở nhiều vùng | Thêm giấy phép sản xuất rượu, quy định riêng về nhãn và quảng cáo | Đủ điều kiện pháp lý của rượu trước, OCOP sau |
Nhiều cơ sở nhỏ chọn dạng hàng mình bán chạy nhất và có giấy tờ đầy đủ nhất làm sản phẩm đầu tiên, thay vì dạng mới lạ nhất. Sản phẩm thứ hai có thể đi ở kỳ sau, khi kinh nghiệm làm hồ sơ của lần đầu đã có.
Chốt quy cách và tên sản phẩm trước khi nộp hồ sơ
Cùng là trà sâm túi lọc, hộp 20 túi và hộp 50 túi có thể là hai quy cách khác nhau trong mắt hồ sơ. Quyết định công nhận gắn với sản phẩm ở quy cách đã đánh giá, nên cần chốt quy cách đại diện trước khi chuẩn bị mẫu, ảnh, kiểm nghiệm. Thường nên chọn quy cách bán nhiều nhất, có bao bì hoàn chỉnh nhất, thay vì quy cách hộp quà mới làm cho mùa Tết.
Tên sản phẩm phải khớp ở mọi nơi: hồ sơ công bố, nhãn trên bao bì, phiếu kiểm nghiệm, phiếu đăng ký OCOP. Một chữ khác nhau, ví dụ "trà sâm Bố Chính" ở chỗ này và "trà sâm thổ hào" ở chỗ kia, có thể khiến hội đồng hỏi lại hoặc phải bổ sung. Nếu định đổi tên, đổi bao bì, nên làm trước kỳ đăng ký, không làm giữa chừng.
Một câu hỏi hay gặp là sau khi được công nhận, cơ sở muốn thêm quy cách khác hoặc đổi bao bì thì sao. Cách xử lý phụ thuộc hướng dẫn của cơ quan phụ trách OCOP tại thời điểm đó; có nơi xem quy cách khác là sản phẩm khác cần đánh giá riêng. Hỏi trước, đừng tự in biểu trưng OCOP lên quy cách chưa được đánh giá.
Ai đứng tên chủ thể khi đưa sản phẩm đi OCOP
Chủ thể là đơn vị có đăng ký kinh doanh và chịu trách nhiệm về sản phẩm. Theo bộ tiêu chí, chủ thể có thể là hợp tác xã, tổ hợp tác, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có đăng ký. Tên chủ thể trên hồ sơ OCOP nên trùng với tên trên hồ sơ công bố và trên nhãn.
Hình thức tổ chức có ảnh hưởng tới điểm. Phần tổ chức sản xuất thường cho điểm cao hơn với hình thức có tính liên kết cộng đồng như hợp tác xã. Nhưng không nên đổi hình thức chỉ vì điểm; chuyển từ hộ kinh doanh sang hợp tác xã hay doanh nghiệp kéo theo sổ sách, thuế, quản trị khác hẳn.
Thuê gia công thì cần rõ ai làm gì. Nếu sản phẩm do xưởng khác gia công, chủ thể đứng tên vẫn phải chứng minh mình kiểm soát được nguyên liệu, công thức và chất lượng. Hợp đồng gia công, biên bản giao nhận, phiếu kiểm nghiệm từng lô là những giấy tờ hội đồng có thể hỏi.
Liên kết với hộ trồng là điểm cộng có thật. Hợp đồng thu mua với các hộ trồng sâm thổ hào, sổ ghi lô có tên hộ, cách cơ sở hỗ trợ giống hay kỹ thuật, đều là chất liệu cho phần sức mạnh cộng đồng. Chỉ kê những liên kết có thật và có giấy tờ.
Một sản phẩm, một chủ thể. Hai cơ sở cùng làm một dòng hàng không nên cùng đưa một sản phẩm đi dưới hai tên. Nếu muốn đi chung, cách thường gặp là thành lập hoặc tham gia một tổ chức tập thể đứng tên.
Một sản phẩm hay nhiều sản phẩm trong cùng một kỳ
Khi đã quyết dự thi, nhiều cơ sở muốn đưa luôn ba bốn dòng hàng cho "đỡ mất công". Trên giấy thì nhiều phần hồ sơ dùng chung được: giấy đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận cơ sở, câu chuyện của cơ sở, hợp đồng với hộ trồng. Nhưng phần nặng nhất lại không dùng chung: mỗi sản phẩm cần mẫu riêng, kiểm nghiệm riêng, tiêu chuẩn cơ sở riêng, ảnh và bằng chứng bán hàng riêng. Với một cơ sở vài người, chia sức cho bốn bộ hồ sơ thường làm cả bốn bộ cùng mỏng.
Cách làm hay gặp ở cơ sở nhỏ là dồn sức cho một sản phẩm chủ lực ở kỳ đầu, làm cho đủ và kỹ. Lần đầu đi qua quy trình, cơ sở học được hội đồng hỏi gì, phiếu chấm nhấn vào đâu, giấy tờ nào thiếu. Kỳ sau đưa thêm sản phẩm thứ hai thì phần lớn khung hồ sơ đã có, chỉ bổ sung phần riêng của sản phẩm mới.
