Mã số mã vạch không phải giấy phép bán hàng và không thay cho bản tự công bố. Đó là một dãy số định danh từng mặt hàng theo hệ thống GS1, giúp máy quét ở quầy, phần mềm kho và sàn thương mại điện tử nhận đúng sản phẩm. Bán trong nước ở chợ, cửa hàng nhỏ thì thường không bắt buộc, nhưng siêu thị, chuỗi cửa hàng, nhà phân phối và phần lớn đơn xuất khẩu đều đòi. Cơ sở làm sản phẩm sâm thổ hào nên đăng ký mã của chính mình trước khi in bao bì lô lớn.
Bài này đi qua chuyện mã vạch theo góc người làm hàng: mã nói gì và không nói gì, ai đứng tên đăng ký, mỗi gói trà, hũ bột hay hộp quà cần một mã riêng ra sao, và những lỗi in khiến máy quét không đọc. Thủ tục chung về mã cho hàng xuất khẩu có ở các trang chuyên về xuất khẩu hàng Việt; ở đây chỉ bàn phần gắn với các dòng sản phẩm sâm.
Mã vạch nói gì và không nói gì
Một mã mặt hàng phổ biến cho hàng bán lẻ là mã GTIN-13, gồm mười ba chữ số. Ba số đầu là tiền tố do tổ chức GS1 cấp cho từng quốc gia, với Việt Nam là 893. Tiếp theo là phần mã doanh nghiệp được cấp cho tổ chức đăng ký, rồi phần mã mặt hàng do chính doanh nghiệp tự đặt, và số cuối là số kiểm tra tính theo công thức. Máy quét đọc dãy số đó và tra trong phần mềm của cửa hàng ra tên hàng, giá, tồn kho.
Điều mã không nói là chất lượng và nơi sản xuất. Đầu 893 cho biết mã được cấp qua hệ thống của Việt Nam cho một tổ chức đăng ký ở đây, không chứng minh củ sâm trồng ở đâu hay sản phẩm có an toàn không. Nhiều người bán vẫn quảng cáo "có mã vạch 893 nên là hàng thật", câu đó sai bản chất. Bạn đừng dùng mã vạch như lời bảo chứng trong quảng cáo.
Mã vạch cũng khác mã QR truy xuất nguồn gốc. Mã QR có thể dẫn tới một trang thông tin về lô củ, ngày làm, phiếu kiểm nghiệm; mã vạch GS1 thì chỉ định danh mặt hàng để bán và quản lý kho. Hai loại mã có thể cùng nằm trên một bao bì, mỗi loại một việc, và không loại nào thay được bản tự công bố hay nhãn bắt buộc.
Ai cần đăng ký và khi nào nên đăng ký
Bán qua chợ, quầy nhà, khách quen. Không có mã vẫn bán được. Nhưng nếu bạn định đi xa hơn trong một hai năm tới, đăng ký sớm tránh được cảnh in hai lần bao bì.
Gửi hàng vào siêu thị, chuỗi đặc sản, cửa hàng tiện lợi. Gần như luôn đòi mã, vì phần mềm thu ngân của họ đọc mã. Hàng không mã có khi phải dán mã nội bộ của cửa hàng, vừa tốn công vừa phụ thuộc vào họ.
Bán trên sàn thương mại điện tử lớn. Nhiều ngành hàng trên sàn yêu cầu hoặc khuyến khích khai mã GTIN để gom tin đăng, chống trùng và đối chiếu thông tin sản phẩm.
Bán sỉ cho nhà phân phối, xuất khẩu. Nhà nhập khẩu và nhà bán lẻ nước ngoài thường đòi mã GS1 hợp lệ cho từng mặt hàng và cả cho thùng hàng.
Ai đứng tên. Mã cấp cho tổ chức, cá nhân có đăng ký kinh doanh, và nên là chính đơn vị đứng tên sản phẩm trên nhãn. Nếu bạn thuê xưởng gia công, đừng dùng mã của xưởng: khi đổi xưởng, toàn bộ mã đi theo họ chứ không theo thương hiệu của bạn.
Các bước đăng ký mã cho cơ sở sâm thổ hào
Thủ tục cấp mã số mã vạch theo các nghị định về mã số mã vạch, trong đó có Nghị định 132/2008/NĐ-CP được sửa bởi Nghị định 74/2018/NĐ-CP và Nghị định 13/2022/NĐ-CP. Cơ quan quản lý là đơn vị về tiêu chuẩn đo lường chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, tên gọi đã thay đổi qua các đợt sắp xếp bộ máy, nên bạn tra tên và cổng nộp hiện hành. Các bước ở mức nguyên lý:
- Liệt kê mọi mặt hàng định bán trong vài năm tới, kể cả quy cách và hộp quà, để ước số mã cần dùng.
- Chọn loại mã doanh nghiệp phù hợp với số mặt hàng đó; mã ngắn hơn cho phép ít mặt hàng hơn, mã dài hơn cho phép nhiều hơn.
