Để có sâm thổ hào quanh năm, cơ sở chế biến cần ba thứ: mua từ nhiều vùng có mùa đào lệch nhau, trữ một phần nguyên liệu dưới dạng lát khô làm đệm cho những tháng không có củ tươi, và giữ sẵn nguồn dự phòng. Củ tươi chỉ chịu được ít ngày trước khi phải chế biến, nên trông chờ củ tươi đều đặn mỗi tuần là không thực tế với phần lớn cơ sở nhỏ.
Bài này giúp bạn đọc lịch mùa vụ theo vùng, tính lượng tồn kho an toàn bằng ví dụ giả định, và nghĩ về vốn nằm trong kho. Cách sơ chế lát khô ở nhà vườn đã có bài riêng trên trang của người trồng sâm Tà Đùng; ở đây chỉ bàn chuyện lên kế hoạch nguyên liệu từ phía cơ sở cần củ.
Vì sao nguồn củ không bao giờ đều
Củ sâm thổ hào tươi sau khi đào bắt đầu mất nước, chỗ dập thâm dần, và nếu để ẩm thì dễ mốc. Trong điều kiện thường, cơ sở chỉ nên tính củ tươi giữ được vài ngày; giữ lâu hơn cần chỗ mát, thoáng và kiểm tra hằng ngày. Điều đó có nghĩa là lượng củ tươi vào xưởng phụ thuộc hoàn toàn vào lịch đào của nhà vườn.
Nhà vườn đào theo ba thứ: tuổi củ, thời tiết và giá. Đào vào mùa mưa dễ gãy củ, củ mang nhiều đất, khó phơi; nên phần lớn nhà vườn tránh đào khi đất quá ướt. Khi giá lên, nhiều nhà cùng đào một lúc; khi giá xuống, họ có thể để củ thêm một thời gian. Kết quả là củ về xưởng theo từng đợt dồn dập rồi im ắng, không theo nhu cầu bán hàng.
Trong khi đó, nhu cầu thành phẩm của cơ sở cũng không đều: cao trước Tết, trong mùa quà biếu, khi có đơn hàng doanh nghiệp. Hai đường cong cung và cầu hiếm khi trùng. Công việc của người lo nguyên liệu là làm cho hai đường ấy gặp nhau, bằng lịch mua theo vùng và bằng tồn kho.
Mùa mưa từng vùng và cách lệch lịch mua
Sâm thổ hào được trồng ở nhiều vùng khí hậu khác nhau. Bảng dưới chỉ dựa trên đặc điểm khí hậu chung, không phải lịch đào cụ thể; lịch đào thật bạn phải hỏi từng nhà vườn và ghi lại qua vài vụ:
| Vùng | Đặc điểm khí hậu chung | Gợi ý khi lên lịch mua |
|---|---|---|
| Ven biển miền Trung (Quảng Trị, Huế, Hà Tĩnh) | Mưa nhiều dồn vào khoảng cuối thu sang đầu đông, có bão lũ | Củ thường dồn vào các tháng khô; tránh hẹn giao dài trong mùa mưa bão |
| Bắc Trung Bộ và phía Bắc (Thanh Hóa, Nghệ An) | Có mùa đông lạnh, cây thường lụi lá | Hỏi nhà vườn đào trước hay sau đông; lịch khác hẳn phía Nam |
| Tây Nguyên (Lâm Đồng, Đắk Lắk, Gia Lai) | Mùa mưa dài giữa năm, mùa khô rõ cuối năm sang đầu năm | Củ dồn vào mùa khô; lệch với ven biển miền Trung |
| Đông Nam Bộ (Đồng Nai, TP.HCM, Tây Ninh) | Mùa mưa giữa năm, mùa khô cuối năm sang đầu năm | Gần với Tây Nguyên; đường chở về xưởng phía Nam ngắn |
Điểm đáng chú ý là mùa mưa của ven biển miền Trung lệch với mùa mưa của Tây Nguyên và Nam Bộ. Cơ sở mua được ở cả hai phía có cơ hội trải củ tươi ra nhiều tháng hơn so với cơ sở chỉ mua ở một vùng. Dĩ nhiên đường xa thì củ mất nước, chi phí chở tăng; nhiều cơ sở chọn mua lát khô từ vùng xa thay vì củ tươi.
Trữ lát khô làm đệm: quyết định gì trước khi trữ
Trữ ở dạng nào. Lát khô là dạng trữ phổ biến nhất vì giữ được lâu hơn củ tươi nhiều lần nếu khô đủ và đóng gói kín. Bột thì khó trữ hơn vì hút ẩm nhanh, dễ vón; phần lớn cơ sở chỉ nghiền bột theo đơn, từ lát khô đã trữ.
Trữ lát khô cho dòng nào. Không phải dòng nào cũng dùng được lát trữ. Dòng trà túi lọc, bột dùng lát trữ thoải mái. Dòng lát khô bán lẻ cần lát đẹp thì lát trữ lâu có thể ngả màu, kém đẹp hơn lát mới sấy, nên cân nhắc trữ riêng hạng tốt trong bao bì tốt hơn.
