Khi một lô sản phẩm sâm thổ hào không đạt kiểm nghiệm, việc đúng là dừng xuất và cách ly lô ngay, xác định còn lô nào chịu chung nguyên nhân, tìm nguyên nhân gốc rồi mới quyết định tái chế, hạ cấp sang dùng khác hay huỷ. Quyết định phụ thuộc vào chỉ tiêu nào hỏng: chỉ tiêu chất lượng như khối lượng tịnh có thể sửa, còn chỉ tiêu an toàn như vi sinh gây bệnh hay kim loại nặng thường không có đường sửa.
Phản xạ hay gặp ở cơ sở nhỏ là gửi mẫu sang phòng khác, mong một kết quả đẹp hơn để kịp giao hàng. Việc đó không sửa được lô, chỉ đẩy rủi ro sang khách. Bài này đi theo trình tự xử lý một lô không đạt trong xưởng. Hàng đã ra khỏi xưởng thì cần thêm bước khiếu nại và thu hồi, được viết ở bài riêng trong cùng mục.
Giờ đầu tiên: khoanh lô, cách ly, dừng xuất
Những việc dưới đây nên làm ngay trong ngày nhận phiếu, trước khi bàn đến nguyên nhân hay chi phí:
- Đọc lại phiếu: đúng tên sản phẩm, đúng mã lô, đúng đơn vị, chỉ tiêu nào vượt và vượt bao nhiêu so với mức giới hạn trong tiêu chuẩn cơ sở.
- Dừng xuất mọi đơn vị thuộc lô đó, kể cả hàng đã soạn sẵn chờ giao. Báo cho người phụ trách bán hàng để không ai giao nhầm.
- Dời toàn bộ lô vào khu cách ly có đánh dấu rõ, tách khỏi hàng đạt. Với kho nhỏ, một góc có dây ngăn và thẻ treo ghi chữ chờ xử lý cũng được, miễn ai đi qua cũng nhận ra.
- Đếm số lượng thực tế trong kho, đối chiếu với sổ sản xuất để biết bao nhiêu đơn vị của lô đã đi ra ngoài.
- Giữ nguyên mẫu lưu của lô, không mở thêm cho tới khi quyết định có kiểm lại hay không.
- Ghi một biên bản ngắn: ngày giờ, ai phát hiện, đã làm gì, lô đang ở đâu.
Nếu kết quả nằm trong vùng sai số của phép đo hoặc có dấu hiệu phòng thử nghiệm nhận mẫu hỏng, có thể kiểm lại bằng mẫu lưu niêm phong, nhưng quy tắc kiểm lại phải đặt từ trước: kiểm lại một lần, cùng phương pháp, và nếu lần kiểm lại vẫn không đạt thì lô không đạt. Không chọn phiếu đẹp hơn trong hai phiếu.
Xác định phạm vi: lô nào khác cũng có thể bị ảnh hưởng
Một lô không đạt hiếm khi là chuyện riêng của lô đó. Câu hỏi tiếp theo là còn những lô nào chung nguyên nhân. Bạn mở sổ sản xuất và đi theo ba sợi dây: nguyên liệu, thiết bị và thời gian.
Sợi thứ nhất là nguyên liệu. Lô lát hay bột nguyên liệu đã dùng cho lô hỏng còn được dùng cho những lô thành phẩm nào khác? Nếu chỉ tiêu hỏng là kim loại nặng hay lưu huỳnh dư, gần như chắc chắn nguyên nhân nằm ở nguyên liệu, và mọi thành phẩm dùng chung lô nguyên liệu đó đều phải được xem xét, kể cả sản phẩm khác dạng, như trà túi lọc và bột cùng làm từ một lô lát.
Sợi thứ hai là thiết bị. Nếu chỉ tiêu hỏng là vi sinh hay dị vật kim loại, nghĩ tới máy nghiền, rây, máy đóng gói, nồi nấu đã dùng. Những lô khác chạy qua cùng máy trong cùng khoảng thời gian có thể mang cùng vấn đề. Sợi thứ ba là thời gian: những ngày mưa ẩm kéo dài, những ngày có người mới đứng máy, những ngày mất điện giữa mẻ sấy.
