Mua sâm thổ hào lát khô từ cơ sở khác hợp khi bạn không đủ công suất sấy, cần nguyên liệu ngoài mùa củ, hoặc mua ở vùng xa. Để mua cho đúng, bạn cần hỏi nhà cung cấp về nguồn củ và cách sấy, xin những giấy tờ phù hợp với kênh bán của mình, thử mẫu trước đơn lớn, và theo dõi chất lượng qua từng lô thay vì chỉ tin lần đầu.
Khác với củ tươi, lát khô che giấu nhiều thứ: củ ban đầu tốt hay xấu, sấy ở nhiệt độ nào, có xông hoá chất không, đã nằm kho bao lâu. Những thứ bạn nhìn thấy trên lát chỉ là phần nổi. Bài này tập trung vào việc chọn và quản nhà cung cấp; cách kiểm từng lô lát khô khi nhận hàng có bài riêng trong cùng danh mục.
Khi nào mua lát khô thay vì tự sấy từ củ tươi
Khi công suất sấy không theo kịp mùa củ. Mùa rộ, củ về nhiều hơn khả năng sấy của xưởng. Thay vì mua củ tươi rồi để hỏng, mua một phần dưới dạng lát khô từ nơi đã sấy sẵn là cách chia tải.
Khi cần nguyên liệu ngoài mùa củ. Những tháng không có củ tươi, lát khô từ kho của cơ sở khác là nguồn duy nhất ngoài kho của mình.
Khi vùng mua ở xa. Chở lát khô gọn hơn, nhẹ hơn, ít hỏng hơn chở củ tươi. Mua lát khô từ vùng xa giúp bạn tiếp cận nhiều vùng trồng mà không lo củ mất nước trên đường.
Khi mới bắt đầu, chưa có xưởng sấy. Cơ sở chỉ làm khâu nghiền, phối trộn, đóng gói có thể bắt đầu từ lát khô mua sẵn. Đổi lại, bạn phụ thuộc chất lượng của người sấy và phải kiểm kỹ hơn.
Khi không nên mua lát khô. Khi dòng sản phẩm của bạn bán bằng câu chuyện "tự tay sơ chế từ củ tươi", hoặc khi bạn cần kiểm soát từng khâu để ghi lên nhãn. Mua lát khô mà ghi như tự làm là thông tin sai.
Khi đã quyết mua, đừng bỏ hẳn khâu tự sấy. Giữ một phần nhỏ nguyên liệu tự sấy từ củ tươi giúp bạn có thước đo so sánh: biết lát tốt trông thế nào, sấy tốn bao nhiêu công, nên trả giá lát khô ở mức nào là hợp lý. Mất hẳn tay nghề sấy là mất luôn khả năng thương lượng với nhà cung cấp.
Những câu hỏi nhà cung cấp phải trả lời được
Trước khi xin mẫu, hỏi nhà cung cấp một loạt câu. Cách họ trả lời cho biết nhiều điều về cách họ làm việc:
- Củ từ đâu. Tự trồng, mua của nông hộ liên kết, hay gom từ thương lái. Gom từ nhiều nguồn thì có tách lô theo nguồn không.
- Sấy bằng gì. Lò củi gián tiếp, máy sấy điện, sấy nhiệt, phơi nắng; nhiệt độ và thời gian thường dùng. Người làm thật thường trả lời được chi tiết.
- Có dùng chất gì khi sấy không. Hỏi thẳng có xông lưu huỳnh hay chất tẩy trắng không. Câu trả lời né tránh là tín hiệu cần kiểm nghiệm.
- Lô hàng sấy khi nào. Lát khô mới sấy và lát đã nằm kho lâu khác nhau về màu, mùi và độ ẩm.
- Đóng gói và cất thế nào. Bao hai lớp, bao có lớp chống ẩm, hay bao dứa đơn; kho có kê cao, thoáng không.
- Lượng có thể cung cấp. Mỗi tháng, mỗi vụ được bao nhiêu, có cam kết giữ hàng không.
- Đã có khách nào khác. Không cần tên, chỉ cần biết họ bán cho cơ sở chế biến hay chỉ bán lẻ, để hiểu họ quen với yêu cầu nào.
Ghi lại câu trả lời, ngày hỏi, người trả lời. Đó là phần đầu tiên trong hồ sơ nhà cung cấp. Khi lô hàng sau khác với lời đã nói, bạn có chỗ để đối chiếu.