Ai sấy. Cơ sở tự sấy từ củ mua trong mùa rộ, hay mua lát khô của nhà vườn và cơ sở khác. Tự sấy kiểm soát được chất lượng nhưng cần công suất máy đủ lớn để nuốt hết củ trong mùa rộ.
Trữ bao lâu. Thời gian trữ an toàn phụ thuộc độ khô, bao bì và kho. Đừng đoán: lấy mẫu lát trữ định kỳ, kiểm độ ẩm, mùi, mốc mọt. Nếu định ghi hạn dùng cho thành phẩm làm từ lát trữ, thời gian lát đã nằm kho phải được tính vào.
Tính lượng tồn kho an toàn bằng ví dụ giả định
Tồn kho an toàn là lượng nguyên liệu tối thiểu cơ sở giữ để không đứt hàng trong khoảng thời gian không có nguồn mới. Cách tính đơn giản, với số liệu giả định để minh hoạ:
- Ghi lượng lát khô cơ sở dùng mỗi tháng trong năm qua, tách tháng thường và tháng cao điểm. Ví dụ giả định: tháng thường dùng một phần, tháng trước Tết dùng gấp ba phần.
- Xác định những tháng gần như không có củ tươi vào xưởng, dựa trên lịch đào bạn đã ghi qua các vụ.
- Cộng lượng dùng của các tháng không có củ đó, đó là lượng tối thiểu phải có trong kho khi bước vào giai đoạn ấy.
- Cộng thêm một biên độ cho những rủi ro: lô hỏng, đơn hàng bất ngờ, nhà vườn giao trễ. Biên độ này do bạn tự đặt theo kinh nghiệm, không có con số chung.
- So với sức chứa kho và vốn có thể bỏ ra. Nếu không đủ, phải dựa thêm vào nguồn dự phòng thay vì trữ.
- Lặp lại phép tính mỗi năm với số liệu thật của năm trước.
Phép tính này nghe đơn giản nhưng nhiều cơ sở chưa từng làm, nên năm nào cũng chạy đôn chạy đáo tìm củ trước Tết. Chỉ cần sổ ghi lượng dùng theo tháng, sau hai năm bạn đã có con số tin được hơn mọi lời đoán.
Nguồn dự phòng: chuẩn bị khi còn chưa cần
Nguồn dự phòng là những nơi bạn có thể lấy nguyên liệu khi nguồn chính hỏng. Chuẩn bị trước nghĩa là đã quen, đã thử mẫu, đã biết họ giao thế nào:
- Nhà vườn ở vùng khác mà bạn mua thử mỗi năm vài lô, để giữ liên lạc và hiểu chất củ của họ.
- Cơ sở sơ chế khác bán lát khô, đã được bạn thử mẫu và có hồ sơ cơ bản.
- Thương lái gom nhiều vùng cho những lúc cần gấp, chấp nhận kiểm kỹ hơn ở bàn cân.
- Cơ sở bạn bè cùng nghề có thể cho mượn hoặc bán lại nguyên liệu lúc cấp bách, với thoả thuận trả lại khi có hàng.
- Đổi lịch sản phẩm: khi thiếu củ đẹp, tạm đẩy dòng dùng được củ xấu mã như bột, trà túi lọc lên trước.
Nguồn dự phòng nào cũng phải đi qua cùng quy trình nhận hàng như nguồn chính. Lúc thiếu hàng là lúc dễ nới tay nhất, và cũng là lúc một lô xấu dễ lọt vào thành phẩm nhất.
Một danh sách nguồn dự phòng nên ghi tên người liên hệ, vùng, dạng hàng họ có, lần mua thử gần nhất và kết quả kiểm lần đó. Danh sách này cập nhật mỗi năm, vì nhà vườn bỏ cây, cơ sở khác đổi chủ, thương lái đổi mối là chuyện bình thường.
Ghép lịch nguyên liệu với lịch bán hàng
Lịch bán của sản phẩm sâm thường có những đỉnh rõ: trước Tết Nguyên đán, mùa quà biếu cuối năm của doanh nghiệp, một số dịp lễ. Đỉnh bán Tết thường rơi vào lúc nhiều vùng chưa hẳn vào mùa đào rộ, hoặc vừa qua mùa mưa, nên lượng thành phẩm cho Tết phần lớn phải làm từ nguyên liệu đã trữ hoặc sản xuất từ trước.
Cách làm hợp lý là đi ngược từ ngày bán: đơn Tết cần giao trước bao lâu, đóng hộp cần bao nhiêu ngày, sấy, nghiền, đóng túi cần bao nhiêu ngày, vậy nguyên liệu phải có trong kho từ khi nào. Viết ngược ra như vậy, bạn sẽ thấy tháng nào phải mua nhiều nhất, và thấy luôn tháng đó có trùng mùa củ rộ hay không.