- Chuẩn bị giấy tờ của đơn vị đứng tên và nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công của cơ quan quản lý mã số mã vạch.
- Nộp phí cấp mã và ghi nhớ phí duy trì hằng năm; quên nộp phí duy trì có thể dẫn tới mã bị thu hồi.
- Khi có mã, tự đặt mã mặt hàng cho từng sản phẩm theo một bảng quản lý thống nhất.
- Khai báo thông tin từng mặt hàng lên hệ thống cơ sở dữ liệu theo yêu cầu, để đối tác tra được tên sản phẩm gắn với mã.
Biểu phí và loại mã có thể thay đổi; trang này không nêu số tiền. Bạn xem trực tiếp biểu phí hiện hành trên cổng của cơ quan quản lý trước khi chọn loại mã.
Gán mã cho từng mặt hàng: ví dụ giả định một cơ sở sâm thổ hào
Nguyên tắc chung là mỗi mặt hàng khác nhau khi bán lẻ thì một mã riêng. Khác thành phần, khác khối lượng, khác số túi, khác dạng bao bì bán lẻ đều tính là khác mặt hàng. Bảng dưới là ví dụ giả định, các số chỉ để minh hoạ cách đánh, không phải mã thật.
| Sản phẩm | Có cần mã riêng không | Ghi chú |
|---|---|---|
| Trà sâm túi lọc hộp 20 túi | Có | Mã mặt hàng giả định 0001 |
| Trà sâm túi lọc hộp 50 túi | Có, khác số túi | Không dùng chung mã với hộp 20 túi dù cùng công thức |
| Trà sâm gừng hộp 20 túi | Có, khác thành phần | Thành phần khác là mặt hàng khác |
| Bột sâm hũ 100 g và túi 100 g | Có, khác bao bì bán lẻ | Cùng khối lượng nhưng khác dạng đóng gói |
| Hộp quà gồm trà và mứt | Có, mã của bộ quà | Từng món bên trong vẫn giữ mã của nó |
| Thùng carton 24 hộp trà | Có, mã cho đơn vị thùng | Thường dùng mã cho đơn vị thương mại không bán lẻ, in kiểu vạch khác |
Khi đổi bao bì mà mặt hàng vẫn như cũ, bạn thường giữ mã; khi đổi thành phần hay đổi khối lượng tịnh, nên cấp mã mới. Mã đã dùng cho một mặt hàng đừng tái sử dụng cho mặt hàng khác trong nhiều năm, vì phần mềm của đối tác có thể vẫn nhớ thông tin cũ.
Bảng mã nội bộ: giữ mã khớp với hồ sơ công bố và sổ lô
Khi cơ sở mới có ba bốn sản phẩm, ai cũng nhớ mã nào của hộp nào. Sau hai năm, với vài quy cách trà, hai cỡ bột, mứt theo mùa và ba kiểu hộp quà Tết, trí nhớ không còn đủ. Bạn nên lập một bảng mã nội bộ ngay từ đầu, mỗi dòng một mặt hàng, gồm mã GTIN, tên sản phẩm đúng như trên nhãn, số hoặc ngày của bản tự công bố tương ứng, khối lượng tịnh hay số túi, loại bao bì, ngày bắt đầu bán và ngày ngừng bán nếu có.
Bảng này nối ba hệ thống vốn hay đi lệch nhau: hồ sơ pháp lý, bao bì và kho. Khi đoàn kiểm tra hỏi một hộp trà trên kệ đại lý thuộc bản công bố nào, bạn tra mã là ra. Khi một siêu thị báo mã quét ra sai tên, bạn biết ngay lỗi nằm ở khai báo hay ở bản in. Khi ngừng một sản phẩm, bạn đánh dấu mã đó là đã ngừng thay vì xoá, để không ai vô tình cấp lại cho hàng mới.
Cũng nên ghi chú những mặt hàng chỉ khác nhau rất nhỏ, chẳng hạn trà sâm hộp giấy và trà sâm hộp thiếc cùng 20 túi. Với nhà bán lẻ, đó là hai mặt hàng vì giá và cách bày khác nhau; với hồ sơ công bố, có thể vẫn chung một bản nếu thành phần không đổi và bao bì đã được khai. Bảng mã giúp bạn giữ được cả hai cách nhìn mà không lẫn.
In mã lên bao bì sâm thổ hào để máy quét đọc được
Lỗi phổ biến nhất không nằm ở thủ tục mà ở bản in. Mã vạch đọc được nhờ tương phản giữa vạch tối và nền sáng. Vạch đen trên nền trắng là chắc nhất. Túi giấy kraft màu nâu, màng nhôm sáng bóng, hộp màu xanh đậm theo màu thương hiệu đều làm giảm tương phản; nếu bao bì nền tối, bạn chừa một ô nền trắng cho mã. Vạch màu đỏ hay vàng thường không đọc được vì đầu quét dùng ánh sáng đỏ.