Giấy tờ nên xin, tuỳ kênh bán của bạn
Mức giấy tờ cần xin phụ thuộc sản phẩm của bạn bán ở đâu. Bán lẻ ở chợ quê khác hẳn bán vào chuỗi cửa hàng hay đi chấm sản phẩm. Bảng dưới gợi ý theo mức, không phải danh sách luật bắt buộc; quy định cụ thể bạn kiểm theo văn bản hiện hành:
| Giấy tờ | Cho biết điều gì | Mức cần |
|---|---|---|
| Đăng ký kinh doanh của nhà cung cấp | Họ là chủ thể hợp pháp, xuất được chứng từ | Nên có với mọi kênh có hoá đơn |
| Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc cam kết tương ứng | Nơi sơ chế đạt điều kiện vệ sinh | Nên có khi bạn bán vào kênh hiện đại |
| Phiếu kết quả kiểm nghiệm của lô hoặc định kỳ | Một số chỉ tiêu đã được phòng thử nghiệm kiểm | Cần khi bạn làm hồ sơ công bố, đi kênh khó tính |
| Hoá đơn hoặc chứng từ mua bán | Giao dịch có căn cứ kế toán, thuế | Nên có với cơ sở có hạch toán |
| Hồ sơ nguồn củ | Củ trồng ở đâu, ai trồng | Cần khi bạn ghi nguồn gốc lên nhãn hoặc dự thi sản phẩm |
| Phiếu xuất kho theo lô | Lô nào giao ngày nào, bao nhiêu | Nên có để truy vết khi có sự cố |
Nhà cung cấp nhỏ có thể chưa có đủ. Điều đó không nhất thiết là lý do từ chối, nhưng bạn phải biết mình đang gánh thêm phần kiểm nào. Ví dụ không có phiếu kiểm nghiệm của họ thì bạn tự gửi mẫu kiểm nghiệm lô đầu.
Thử mẫu trước đơn lớn
Mẫu thử không chỉ để nhìn, mà để chạy thử qua đúng quy trình của bạn. Một quy trình thử mẫu đủ dùng:
- Xin mẫu đủ để chạy một mẻ nhỏ thật, không chỉ một nắm để xem.
- Kiểm mẫu theo các điểm của bạn: màu, mùi, độ giòn, mốc mọt, lẫn tạp.
- Chạy mẫu qua sản phẩm thật: nghiền thử, đóng túi lọc thử, pha thử theo cách khách sẽ dùng.
- So thành phẩm thử với thành phẩm làm từ nguyên liệu quen của bạn.
- Nếu đạt, giữ lại một phần mẫu trong túi kín, ghi ngày và tên nhà cung cấp: đó là mẫu đối chứng.
- Ghi rõ trong đơn đặt hàng rằng hàng giao phải tương đương mẫu đã thử.
- Khi lô hàng thật về, đặt cạnh mẫu đối chứng để so.
Mẫu đối chứng là bằng chứng đơn giản nhất khi lô giao khác lô mẫu. Nhiều tranh cãi với nhà cung cấp kết thúc nhanh khi hai túi được đặt cạnh nhau trên bàn.
Thử mẫu cũng là lúc bạn đo hiệu suất thật của nguyên liệu: một lượng lát khô cho ra bao nhiêu bột sau khi rây, bao nhiêu túi lọc đạt cân. Lát nhiều xơ, nhiều vụn hay lẫn tạp sẽ cho hiệu suất thấp hơn, nghĩa là giá vốn thật cao hơn giá mua nhìn thấy. So hai nhà cung cấp, hãy so giá trên mỗi đơn vị thành phẩm chứ đừng chỉ so giá trên mỗi ký lát.
Đơn đặt hàng với nhà cung cấp lát khô: điều khoản riêng
Mua lát khô có vài điều khoản mà mua củ tươi không cần. Thứ nhất là độ ẩm khi giao: lát khô chưa đủ khô sẽ mốc trong kho của bạn, nên đơn hàng nên ghi mức độ ẩm mong muốn và cách kiểm khi nhận. Nếu bạn chưa có máy đo, ít nhất ghi rằng lát phải giòn, bẻ gãy gọn, không dẻo.
Thứ hai là bao bì giao hàng: lát khô hút ẩm trên đường nếu đóng bao đơn và chở trong mùa mưa. Ghi rõ yêu cầu bao hai lớp hoặc bao có lớp chống ẩm, buộc kín. Thứ ba là hàng không đạt: lô không tương đương mẫu đối chứng thì trả lại, giảm giá hay đổi, ai chịu tiền chở về.
Thứ tư là ngày sấy: yêu cầu ghi ngày sấy hoặc khoảng thời gian sấy trên bao hoặc phiếu xuất. Thông tin này cần cho bạn khi tính hạn dùng thành phẩm và khi xếp hàng trong kho theo nguyên tắc nhập trước dùng trước. Cuối cùng, nếu lô hàng sẽ được ghi nguồn gốc trên nhãn của bạn, đơn hàng nên ghi nhà cung cấp cam kết lô đó từ đúng vùng đã nói.
Theo dõi nhà cung cấp qua từng lô
Một lô đầu tốt chưa nói được gì nhiều. Nhà cung cấp đáng tin là người giao đều qua nhiều lô. Cách theo dõi đơn giản là một bảng cho mỗi nhà cung cấp: ngày giao, lượng, kết quả kiểm khi nhận, lỗi gặp, có giao đúng hẹn không, có khớp mẫu không. Sau vài lô, bảng tự cho bạn thấy ai ổn định, ai thất thường.