Trường hợp nên đi hai sản phẩm cùng lúc là khi hai dòng hàng dùng chung nguyên liệu, chung dây chuyền, và cả hai đều đã có đủ kiểm nghiệm, ví dụ lát khô và trà túi lọc làm từ cùng mẻ lát. Khi đó phần bổ sung thêm không nhiều, và hai sản phẩm cùng có sao giúp cơ sở giới thiệu cả một dòng hàng thống nhất với đại lý. Dù đi mấy sản phẩm, vẫn nên ghi rõ đâu là sản phẩm chủ lực, để khi phải chọn chỗ đầu tư thêm cho kiểm nghiệm hay bao bì, cả nhà không phải bàn lại từ đầu.
Lịch chuẩn bị tính ngược từ kỳ nhận hồ sơ
Mỗi tỉnh tổ chức đánh giá OCOP theo kế hoạch hằng năm. Sau khi bỏ cấp huyện từ tháng 7 năm 2025, nơi tiếp nhận và hướng dẫn hồ sơ có thể đã thay đổi; hỏi cán bộ phụ trách ở xã, phường hoặc cơ quan OCOP của tỉnh để biết lịch cụ thể. Một trình tự chuẩn bị hợp lý:
- Hỏi kế hoạch năm: thời điểm nhận hồ sơ, nhóm sản phẩm được ưu tiên, mẫu phiếu đăng ký và phiếu chấm hiện hành.
- Chọn sản phẩm và quy cách theo bốn câu hỏi ở trên; ghi lý do chọn để cả nhà hoặc cả hợp tác xã thống nhất.
- Tự chấm bằng phiếu chấm của đúng nhóm sản phẩm, đánh dấu tiêu chí còn thiếu.
- Bổ sung những thiếu hụt làm được trong vài tháng: kiểm nghiệm còn hiệu lực, sổ ghi lô, hợp đồng với hộ trồng, ảnh và câu chuyện sản phẩm.
- Chuẩn bị mẫu sản phẩm cùng lô với phiếu kiểm nghiệm, đủ số lượng theo yêu cầu, bao bì hoàn chỉnh.
- Nộp hồ sơ, giữ bản sao và ghi lại mọi câu hỏi của hội đồng để chuẩn bị cho lần đánh giá sau.
Đừng chờ tới khi có thông báo nhận hồ sơ mới bắt đầu. Kiểm nghiệm, sổ sách và bằng chứng bán hàng cần thời gian tích luỹ, nên nhiều cơ sở bắt đầu chuẩn bị từ năm trước kỳ định dự thi.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở có nhiều sản phẩm sâm thì nên đưa sản phẩm nào đi OCOP trước?
Nên chọn sản phẩm đã bán ổn định nhất, có hồ sơ công bố và kiểm nghiệm đầy đủ nhất, nguồn củ kể được gốc rõ nhất. Sản phẩm mới lạ nhưng chưa có thị trường và giấy tờ thường mất nhiều điểm hơn. Sản phẩm thứ hai có thể đi ở kỳ sau.
Một sản phẩm đạt sao thì các sản phẩm khác của cơ sở có được dùng biểu trưng OCOP không?
Không. Kết quả công nhận gắn với sản phẩm và quy cách cụ thể ghi trong quyết định. Các sản phẩm khác muốn có sao phải đăng ký và được đánh giá riêng. In biểu trưng lên sản phẩm chưa được công nhận là dùng sai và gây hiểu lầm cho khách.
Hộ kinh doanh có đưa sản phẩm đi OCOP được không?
Được, theo bộ tiêu chí hiện hành hộ sản xuất có đăng ký kinh doanh là một trong các loại chủ thể. Phần tổ chức sản xuất có thể cho điểm thấp hơn so với hợp tác xã hay doanh nghiệp, nhưng đó không phải lý do để đổi hình thức nếu cơ sở chưa thật sự cần.
Sản phẩm thuê gia công có được dự thi OCOP không?
Thường vẫn có thể, nếu chủ thể đứng tên chứng minh được quyền và trách nhiệm với sản phẩm: công thức, nguyên liệu, hợp đồng gia công, kiểm nghiệm từng lô. Cách xem xét cụ thể có thể khác nhau, nên hỏi cơ quan phụ trách OCOP trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Sản phẩm sâm thổ hào thuộc nhóm OCOP nào?
Tuỳ dạng sản phẩm và cách cơ quan phụ trách xếp nhóm. Trà, bột, lát, mứt hay rượu có thể đi theo những nhóm và bộ khác nhau, mỗi bộ một phiếu chấm. Hỏi trước khi làm hồ sơ để tự chấm bằng đúng phiếu, tránh chuẩn bị theo tiêu chí không áp dụng.
Có nên đổi bao bì ngay trước khi dự thi OCOP không?
Nếu bao bì hiện tại thiếu thông tin hay không đúng quy định thì nên sửa, nhưng làm sớm để tên, quy cách, nhãn khớp với hồ sơ công bố và kiểm nghiệm. Đổi bao bì giữa chừng dễ làm hồ sơ lệch nhau. Mẫu nộp nên là bao bì sẽ thật sự bán ra thị trường.