Kết quả của bước này là một danh sách các lô cần giữ lại thêm để kiểm, có thể dài hơn bạn mong muốn. Thà giữ thêm vài lô vài ngày còn hơn để một lô cùng lỗi tiếp tục ra thị trường.
Tìm nguyên nhân gốc theo từng loại chỉ tiêu hỏng
Mỗi nhóm chỉ tiêu gợi ý một nhóm nguyên nhân hay gặp với sản phẩm sâm thổ hào. Bảng dưới là điểm xuất phát để đặt câu hỏi, không phải kết luận:
| Chỉ tiêu không đạt | Nguyên nhân hay gặp | Đối chiếu ở đâu |
|---|---|---|
| Độ ẩm cao ở lát, bột, trà | Sấy chưa đủ, lát dày không đều, để nguội ở nơi ẩm trước khi đóng gói, túi hàn không kín | Sổ sấy, kết quả đo độ ẩm tại xưởng, thời tiết những ngày sản xuất |
| Nấm men, nấm mốc vượt | Độ ẩm cao kéo theo, nguyên liệu mốc sẵn, kho ẩm, bao bì kém chắn ẩm | Sổ nhận nguyên liệu, nhật ký kho, mẫu lưu đã để bao lâu |
| Tổng số vi sinh vật, nhóm coliform cao | Vệ sinh tay và dụng cụ, máy nghiền khó làm sạch, nước rửa, nguyên liệu phối nhiễm sẵn | Sổ vệ sinh, người làm ca đó, kết quả kiểm từng nguyên liệu phối |
| Kim loại nặng, lưu huỳnh dư, dư lượng | Nguồn nguyên liệu, cách sơ chế của nhà cung cấp, dụng cụ kim loại không đúng loại | Phiếu và nguồn gốc lô nguyên liệu, thay đổi nhà cung cấp gần đây |
| pH, độ Brix nước sâm lệch | Sai công thức, cân nhầm, đổi nguyên liệu đường hay phụ gia điều chỉnh độ chua | Phiếu mẻ nấu, kết quả tự đo pH và Brix |
| Khối lượng tịnh thiếu | Cân chưa hiệu chuẩn, bột vón làm định lượng sai, người đóng gói chưa được hướng dẫn | Sổ hiệu chuẩn cân, kết quả cân đầu giữa cuối ca |
Một cách làm đơn giản là hỏi vì sao năm lần liên tiếp. Nấm mốc vượt vì độ ẩm cao; độ ẩm cao vì lát để nguội qua đêm trong xưởng; để qua đêm vì mẻ sấy xong muộn; xong muộn vì lò sấy chạy hai mẻ dồn do mất điện buổi sáng; và không có quy định cho tình huống mất điện. Gốc là thiếu quy định, không phải người đóng gói lười.
Tái chế, hạ cấp hay huỷ: căn cứ quyết định
Tái chế khi lỗi sửa được và không liên quan đến an toàn. Ví dụ khối lượng tịnh thiếu thì đóng gói lại cho đúng; độ ẩm hơi cao nhưng chưa có dấu hiệu mốc, vi sinh đạt thì có thể sấy lại trong điều kiện kiểm soát rồi kiểm lại. Lô tái chế phải mang mã lô mới hoặc ghi chú rõ trong sổ, và được kiểm lại trước khi xuất.
Hạ cấp khi sản phẩm vẫn an toàn nhưng không đúng cam kết. Ví dụ bột có cỡ hạt lệch so với tiêu chuẩn cơ sở nhưng mọi chỉ tiêu an toàn đạt, có thể chuyển làm nguyên liệu cho sản phẩm khác có yêu cầu phù hợp. Việc chuyển này phải nằm trong quy trình và vẫn bảo đảm an toàn, không được dùng để hợp thức hoá hàng hỏng.
