Chi phí một mẻ sản phẩm sâm thổ hào gồm sáu nhóm: nguyên liệu tính theo lượng thành phẩm thật ra được, công làm, năng lượng (điện, gas, củi cho sấy), bao bì và vật tư, phần chia của các khoản cố định (khấu hao máy, sửa xưởng, giấy tờ, kiểm nghiệm định kỳ), và phần hao hụt sau sản xuất (hàng hỏng, mẫu lưu, hàng biếu). Cộng sáu nhóm rồi chia cho số gói đạt mới ra chi phí một gói.
Cơ sở nhỏ hay tính giá bán bằng cách lấy tiền củ cộng tiền bao bì rồi nhân lên một hệ số. Cách đó bỏ sót hẳn những khoản không thấy hằng ngày, và khi bán nhiều lên mới thấy tiền đi đâu mất. Bài này không đưa con số nào, vì giá củ, giá điện, tiền công mỗi vùng mỗi khác; thay vào đó là cách gom đủ các khoản cho một mẻ, cách chia những khoản dùng chung, và một ví dụ giả định bằng ký hiệu để bạn tự điền số của mình.
Vì sao nên tính theo mẻ chứ không theo tháng
Tính chi phí theo tháng cho bạn một bức tranh tổng: tháng này chi bao nhiêu, thu bao nhiêu. Nhưng nó không cho biết sản phẩm nào lãi, sản phẩm nào lỗ, mẻ nào làm ăn tốt và mẻ nào hỏng. Với sâm thổ hào, các mẻ khác nhau khá nhiều: củ đầu vụ nhiều nước, củ cuối vụ xơ hơn; ngày nồm sấy lâu gấp rưỡi ngày hanh; một mẻ bột vón phải làm lại. Gộp chung theo tháng là xoá mất những khác biệt đó.
Tính theo mẻ buộc bạn ghi lại những gì thật sự xảy ra: bao nhiêu ký củ vào, bao nhiêu giờ công, lò sấy chạy bao lâu, ra bao nhiêu gói đạt. Sau vài chục mẻ, bạn có một dải số cho từng sản phẩm: mẻ tốt tốn bao nhiêu, mẻ kém tốn bao nhiêu, trung bình bao nhiêu. Dải số này hữu ích hơn mọi con số ước đoán, vì nó cho bạn biết giá bán phải chịu được cả những mẻ kém.
Cách ghi theo mẻ cũng nối thẳng với sổ sách lô: nhật ký sấy đã có khối lượng vào ra, sổ đóng gói đã có số gói đạt và gói hỏng. Bạn chỉ cần thêm vài cột về giờ công và số điện là đủ dữ liệu cho phép tính chi phí.
Sáu nhóm chi phí của một mẻ và cách đưa vào mẻ
Bảng dưới liệt kê nhóm chi phí, những gì nằm trong nhóm, và cách đưa khoản đó vào một mẻ cụ thể. Mức độ chi tiết tuỳ sức ghi chép của bạn:
| Nhóm | Gồm những gì | Cách đưa vào mẻ |
|---|---|---|
| Nguyên liệu | Củ tươi hoặc lát khô, thảo mộc phối, chất mang nếu có, vận chuyển củ về xưởng | Tính theo khối lượng dùng thật trong mẻ, cộng chi phí đưa về |
| Công | Sơ chế, thái, đứng lò, xay, đóng gói, vệ sinh sau mẻ | Ghi giờ công từng khâu cho mẻ, nhân với mức công của người làm |
| Năng lượng | Điện lò sấy, máy xay, máy hàn; gas hoặc củi; nước rửa | Đọc công tơ hoặc cân nhiên liệu trước và sau mẻ |
| Bao bì và vật tư | Túi, hộp, túi lọc, gói hút ẩm, nhãn, thùng carton, găng, mũ trùm tóc | Đếm số dùng thật, kể cả túi hỏng khi hàn |
| Phần chia khoản cố định | Khấu hao máy, sửa xưởng, giấy tờ, kiểm nghiệm định kỳ, thuê mặt bằng | Chia đều theo số mẻ dự kiến trong năm |
| Hao hụt sau sản xuất | Gói lỗi loại ra, mẫu lưu, hàng biếu, hàng hỏng trong kho | Ghi số gói ra khỏi dòng bán, tính bằng chi phí của chính gói đó |
Ba nhóm đầu thay đổi theo từng mẻ và đo được trực tiếp. Ba nhóm sau là chỗ hay bị bỏ sót, vì chúng không hiện ra lúc đang làm mẻ. Nhưng chính chúng thường quyết định một sản phẩm có thật sự có lãi hay không khi bán đều cả năm.
Nguyên liệu: tính theo thành phẩm chứ không theo ký củ mua
Sai lầm phổ biến nhất là lấy giá một ký củ chia cho số gói theo công thức trên giấy. Từ củ tươi tới lát khô, sâm thổ hào mất phần lớn khối lượng vì nước, còn mất thêm ở khâu gọt vỏ, cắt râu, loại củ hỏng, lát vụn, bột bay khi xay. Một ký củ mua về không bao giờ thành đúng số gói mà công thức gợi ý.