Kích thước và vùng trống cũng quan trọng. Thu nhỏ mã quá mức để lấy chỗ cho hình ảnh, hay đặt chữ, hoa văn sát hai bên mã, đều khiến máy quét lúng túng. Mã nên nằm trên mặt phẳng: đặt mã ngay nếp gấp hộp, trên khoá zip hay vòng quanh hũ tròn nhỏ là chỗ máy quét hay trượt. Với hũ thuỷ tinh tròn, xoay mã theo chiều dọc thân hũ thường dễ đọc hơn.
Trước khi in số lượng lớn, bạn in thử vài mẫu trên đúng vật liệu, quét bằng máy quét thật ở một cửa hàng và bằng ứng dụng điện thoại. Với đối tác lớn, có thể dùng dịch vụ kiểm định chất lượng in mã vạch để có kết quả đánh giá. Một lần quét thử tốn rất ít so với một kho bao bì bị cửa hàng trả về.
Những lỗi về mã vạch hay gặp ở cơ sở nhỏ
Các lỗi dưới đây không gây hậu quả ngay hôm in, nhưng làm hỏng quan hệ với nhà bán lẻ hoặc sàn khi họ đối chiếu thông tin:
- Mua lại hoặc mượn mã của đơn vị khác để in lên sản phẩm của mình, khiến thông tin tra cứu ra tên đơn vị khác.
- In mã tự nghĩ ra theo đúng định dạng mười ba số nhưng không hề đăng ký, đến khi đối tác tra thì không có trong hệ thống.
- Dùng một mã cho cả hộp 20 túi và hộp 50 túi, làm phần mềm thu ngân tính sai giá và sai tồn kho.
- Không nộp phí duy trì, mã bị thu hồi trong khi bao bì vẫn đang in mã đó.
- Khai tên sản phẩm trên hệ thống mã khác với tên trong bản tự công bố và trên nhãn.
- Đặt mã ở vị trí bị nắp, nhãn phụ hay băng keo dán thùng che mất.
Mã vạch làm đúng là thứ nhỏ, nhưng nó cho nhà bán lẻ thấy cơ sở của bạn làm việc có hệ thống. Cùng với hồ sơ công bố đầy đủ và nhãn đúng, nó giúp hàng sâm thổ hào đi được vào những kệ khó tính. Các văn bản về mã số mã vạch có thể đã được sửa đổi; bạn kiểm văn bản hiện hành trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Bán sâm thổ hào trên mạng có bắt buộc phải có mã vạch không?
Pháp luật không bắt mọi sản phẩm phải có mã vạch, nhưng nhiều sàn và đối tác bán lẻ yêu cầu hoặc ưu tiên sản phẩm có mã GTIN hợp lệ. Bán qua mạng xã hội cho khách lẻ thì thường không cần, còn muốn vào kênh lớn thì nên có.
Mã vạch 893 có chứng minh sản phẩm là hàng Việt Nam không?
Không hẳn. Đầu 893 cho biết mã được cấp qua hệ thống GS1 của Việt Nam cho một tổ chức đăng ký tại đây. Xuất xứ hàng hoá được xác định theo quy định riêng và thể hiện trên nhãn, không dựa vào ba số đầu của mã vạch.
Thuê xưởng gia công đóng gói thì dùng mã vạch của ai?
Nên dùng mã của chính đơn vị đứng tên thương hiệu trên nhãn. Dùng mã của xưởng thì khi đổi xưởng bạn mất mã, phải đổi bao bì và khai báo lại với mọi đối tác. Hợp đồng gia công nên ghi rõ mã thuộc về bên đặt hàng.
Đổi thiết kế hộp trà sâm có phải đổi mã vạch không?
Nếu chỉ đổi hình ảnh, màu sắc mà thành phần, khối lượng tịnh và quy cách vẫn giữ nguyên, thường giữ mã cũ. Nếu đổi số túi, khối lượng hay công thức, nên cấp mã mặt hàng mới để phần mềm của cửa hàng không lẫn hai sản phẩm.
Hộ kinh doanh có được đăng ký mã số mã vạch không?
Mã được cấp cho tổ chức, cá nhân có đăng ký kinh doanh hợp pháp theo quy định về mã số mã vạch. Bạn xem điều kiện cụ thể và giấy tờ cần nộp trên cổng của cơ quan quản lý mã số mã vạch hiện hành trước khi lập hồ sơ.
In mã vạch trên túi giấy kraft có quét được không?
Có thể quét được nếu tương phản đủ, nhưng nền nâu làm giảm độ tương phản và mực dễ loang trên giấy. Cách chắc là chừa một ô nền trắng cho mã hoặc dùng tem dán in mã trên giấy trắng, rồi quét thử bằng máy thật trước khi in số lượng lớn.