Tự công bố không có nghĩa là không ai xem lại. Sau khi sản phẩm sâm thổ hào ra thị trường, cơ quan quản lý an toàn thực phẩm có thể kiểm tra theo kế hoạch, kiểm tra đột xuất khi có phản ánh, hoặc lấy mẫu sản phẩm trên kệ đại lý, trên sàn để kiểm nghiệm. Cơ sở đứng vững được khi bộ hồ sơ để sẵn một chỗ, nhãn thật khớp hồ sơ, sổ mẻ dẫn ngược được về lô củ, có mẫu lưu theo lô, và người phụ trách biết cách làm việc với đoàn qua biên bản.
Nhiều cơ sở nhỏ chỉ nghĩ tới đoàn kiểm tra khi đoàn đã đứng trước cửa. Bài này giúp chủ cơ sở hình dung đoàn thường xem gì, chuẩn bị ra sao từ hôm nay, và nếu có kết quả không đạt thì đi tiếp thế nào cho đúng. Nội dung ở mức nguyên lý, vì cách tổ chức kiểm tra khác nhau giữa các tỉnh và có thể thay đổi theo văn bản mới.
Hậu kiểm là gì và đến từ đâu
Luật An toàn thực phẩm 2010 và Nghị định 15/2018/NĐ-CP chuyển phần lớn trách nhiệm sang cơ sở: tự công bố, tự bảo đảm an toàn. Đổi lại, nhà nước tăng phần kiểm tra sau khi sản phẩm đã lưu hành, gọi chung là hậu kiểm. Hậu kiểm có thể là kiểm tra hồ sơ tự công bố mà cơ quan tiếp nhận đã nhận, kiểm tra điều kiện tại cơ sở sản xuất, hoặc lấy mẫu sản phẩm đang bán để kiểm nghiệm.
Đoàn có thể đến theo kế hoạch kiểm tra định kỳ của ngành, theo các đợt cao điểm như trước Tết khi đặc sản và quà biếu bán nhiều, hoặc đột xuất khi có phản ánh của người tiêu dùng, của cơ sở khác hay khi một mẫu lấy trên thị trường có kết quả bất thường. Với sản phẩm sâm thổ hào, mùa Tết là lúc hàng hộp quà, trà, mứt đi nhiều nhất, cũng là lúc dễ gặp đoàn nhất.
Thành phần đoàn tuỳ ngành quản lý: y tế, nông nghiệp, công thương, hoặc đoàn liên ngành. Cơ sở có quyền được biết căn cứ kiểm tra, thường là quyết định kiểm tra hay giấy tờ thể hiện nhiệm vụ của đoàn. Hỏi lịch sự để xem quyết định là bình thường, không phải thái độ chống đối.
Bộ hồ sơ nên để sẵn một chỗ
Đoàn thường bắt đầu bằng giấy tờ. Bạn gom những thứ sau vào một tủ hay một bìa riêng, có bản sao số hoá, để không phải lục tìm trong lúc đoàn đứng chờ:
- Giấy đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, với thông tin địa chỉ đã cập nhật sau sáp nhập nếu có.
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hoặc căn cứ thuộc diện không phải cấp và bản cam kết nếu áp dụng.
- Bản tự công bố của từng sản phẩm đang bán, bằng chứng đã công khai và đã nộp cho cơ quan tiếp nhận, các văn bản thông báo thay đổi.
- Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm dùng cho hồ sơ và các phiếu kiểm định kỳ sau đó.
- Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm và giấy khám sức khoẻ của người trực tiếp làm, theo yêu cầu hiện hành.
- Hoá đơn, biên nhận mua củ, lát khô, bao bì, phụ liệu theo từng lô; giấy tờ của nhà cung cấp bao bì tiếp xúc thực phẩm.
- Sổ mẻ sản xuất, sổ xuất bán, sổ mẫu lưu, sổ vệ sinh nhà xưởng và kiểm soát côn trùng.
- Kết quả kiểm nước dùng trong sản xuất, nếu sản phẩm có dùng nước như nước sâm hay mứt.
Danh sách cụ thể có thể khác tuỳ ngành quản lý và quy mô cơ sở. Một bộ hồ sơ gọn, đúng thứ tự, tự nó đã nói với đoàn rằng cơ sở làm việc có hệ thống, và thời gian kiểm tra thường ngắn hơn.
Tại xưởng: đoàn hay nhìn vào đâu
Khu sấy và khu nghiền. Với sâm thổ hào, đây là hai nơi rủi ro nhất. Lát phơi ngoài trời có che chắn không, máy sấy có sạch không, máy nghiền có vệ sinh sau mỗi mẻ không, bột rơi vãi có được dọn không.
Kho nguyên liệu và kho thành phẩm. Hàng có kê cao khỏi sàn không, có tách nguyên liệu với thành phẩm không, có ghi lô trên bao không, có dấu hiệu chuột, mọt, ẩm mốc không. Lát sâm và bột hút ẩm nhanh, nên kho ẩm là điểm hay bị nêu.