Cách đúng là lấy tổng tiền nguyên liệu đã đưa vào mẻ chia cho số gói đạt thật sự ra được. Muốn làm được, bạn cần tỷ lệ từ củ tươi ra thành phẩm do chính xưởng mình đo, qua nhiều mẻ, ở nhiều thời điểm trong mùa. Cách tự đo hao hụt từng khâu đã có bài riêng ở chuyên mục nguyên liệu và thu mua; ở đây chỉ nhắc rằng con số đó phải đi thẳng vào phép tính giá vốn.
Hai chi tiết hay bị quên. Một là phần củ loại ra nhưng vẫn bán được cho dòng hàng khác (củ nhỏ làm bột, râu củ làm trà): nếu có thu tiền từ phần đó, trừ bớt vào chi phí nguyên liệu của mẻ chính, nếu không thì đừng trừ. Hai là chi phí đưa củ về: xe, xăng, công đi thu mua, nhất là khi mua lẻ từng hộ ở xa. Khoản này nhỏ mỗi chuyến nhưng cộng cả vụ không nhỏ.
Công và năng lượng: hai khoản hay bị đoán bừa
Ghi giờ công theo khâu, không theo ngày. Một ngày làm việc của xưởng có thể chạy hai mẻ sấy và một ca đóng gói của lô hôm trước. Nếu chỉ ghi "cả ngày ba người", bạn không biết mẻ nào tốn bao nhiêu. Một tờ phiếu đơn giản để người làm ghi giờ bắt đầu và kết thúc mỗi khâu, kèm mã lô, là đủ.
Công của chủ cơ sở cũng là công. Nhiều hộ không tính công của chính mình và người nhà, nên giá vốn trông thấp. Tới lúc phải thuê người thay, giá bán cũ không còn đủ. Hãy tính công của mọi người làm theo mức bạn sẽ phải trả nếu thuê ngoài.
Sấy là khâu tốn năng lượng nhất. Với sâm thổ hào, lò sấy chạy nhiều giờ cho mỗi mẻ, và thời gian thay đổi theo độ ẩm không khí. Nếu lò dùng chung công tơ với nhà ở, nên lắp một công tơ phụ cho lò hoặc ghi số trước và sau mỗi mẻ. Lò dùng gas hay củi thì cân bình gas, cân củi trước và sau.
Đừng quên vệ sinh sau mẻ. Rửa khay, lau máy xay, vệ sinh khu đóng gói tốn công và nước, và là việc bắt buộc. Nếu không đưa vào chi phí mẻ, bạn sẽ có xu hướng làm qua loa để "đỡ tốn", điều không nên với một sản phẩm thực phẩm.
Các khoản chia đều mà cơ sở nhỏ hay quên
Những khoản dưới đây không phát sinh trong từng mẻ, nhưng vẫn phải được chia vào giá vốn. Liệt kê đủ một lần trong năm, rồi chia theo số mẻ dự kiến:
- Khấu hao lò sấy, máy thái, máy xay, máy hàn, cân: giá mua chia cho số năm dùng thực tế, không phải số năm nhà bán quảng cáo.
- Chi phí sửa xưởng để đạt điều kiện an toàn thực phẩm, chia theo nhiều năm.
- Chi phí làm hồ sơ, xin giấy chứng nhận, công bố sản phẩm, và chi phí làm lại khi đổi công thức hay bao bì.
- Kiểm nghiệm định kỳ thành phẩm theo kế hoạch của cơ sở, cộng các lần kiểm thêm khi có nghi ngờ.
- Thuê mặt bằng hoặc phần nhà dùng làm xưởng, kể cả khi đó là nhà của mình.
- Sửa chữa máy, thay linh kiện, dao thái mòn.
- Thiết kế, làm khuôn in bao bì, chụp ảnh sản phẩm.
- Phần vốn nằm trong kho: lát khô và thành phẩm tồn lâu là tiền nằm yên, nếu vay thì có lãi phải trả.
Khi chia theo số mẻ dự kiến, nhớ rằng năm đầu bạn thường làm ít mẻ hơn kế hoạch. Chia cho con số lạc quan sẽ làm chi phí mỗi mẻ trông nhẹ hơn thực tế. Một cách thận trọng là tính hai phương án: theo số mẻ kế hoạch và theo số mẻ thấp hơn.
Ví dụ giả định: đi từ sổ ghi tới chi phí một gói
Ví dụ dưới đây dùng ký hiệu thay cho số tiền, để bạn tự thay bằng số của xưởng mình. Giả định một mẻ trà sâm thổ hào túi lọc:
- Nguyên liệu: tổng tiền củ đã dùng trong mẻ, cộng thảo mộc phối, cộng chi phí đưa củ về. Gọi là N.
- Công: cộng giờ công của mọi khâu ghi trong phiếu, nhân mức công. Gọi là C.
- Năng lượng: số điện của lò và máy trong mẻ, cộng gas hoặc củi. Gọi là E.