Mỗi năm một lần, xếp nhà cung cấp thành vài nhóm: tin cậy, theo dõi, ngừng. Nhóm tin cậy được ưu tiên đơn hàng và có thể kiểm thưa hơn; nhóm theo dõi kiểm kỹ mỗi lô; nhóm ngừng thì thông báo rõ lý do. Cách xếp này không cần phần mềm, một cuốn sổ là đủ, miễn là ghi đều.
Đừng quên rằng quan hệ hai chiều. Nhà cung cấp tốt cũng chọn khách: khách trả tiền đúng hẹn, đặt hàng có kế hoạch, phản hồi rõ ràng khi có lỗi. Báo lỗi kèm ảnh và mẫu, đề xuất cách sửa, giúp nhà cung cấp cải thiện thay vì chỉ đổi người. Một nhà cung cấp đã hiểu yêu cầu của bạn đáng giá hơn nhiều nhà cung cấp mới rẻ hơn một chút.
Vận chuyển lát khô về xưởng: những chỗ hay hỏng
Lát khô bền hơn củ tươi nhưng không phải không hỏng. Chỗ hỏng phổ biến nhất là hút ẩm trên đường, nhất là khi chở bằng xe khách, xe tải ghép trong mùa mưa. Bao đặt sát sàn xe ướt, bao để cạnh hàng có mùi như cá khô, phân bón, hoá chất là những tình huống làm lát hỏng hoặc ám mùi.
Chỗ hỏng thứ hai là vỡ vụn: lát khô giòn, bao xếp dưới cùng bị đè nặng sẽ vỡ nhiều. Lát vỡ vẫn dùng được cho bột, nhưng với dòng lát bán lẻ là mất giá trị. Đóng thùng cứng hoặc xếp bao lát lên trên cùng giúp giảm vỡ.
Khi nhận, mở ngay vài bao trước khi người chở đi, kiểm mùi, độ ẩm bằng tay, lát vỡ, rồi ghi tình trạng lên phiếu nhận. Nếu có vấn đề do khâu chở, ghi chú và chụp ảnh ngay, vì sau khi người chở đã đi thì khó nói rõ hỏng ở khâu nào.
Với nhà cung cấp giao đều, nên thoả thuận sẵn một cách chở cố định: nhà xe quen, cách xếp bao, giờ giao tránh mưa chiều. Ít thay đổi khâu chở thì ít bất ngờ ở khâu nhận. Nếu chi phí chở do bạn chịu, cân nhắc gom đơn để mỗi chuyến đủ lớn, giảm số lần lát phải qua tay bốc xếp.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp lát khô nhỏ chưa có giấy tờ gì thì có nên mua?
Có thể mua nếu bạn chấp nhận tự gánh phần kiểm: gửi kiểm nghiệm lô đầu, thăm nơi sấy, ghi rõ chứng từ mua vào. Nếu dòng sản phẩm của bạn cần ghi nguồn gốc hoặc đi kênh hiện đại, thiếu giấy tờ của nhà cung cấp sẽ là điểm yếu trong hồ sơ.
Có cần đến tận nơi sấy của nhà cung cấp không?
Nên, ít nhất một lần với nhà cung cấp chính. Thấy tận mắt lò sấy, khu sơ chế, kho chứa cho bạn biết nhiều hơn mọi lời kể. Với nhà cung cấp ở xa, có thể nhờ người quen ghé hoặc xin video quay thực tế, dù không thay được một lần đến tận nơi.
Lát khô mua về nên sấy lại không?
Nhiều cơ sở sấy lại nhẹ trước khi nghiền hoặc đóng gói, để đảm bảo độ khô đồng đều. Điều đó không có nghĩa là chấp nhận lát ẩm từ nhà cung cấp; nếu lát về thường xuyên phải sấy lại nhiều, cần nói lại về độ khô khi giao.
Có nên mua lát khô qua sàn thương mại điện tử để làm nguyên liệu?
Mua lẻ để thử mẫu thì được, nhưng làm nguồn nguyên liệu ổn định thì khó, vì khó biết người bán lấy hàng từ đâu và lô sau có giống lô trước không. Nguồn nguyên liệu nên là nhà cung cấp bạn liên hệ được trực tiếp, có hồ sơ và có thể đến thăm.
Mua của nhiều nhà cung cấp thì có trộn chung được không?
Được nếu các lô đều đạt kiểm và bạn ghi rõ lô trộn gồm những lô nào. Nhưng nếu một lô có vấn đề, cả mẻ trộn bị ảnh hưởng. Nhiều cơ sở chọn chế biến từng nguồn theo mẻ riêng để dễ truy vết và dễ khoanh vùng khi có lỗi.