Người làm. Trang phục, găng tay, khẩu trang, thói quen rửa tay, việc không ăn uống trong khu sản xuất. Đoàn có thể hỏi trực tiếp người đang làm về quy trình.
Nhãn thật trên hàng. Đoàn lấy vài gói thành phẩm và đối chiếu với bản tự công bố: tên, thành phần, hạn dùng, địa chỉ, có chữ công dụng không. Đây là chỗ lỗi hay lộ ra nhất.
Khối lượng tịnh. Một số đoàn cân lại vài gói. Gói bột hay trà thiếu khối lượng so với ghi trên nhãn là lỗi đo lường dễ thấy.
Khi đoàn lấy mẫu sản phẩm
Lấy mẫu để kiểm nghiệm là bước quan trọng vì kết quả của nó có thể dẫn tới xử lý. Việc lấy mẫu phải có biên bản, mẫu được niêm phong, thường lấy thành nhiều phần để có phần gửi kiểm, phần lưu ở cơ quan và phần để lại cho cơ sở. Bạn theo dõi để mẫu được lấy từ đúng lô, đúng sản phẩm, trong bao bì nguyên vẹn, và ghi đúng số lô, ngày sản xuất vào biên bản.
Phần mẫu để lại cho cơ sở, nếu có, cần được giữ nguyên niêm phong ở điều kiện bảo quản ghi trên nhãn. Đây là căn cứ khi bạn muốn đề nghị kiểm nghiệm lại. Bên cạnh đó là mẫu lưu của chính cơ sở theo từng lô, giữ tới hết hạn dùng; nếu không có mẫu lưu, bạn gần như không có gì để đối chiếu.
Trước khi ký biên bản, đọc kỹ từng dòng. Nếu có điểm bạn không đồng ý, ghi ý kiến vào phần dành cho cơ sở, ngắn gọn và đúng sự việc. Ký biên bản là xác nhận sự việc đã diễn ra như ghi, không phải thừa nhận vi phạm; nhưng ký mà không đọc thì sau này rất khó giải thích.
Khi có kết quả không đạt hoặc bị nêu lỗi
Không phải mọi lỗi đều giống nhau. Bảng dưới gom những tình huống hay gặp với cơ sở sản phẩm sâm và hướng xử lý ở mức nguyên lý; mức xử phạt cụ thể không nêu ở đây vì phụ thuộc văn bản hiện hành và từng vụ việc.
| Tình huống | Việc cơ sở nên làm ngay | Việc làm tiếp |
|---|---|---|
| Độ ẩm, nấm mốc vượt mức ở bột hay lát | Ngừng xuất lô đó, kiểm hàng tồn cùng lô, khoanh vùng hàng đã bán | Tìm nguyên nhân ở sấy, bao bì, kho; sửa quy trình; kiểm lại trước khi bán tiếp |
| Nhãn có chữ công dụng hoặc thiếu dòng bắt buộc | Ngừng dùng bao bì lỗi, rút hàng có nhãn lỗi khỏi kênh nếu được yêu cầu | Sửa nhãn theo hồ sơ, soát toàn bộ bao bì khác |
| Thiếu hồ sơ hoặc hồ sơ không khớp sản phẩm | Bổ sung giấy tờ theo yêu cầu của đoàn | Thông báo thay đổi hoặc tự công bố lại nếu sản phẩm thật đã khác hồ sơ |
| Kết quả bị nghi không đúng | Giữ nguyên mẫu đối chứng, xem lại biên bản lấy mẫu | Đề nghị kiểm nghiệm lại theo thủ tục quy định, thường gọi là kiểm nghiệm phúc tra |
Khi phải thu hồi, làm có hệ thống: danh sách đại lý và khách đã nhận lô đó lấy từ sổ xuất bán, thông báo bằng văn bản, nhận hàng về, ghi số lượng, xử lý hàng theo hướng dẫn của cơ quan quản lý, và lưu hồ sơ. Một vụ thu hồi làm gọn thường được nhìn nhận khác hẳn một vụ để hàng lỗi tiếp tục nằm trên kệ.
Hàng trên sàn và trên kệ đại lý cũng là nơi bị kiểm
Không phải lần kiểm tra nào cũng bắt đầu ở xưởng. Cơ quan quản lý và lực lượng quản lý thị trường có thể mua mẫu sản phẩm trên sàn thương mại điện tử, trên trang bán hàng mạng xã hội, hay lấy mẫu ở cửa hàng đặc sản, quầy quà tặng, rồi mới lần về cơ sở đứng tên trên nhãn. Khi đó thứ họ cầm trên tay là gói hàng sau nhiều tuần lưu thông, có khi đã qua một kho nóng, một chuyến xe dài, một kệ trưng bày gần cửa kính nắng.
Điều này có hai hệ quả. Thứ nhất, sản phẩm phải đạt không chỉ lúc rời xưởng mà cả lúc nằm trên kệ của người khác, nên bao bì chống ẩm và hướng dẫn bảo quản rõ ràng là phần của an toàn chứ không chỉ của thẩm mỹ. Thứ hai, lời giới thiệu trên trang bán hàng, kể cả trang của đại lý hay cộng tác viên, cũng được xem cùng sản phẩm. Một câu gợi công dụng do đại lý tự viết vẫn có thể kéo cơ sở vào cuộc, nên thoả thuận với đại lý cần có phần về lời giới thiệu được phép.
