Kho nguyên liệu sâm thổ hào ở cơ sở nhỏ cần làm được ba việc: giữ củ khô và lát khô không hút ẩm, không mốc, không mọt; tách được từng lô để không lẫn hàng chưa kiểm vào hàng đã kiểm; và cho phép lần ngược từ một gói thành phẩm về đúng lô củ, đúng người bán. Việc thứ nhất cần một căn phòng đúng chỗ và vài thói quen; hai việc sau cần một quy tắc đặt mã lô và một cuốn sổ, không cần phần mềm đắt tiền.
Bài này dành cho chủ cơ sở chế biến nhỏ, hộ trồng bắt đầu làm trà, bột, lát khô để bán, và người được giao giữ kho. Chuyện trữ bao nhiêu để đủ hàng qua mùa nằm ở bài về giữ nguồn quanh năm; chuyện cân hao trong kho nằm ở bài về hao hụt. Ở đây chỉ bàn cái kho ấy trông ra sao, xếp thế nào, và ghi chép gì để nó không thành một góc chất bao vô danh.
Kho của cơ sở nhỏ khác cái góc để đồ ở chỗ nào
Nhiều cơ sở bắt đầu bằng việc dồn bao nguyên liệu vào góc nhà, cạnh bao gạo, thùng sơn, máy cắt cỏ. Lúc sản lượng còn vài chục ký mỗi vụ thì cách ấy tạm được. Khi bắt đầu có khách sỉ, có hồ sơ công bố và có đoàn kiểm tra ghé xưởng, cái góc ấy trở thành điểm yếu đầu tiên người ngoài nhìn thấy: nguyên liệu thực phẩm để chung với hoá chất, bao đặt thẳng xuống nền, không ai nói được bao nào mua khi nào.
Một kho đúng nghĩa, dù chỉ là một căn phòng nhỏ, có ranh giới rõ: chỉ chứa nguyên liệu và bao bì dùng cho thực phẩm, không chứa phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, xăng dầu, đồ gia dụng. Nó có lối đi để lấy được bao ở trong mà không phải dỡ cả chồng ngoài. Nó có chỗ cho từng trạng thái hàng: hàng chờ kiểm, hàng đã nhận, hàng bị giữ lại, hàng sắp trả. Và nó có một người chịu trách nhiệm, người duy nhất ghi xuất nhập, để sổ không bị năm người viết năm kiểu.
Sâm thổ hào làm bài toán kho khó hơn một số nguyên liệu khô khác vì chất nhầy trong củ. Lát sâm Bố Chính khô vẫn có xu hướng hút ẩm trở lại khi gặp không khí ẩm, mặt lát dịu đi, dính vào nhau, rồi lên mốc nếu để lâu. Nên nguyên tắc chung của kho dược liệu, kho nông sản khô vẫn đúng, nhưng phần chống ẩm phải chặt hơn mức người mới làm thường nghĩ.
Chọn chỗ đặt kho và những thứ tối thiểu phải có
Bảng dưới gom các yêu cầu thường được nhắc tới khi đoàn kiểm tra an toàn thực phẩm xem khu chứa nguyên liệu, kèm cách làm ở mức cơ sở nhỏ. Điều kiện cụ thể cho từng loại hình cơ sở do văn bản hiện hành quy định, bạn đối chiếu thêm với cơ quan quản lý ở địa phương:
| Hạng mục | Yêu cầu nên đạt | Cách làm ở cơ sở nhỏ |
|---|---|---|
| Vị trí | Cao ráo, không ngập, xa chuồng trại, nhà vệ sinh, nơi chứa hoá chất | Chọn phòng ít cửa ra vào nhất, không chung vách với bếp nấu hay chuồng nuôi |
| Nền và kệ | Hàng không đặt sát nền, sát tường | Kệ gỗ hoặc kệ nhựa thấp, chừa khoảng hở dưới đáy và sau lưng để thông gió, quét dọn |
| Thông gió và ẩm | Khô, thoáng, theo dõi được độ ẩm | Một nhiệt ẩm kế treo giữa phòng, ghi số vào sổ mỗi ngày làm việc; mùa nồm có máy hút ẩm nếu điều kiện cho phép |
| Ánh sáng | Tránh nắng chiếu thẳng vào hàng | Che kính cửa sổ, dùng đèn khi cần soạn hàng, không để bao cạnh ô cửa nắng |
| Côn trùng, chuột | Có biện pháp ngăn chặn, không dùng hoá chất lên hàng | Lưới chắn cửa, khe cửa kín, bẫy cơ học đặt sát tường, kiểm bẫy theo lịch |
| Khu cách ly | Hàng chờ kiểm, hàng nghi ngờ để riêng | Một kệ riêng có dây hoặc vạch sơn, ghi rõ "chờ kiểm" bằng thẻ treo |
| Ghi chép | Biết hàng nào vào khi nào, ra cho mẻ nào | Thẻ kho theo từng lô và một sổ xuất nhập chung |
Không cần làm hết một lúc. Thứ tự hợp lý là tách kho khỏi hoá chất và đồ gia dụng trước, kê hàng khỏi nền thứ hai, có khu cách ly thứ ba, rồi mới tới thiết bị đo ẩm. Mỗi bước nhỏ đều làm giảm rõ nguy cơ mất cả một lô vì mốc hay vì lẫn.