Huỷ khi chỉ tiêu an toàn không đạt. Vi khuẩn gây bệnh, độc tố vi nấm, kim loại nặng vượt giới hạn, nước sâm phồng chai, mứt có váng mốc: những trường hợp này không có cách sửa tin cậy ở cơ sở nhỏ. Sấy lại, đun lại hay trộn với lô tốt cho loãng ra đều không được chấp nhận và có thể vi phạm quy định.
Không trộn lô xấu vào lô tốt. Pha loãng một lô vượt ngưỡng bằng cách trộn vào lô đạt để trung bình nằm dưới mức giới hạn là cách làm sai, vì nó che giấu mối nguy thay vì loại bỏ nó, và làm hỏng luôn truy xuất của lô tốt.
Huỷ phải có biên bản. Ghi số lượng, cách huỷ, ngày giờ, người thực hiện và người chứng kiến. Cách huỷ phải bảo đảm hàng không quay lại thị trường, như làm hỏng bao bì và xử lý theo quy định về chất thải; không đem cho, bán rẻ hay dùng làm quà.
Hàng của lô đó đã ra khỏi xưởng thì sao
Bước đếm hàng trong giờ đầu cho biết bao nhiêu đơn vị đã đi ra ngoài. Nếu chỉ tiêu không đạt thuộc nhóm chất lượng và không ảnh hưởng an toàn, bạn có thể liên hệ đại lý và khách sỉ đã nhận để đổi lại, giải thích trung thực. Đây là việc ảnh hưởng uy tín ít hơn nhiều so với để khách tự phát hiện.
Nếu chỉ tiêu không đạt thuộc nhóm an toàn và hàng đã đến tay người tiêu dùng, đây là tình huống cần thu hồi, có thể kèm nghĩa vụ báo cơ quan quản lý theo quy định về thu hồi thực phẩm không bảo đảm an toàn. Đừng chờ có người ốm mới hành động; việc thu hồi chủ động khi mới phát hiện cho thấy cơ sở làm đúng trách nhiệm.
Ở cả hai trường hợp, danh sách khách nhận hàng theo mã lô là thứ quyết định bạn xử lý nhanh hay chậm. Cơ sở nào có sổ xuất hàng ghi mã lô cho từng đơn sẽ biết ngay phải gọi cho ai; cơ sở chỉ ghi tên khách và số tiền sẽ phải gọi cho tất cả mọi người. Quy trình thu hồi chi tiết, cách thông báo và gom hàng nằm ở bài riêng về khiếu nại và thu hồi trong cùng mục.
Hành động khắc phục và phòng ngừa: sửa quy trình, không chỉ sửa lô
Xử lý xong lô chỉ là một nửa công việc. Nửa còn lại là bảo đảm lỗi không lặp lại, và đây là chỗ nhiều cơ sở bỏ qua vì đã hết áp lực. Một hành động khắc phục đủ thường có:
- Sửa đúng nguyên nhân gốc đã tìm ra, như thêm quy định khi mất điện giữa mẻ sấy, đổi loại túi chắn ẩm, thêm bước kiểm nam châm.
- Cập nhật tài liệu: quy trình, hướng dẫn công việc, bảng HACCP nếu có, tiêu chuẩn nhận nguyên liệu.
- Hướng dẫn lại cho người làm, giải thích vì sao thay đổi, không chỉ dán bảng mới lên tường.
- Kiểm dày hơn trong vài lô tiếp theo để chứng minh việc sửa có hiệu quả.
- Xem lại kế hoạch kiểm nghiệm định kỳ: chỉ tiêu vừa hỏng có cần kiểm thường xuyên hơn không.
- Nếu nguyên nhân từ nhà cung cấp: báo cho họ bằng văn bản, yêu cầu biện pháp khắc phục, và cân nhắc đổi nguồn.
Sau khoảng một vài chu kỳ sản xuất, xem lại xem lỗi có tái diễn không. Nếu có, nguyên nhân gốc tìm ra lần trước có thể chưa đúng, hoặc việc sửa chưa đủ. Đóng hồ sơ khi đã có bằng chứng, không đóng khi chỉ mới có ý định.