- Bao bì và vật tư: số túi lọc, hộp, gói hút ẩm, thùng đã dùng thật, kể cả hỏng. Gọi là B.
- Phần chia cố định: tổng khoản cố định cả năm chia cho số mẻ dự kiến. Gọi là F.
- Đếm số gói đạt từ sổ đóng gói, trừ số gói giữ làm mẫu lưu, mẫu thử và hàng biếu dự kiến. Gọi là G.
- Chi phí một gói = (N + C + E + B + F) chia cho G. Ghi thêm một tỷ lệ dự phòng cho hàng hỏng trong kho và hàng khách đổi trả, ước theo số đã ghi ở các tháng trước.
Sau vài mẻ, so các kết quả: mẻ nào chi phí một gói cao bất thường, nhìn lại sổ xem vì củ, vì sấy lâu, hay vì nhiều gói lỗi. Phép tính này không chỉ để đặt giá; nó chỉ ra khâu nào trong xưởng đang tốn tiền nhất.
Dùng con số mẻ để quyết định
Khi đã có chi phí một gói qua nhiều mẻ, bạn trả lời được những câu trước đây chỉ đoán. Mẻ nhỏ có đáng làm không, hay nên gom củ chờ đủ một mẻ đầy lò? Thường phần chia cố định và công vệ sinh không giảm theo mẻ nhỏ, nên mẻ quá nhỏ đắt hơn hẳn mỗi gói. Nên tự làm bột hay thuê xưởng xay? So chi phí một gói tự làm với báo giá gia công cộng chi phí vận chuyển, kiểm hàng, như cách so hai hướng đã bàn trong bài về thuê gia công.
Con số này cũng là sàn cho giá bán. Giá bán lẻ, giá sỉ, chiết khấu đại lý, phí sàn thương mại điện tử đều phải đặt trên nền chi phí một gói, cộng chi phí bán hàng và phần bạn cần giữ lại. Cách cấu thành giá bán theo từng kênh thuộc chuyên mục bán hàng và kênh phân phối.
Cuối cùng, xem lại phép tính mỗi mùa. Giá củ thay đổi theo vụ, tiền công thay đổi theo năm, bao bì thay đổi khi bạn đổi nhà cung cấp. Một bảng chi phí lập từ năm trước mà không cập nhật có thể khiến bạn bán dưới giá vốn cả mùa mà không biết.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tính công của người nhà vào chi phí không?
Nên. Nếu không tính, giá vốn trông thấp hơn thật, và khi cơ sở lớn lên phải thuê người, giá bán cũ không còn đủ trang trải. Tính công người nhà theo mức bạn sẽ phải trả cho người ngoài làm cùng việc, kể cả khi không thật sự chi tiền.
Chi phí công bố sản phẩm và kiểm nghiệm nên chia thế nào?
Đây là khoản cố định. Cộng các chi phí làm hồ sơ, kiểm nghiệm phục vụ công bố và kiểm định kỳ trong năm, rồi chia theo số mẻ hoặc số gói dự kiến bán của sản phẩm đó. Nếu một lần kiểm phục vụ nhiều sản phẩm, chia theo tỷ lệ sản lượng của từng sản phẩm.
Mẻ làm hỏng phải bỏ thì tính vào đâu?
Chi phí của mẻ hỏng không biến mất. Cách thận trọng là cộng nó vào chi phí chung của sản phẩm trong kỳ, rồi chia cho số gói đạt của các mẻ tốt. Đồng thời ghi lại nguyên nhân để biết tỷ lệ mẻ hỏng thường gặp, và đưa tỷ lệ đó vào dự phòng khi đặt giá.
Có nên dùng phần mềm kế toán để tính chi phí mẻ không?
Khi sản lượng còn nhỏ, một bảng tính với các cột lấy từ sổ lô là đủ và dễ hiểu hơn. Phần mềm kế toán hữu ích khi bạn đã là doanh nghiệp, có nghĩa vụ sổ sách đầy đủ, hoặc có nhiều sản phẩm và kênh bán. Dù dùng gì, dữ liệu gốc vẫn là phiếu ghi giờ công, số điện và sổ đóng gói.
Chi phí mỗi gói thay đổi nhiều giữa các mẻ có bình thường không?
Với sâm thổ hào thì có. Củ đầu vụ và cuối vụ cho tỷ lệ thành phẩm khác nhau, thời tiết làm thời gian sấy thay đổi. Điều cần làm là theo dõi dải dao động; nếu một mẻ vượt hẳn dải thường gặp, mở sổ lô tìm nguyên nhân trước khi chấp nhận nó là chuyện bình thường.
Có nên tính lãi vốn cho hàng tồn kho vào chi phí không?
Nếu bạn vay để mua củ hoặc bao bì, tiền lãi là chi phí thật và nên chia vào sản phẩm. Nếu dùng vốn tự có, vẫn nên nhớ rằng hàng nằm kho lâu là tiền không quay vòng. Ít nhất hãy theo dõi hàng tồn quá lâu và tính khả năng phải bán giảm giá hoặc huỷ.