Làm việc với đoàn: minh bạch và qua giấy tờ
Thái độ tốt nhất là hợp tác và minh bạch. Bố trí một người nắm hồ sơ và quy trình đi cùng đoàn, trả lời đúng điều được hỏi, không đoán, không hứa hẹn ngoài khả năng. Nếu không biết, nói sẽ kiểm và gửi bổ sung trong thời hạn đoàn yêu cầu. Mọi giấy tờ bổ sung nên gửi bằng văn bản có ngày, giữ bản sao.
Không nên tranh luận gay gắt tại chỗ, cũng không nên tìm cách giải quyết ngoài quy trình. Nếu bạn cho rằng kết luận chưa đúng, con đường là ghi ý kiến vào biên bản, giải trình bằng văn bản, đề nghị kiểm nghiệm lại hoặc khiếu nại theo thủ tục hành chính. Những con đường đó để lại dấu vết và bảo vệ cơ sở lâu dài.
Sau mỗi lần kiểm tra, dù kết quả tốt hay không, hãy dành một buổi cùng người làm xem lại những điểm đoàn đã hỏi. Đó là bản danh sách việc cần cải thiện miễn phí và sát thực tế nhất bạn có thể có.
Tự hậu kiểm trước khi bị hậu kiểm
Cách chuẩn bị hiệu quả nhất là tự làm điều đoàn sẽ làm. Mỗi quý, bạn đến một vài đại lý, cửa hàng đặc sản hay đặt mua chính sản phẩm của mình trên sàn, mang về và đối chiếu như một người kiểm tra: nhãn có khớp hồ sơ không, hạn dùng còn bao lâu, gói có bị ẩm, vón, phồng không, hàng có được bảo quản đúng không. Nếu cần, gửi một mẫu lấy từ thị trường đi kiểm nghiệm để biết sản phẩm sau một thời gian lưu thông còn đạt hay không.
Song song, chọn ngẫu nhiên một lô đã bán và thử truy ngược: từ số lô trên gói tới sổ mẻ, tới lô lát khô, tới phiếu mua củ, tới danh sách khách đã nhận. Nếu chuỗi đó đứt ở đâu, bạn đã biết chỗ cần sửa trước khi người khác phát hiện. Các văn bản nêu trong bài có thể đã được sửa đổi hoặc thay thế; bạn kiểm văn bản hiện hành và hướng dẫn của tỉnh mình.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn kiểm tra có được vào xưởng mà không báo trước không?
Kiểm tra đột xuất là hình thức có trong quy định khi có dấu hiệu vi phạm hoặc phản ánh. Cơ sở có quyền được biết căn cứ kiểm tra, như quyết định kiểm tra, và nên hỏi lịch sự để xem. Sau đó bố trí người nắm hồ sơ đi cùng đoàn.
Cơ sở có được giữ một phần mẫu khi đoàn lấy mẫu không?
Thủ tục lấy mẫu thường chia mẫu thành nhiều phần có niêm phong, trong đó có thể có phần để lại cho cơ sở. Bạn giữ nguyên niêm phong ở đúng điều kiện bảo quản, vì đây là căn cứ nếu muốn đề nghị kiểm nghiệm lại. Mẫu lưu theo lô của chính cơ sở cũng rất cần.
Kết quả kiểm nghiệm không đạt thì có được kiểm lại không?
Quy định có thủ tục để cơ sở đề nghị kiểm nghiệm lại khi không đồng ý với kết quả, thường gọi là kiểm nghiệm phúc tra, thực hiện trên mẫu lưu và ở phòng thử nghiệm được chỉ định. Bạn xem thời hạn đề nghị trong văn bản hiện hành và làm bằng văn bản.
Nhãn bị nêu có chữ công dụng thì hàng đang bán xử lý thế nào?
Thường cơ sở phải ngừng dùng bao bì đó và sửa nhãn theo đúng hồ sơ. Hàng đang lưu thông có thể phải rút về hoặc dán nhãn bổ sung tuỳ yêu cầu của cơ quan quản lý. Đồng thời soát mọi nơi bán, kể cả lời giới thiệu trên mạng.
Hộ kinh doanh nhỏ có bị hậu kiểm như doanh nghiệp không?
Hộ kinh doanh sản xuất thực phẩm cũng thuộc phạm vi quản lý an toàn thực phẩm và có thể được kiểm tra. Yêu cầu hồ sơ và điều kiện có thể khác theo quy mô và loại hình, nhưng nguyên tắc nhãn đúng, hồ sơ khớp, truy được lô thì như nhau.
Nên lưu hồ sơ trong bao lâu?
Ít nhất suốt thời gian sản phẩm còn lưu hành và tới hết hạn dùng của lô cuối, cộng thêm khoảng dự phòng cho khiếu nại. Một số giấy tờ có thời hạn lưu theo quy định riêng; bạn kiểm văn bản hiện hành và lưu cả bản giấy lẫn bản số hoá.