Hồ sơ lô lỗi: giữ lại để làm gì
Mỗi lô không đạt nên có một bộ hồ sơ riêng: phiếu kiểm nghiệm, biên bản cách ly, danh sách lô liên quan, phân tích nguyên nhân, quyết định xử lý, biên bản huỷ hoặc tái chế, kết quả kiểm lại, và hành động khắc phục. Bộ hồ sơ này không cần dày, nhưng cần đủ để người không có mặt lúc đó đọc lại vẫn hiểu chuyện gì đã xảy ra.
Hồ sơ lô lỗi có ích ở ba chỗ. Khi có đoàn hậu kiểm, nó cho thấy cơ sở phát hiện và xử lý được vấn đề, điều được đánh giá tốt hơn nhiều so với hồ sơ toàn kết quả đạt nhưng không ai tin. Khi làm việc với khách sỉ hay đối tác xuất khẩu, việc trình bày thẳng thắn một sự cố đã xử lý xong xây dựng lòng tin hơn mọi lời cam kết. Và với chính bạn, đọc lại các hồ sơ lô lỗi sau một hai năm cho thấy xưởng của mình hay hỏng ở đâu, để đầu tư sửa đúng chỗ.
Đừng xoá hay giấu hồ sơ lô lỗi vì sợ nó làm xấu hình ảnh. Một cơ sở sản xuất không bao giờ có lô lỗi thường là cơ sở chưa kiểm đủ, không phải cơ sở hoàn hảo.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu không đạt nhưng hàng nhìn vẫn bình thường thì có cần cách ly không?
Cần. Nhiều chỉ tiêu như vi sinh, kim loại nặng, lưu huỳnh dư hay độc tố vi nấm không nhìn thấy bằng mắt. Cảm quan bình thường không chứng minh được lô an toàn. Cách ly trước, quyết định sau khi đã tìm hiểu đủ.
Có được gửi mẫu sang phòng khác để kiểm lại không?
Có thể kiểm lại theo quy tắc đặt trước, ví dụ dùng mẫu lưu niêm phong, cùng phương pháp, và lần kiểm lại là kết luận cuối cùng. Không nên gửi nhiều phòng rồi chọn phiếu đẹp nhất, vì như vậy là tìm cách cho lô đạt chứ không phải tìm sự thật về lô.
Lô bị mốc nhẹ có sấy lại để bán được không?
Không nên. Sấy lại có thể làm khô nhưng không loại được độc tố vi nấm mà nấm mốc có thể đã sinh ra, và mốc thường không chỉ nằm ở chỗ nhìn thấy. Lô đã có dấu hiệu mốc nên được xử lý như lô không đạt chỉ tiêu an toàn.
Ai quyết định số phận của một lô không đạt?
Nên là người phụ trách chất lượng hoặc chủ cơ sở theo quy trình đã viết, không phải người phụ trách bán hàng đang chịu áp lực giao hàng. Quyết định cần được ghi lại kèm lý do và chữ ký, để sau này có thể xem lại nếu có câu hỏi.
Chi phí huỷ hàng do ai chịu nếu lỗi từ nguyên liệu mua ngoài?
Tuỳ hợp đồng mua bán nguyên liệu. Đây là lý do nên ghi rõ trong hợp đồng tiêu chuẩn nhận hàng, quyền kiểm nghiệm và trách nhiệm khi nguyên liệu không đạt. Không có điều khoản đó, cơ sở thường phải tự chịu dù có bằng chứng lỗi từ nguồn.
Một lô không đạt có làm mất giá trị bản tự công bố không?
Một lô không đạt không tự động làm mất hiệu lực bản công bố, nhưng cơ sở có trách nhiệm không đưa lô đó ra thị trường và xử lý theo quy định. Nếu lỗi lặp lại cho thấy sản phẩm thực tế không còn đúng như đã công bố, bạn cần xem lại công thức, quy trình và hồ sơ.