Nếu không trùng, có hai lựa chọn: trữ từ mùa củ trước, hoặc chấp nhận mua lát khô từ nơi khác với giá và chất lượng khó kiểm hơn. Biết sớm thì chọn được; biết muộn thì chỉ còn lựa chọn thứ hai.
Ví dụ giả định: một cơ sở cần giao hộp quà Tết cho khách doanh nghiệp trước Tết khoảng một tháng. Đóng hộp, dán nhãn mất một tuần; nghiền và đóng túi lọc mất hai tuần; kiểm thành phẩm trước khi giao cần thêm một khoảng chờ kết quả. Cộng lại, nguyên liệu phải nằm sẵn trong kho từ khoảng hai tháng trước Tết. Nếu mùa đào ở vùng mua chính rơi sau mốc đó, cơ sở buộc phải trữ từ vụ trước hoặc mua lát khô của vùng có mùa đào sớm hơn. Phép tính ngược này nên làm ngay từ giữa năm, không đợi tới khi khách đặt hàng.
Vốn nằm trong kho: cái giá của sự chủ động
Tồn kho không miễn phí. Mỗi bao lát khô trong kho là tiền đã trả cho nhà vườn, công sấy, bao bì, chỗ chứa, và cả rủi ro mốc mọt, hao hụt. Với cơ sở nhỏ, vốn nằm trong kho mùa rộ có thể là phần lớn vốn lưu động của cả năm. Cơ sở trữ quá tay dễ thiếu tiền trả lương, mua bao bì, chạy quảng cáo đúng lúc cần bán.
Vì vậy tồn kho an toàn nên tính cùng dòng tiền. Ghi ra một bảng tháng: tiền chi mua nguyên liệu, tiền thu từ bán hàng, tồn kho cuối tháng. Bảng này cho bạn thấy tháng nào cơ sở căng tiền nhất, và đó thường là tháng vừa mua dồn nguyên liệu mà chưa bán được hàng.
Khi tiền không đủ để trữ hết, ưu tiên trữ cho dòng sản phẩm bán chạy và có biên lợi nhuận ổn định nhất, những dòng còn lại làm theo đơn. Đừng trữ nguyên liệu cho một sản phẩm chưa bán thử bao giờ; trữ nguyên liệu là đặt cược vào lượng bán, và đặt cược vào sản phẩm chưa có khách là đặt cược mù.
Một cách giảm áp lực vốn là hẹn với nhà cung cấp quen giữ hàng giúp và giao theo đợt, trả tiền theo từng đợt giao. Nhà cung cấp chịu giữ kho thường muốn đổi lại một cam kết lượng mua rõ ràng; hai bên cân nhắc cho hợp.
Câu hỏi thường gặp
Củ sâm thổ hào tươi giữ được bao lâu trước khi chế biến?
Không có con số chung vì phụ thuộc củ đào thế nào, chở ra sao, giữ ở đâu. Với cơ sở nhỏ, an toàn nhất là chế biến trong vài ngày sau khi nhận, để củ nơi thoáng mát, không rửa trước khi cất và kiểm hằng ngày. Củ dập, củ ướt nên đưa vào mẻ đầu tiên.
Có nên trữ củ tươi trong kho lạnh không?
Kho lạnh có thể kéo dài thời gian giữ củ tươi, nhưng chi phí đầu tư và điện không nhỏ, và củ ra khỏi lạnh dễ đọng hơi nước. Với phần lớn cơ sở nhỏ, chuyển củ thành lát khô trong mùa rộ là cách trữ thực tế hơn. Nếu định dùng kho lạnh, nên thử với lô nhỏ trước.
Mua củ từ vùng xa có đáng không?
Đáng khi nó giúp lấp tháng không có củ ở vùng gần. Đổi lại, củ mất nước trên đường, chi phí chở cao, khó kiểm vườn. Nhiều cơ sở chọn mua lát khô từ vùng xa thay vì củ tươi, để giảm hao trên đường và chỉ mua củ tươi ở vùng gần xưởng.
Lát khô trữ một năm có dùng làm sản phẩm được không?
Có thể, nếu lát vẫn đạt khi kiểm: không mốc, không mọt, mùi bình thường, độ ẩm trong mức an toàn. Nhưng lát trữ lâu có thể ngả màu, kém thơm. Nên kiểm định kỳ và ưu tiên dùng lát trữ cho những dòng ít đòi hình thức như bột, trà túi lọc.
Làm sao biết lịch đào của từng vùng khi mới bắt đầu?
Hỏi trực tiếp nhà vườn ở mỗi vùng, ghi lại tháng họ thường đào và lý do. Sau một hai vụ, bạn sẽ có lịch của riêng mình đáng tin hơn bất kỳ lịch chung nào, vì lịch đào phụ thuộc giống, đất và thói quen của từng vùng.
Có nên ký hợp đồng mua trước cho mùa Tết không?
Nên, nếu bạn đã có số liệu bán Tết năm trước. Hợp đồng mua trước giúp nhà vườn giữ củ cho bạn và giúp bạn biết trước nguồn. Nếu là năm đầu, nên hẹn ở mức thận trọng và để phần bù cho mua tự do.