Giữ lát và củ khô khỏi ẩm qua mùa nồm, mùa mưa
Bao hai lớp, lớp trong kín. Lớp trong là túi thực phẩm dày, buộc kín hoặc hàn miệng; lớp ngoài là bao dệt hoặc thùng carton để chịu va chạm. Một lớp bao dệt đơn để lát khô thở cùng không khí ẩm cả mùa là cách nhanh nhất để lát dịu lại.
Chia nhỏ thay vì mở đi mở lại. Mỗi lần mở một bao lớn lấy vài ký là một lần cho hơi ẩm vào. Nhiều cơ sở chia lô lớn thành các túi vừa đủ một mẻ ngay sau khi nhận, ghi cùng mã lô, để mỗi lần sản xuất chỉ mở đúng túi cần dùng.
Gói hút ẩm loại dùng cho thực phẩm. Đặt gói hút ẩm giữa lớp túi trong và lớp bao ngoài, hoặc trong thùng chứa, chọn loại được phép tiếp xúc gián tiếp với thực phẩm. Gói hút ẩm không thay được túi kín; nó chỉ đỡ phần hơi ẩm lọt vào.
Kiểm bằng tay theo lịch. Định kỳ mở một túi mẫu của mỗi lô, bẻ thử vài lát: lát còn giòn gãy gọn là ổn; lát dẻo, cong mà không gãy, mặt lát dính tay là đã hút ẩm. Có máy đo độ ẩm thì ghi thêm con số, nhưng thói quen bẻ thử vẫn nên giữ.
Lô đã dịu thì xử lý sớm, đừng chờ. Lô hút ẩm nhẹ có thể đưa vào sản xuất trước các lô khác hoặc sấy lại theo quy trình của cơ sở; lô đã có đốm mốc thì tách ra khu cách ly, không sấy lại để dùng. Quy trình sấy cụ thể thuộc phần chế biến, trang chuyên về chế biến sâm ở Tà Đùng có bài riêng.
Củ tươi không vào kho khô. Củ tươi chờ chế biến cần chỗ mát, thoáng, khác hẳn kho lát khô. Để chung một phòng là đưa hơi ẩm của củ tươi sang lát khô, hai bên cùng thiệt.
Mọt, chuột và mốc: chặn ở kho chứ đừng xử lý trên lát
Lát sâm và bột sâm là thức ăn tốt cho mọt bột, mọt thuốc lá, ngài kho và chuột. Cám dỗ thường gặp là xông thuốc hoặc rắc thuốc lên bao cho chắc. Với nguyên liệu thực phẩm, đây là con đường đưa hoá chất thẳng vào thành phẩm, và cũng là thứ đoàn kiểm tra hay hỏi tới đầu tiên. Nguyên tắc nên giữ là không để hoá chất diệt côn trùng chạm vào nguyên liệu; mọi biện pháp nhắm vào căn phòng chứ không nhắm vào hàng.
Những việc làm được ở cơ sở nhỏ khá đơn giản. Quét dọn kho theo lịch, vì bột rơi vãi ở góc kệ là chỗ mọt sinh sôi rồi bò sang bao lành. Không nhận vào kho những bao bì cũ đã chứa ngũ cốc, thức ăn chăn nuôi. Lô mới nhập đặt ở khu cách ly vài ngày, mở kiểm xem có mọt sống, có ổ tơ hay không, rồi mới đưa lên kệ chính. Bẫy chuột cơ học đặt dọc tường, có sơ đồ vị trí và ngày kiểm, để biết chuột vào từ hướng nào mà bịt.
Mốc thì đi theo ẩm. Kho có độ ẩm cao kéo dài, tường thấm, mái dột, hàng sát nền là đủ điều kiện cho mốc. Ngoài việc chống ẩm ở mục trên, bạn nên chú ý mùi: kho tốt có mùi khô của lát sâm, kho bắt đầu có vấn đề có mùi ngai ngái, mùi đất ẩm. Mùi thường báo trước khi mắt thấy đốm mốc. Gặp một bao mốc thì kiểm ngay các bao cạnh nó, ghi lại vị trí trên kệ, xem có phải góc ấy thấm nước hay không.
Đặt mã lô: một quy tắc ngắn mà ai trong xưởng cũng đọc được
Mã lô không cần phức tạp. Nó cần đủ thông tin để tra ngược và đủ ngắn để viết tay lên bao không sai. Dưới đây là một cách đặt mã, chỉ là ví dụ để bạn chỉnh theo xưởng mình:
- Chọn phần đầu là ngày nhập theo dạng năm, tháng, ngày viết liền bằng số, để mã tự sắp theo thời gian khi xếp sổ.
- Phần thứ hai là mã người bán hoặc nhà cung cấp, đặt sẵn trong danh sách nhà cung cấp, mỗi người hai ba chữ cái.
- Phần thứ ba là dạng nguyên liệu: củ tươi, củ khô, lát khô, bột, mỗi dạng một chữ cái.
- Phần cuối là số thứ tự trong ngày, khi cùng một người bán giao hai chuyến hoặc hai hạng khác nhau.
- Viết mã lô lên phiếu nhập, lên thẻ treo ở bao hoặc khay, và lên mọi túi chia nhỏ từ lô đó.
- Khi trộn hai lô thành một, đặt mã lô mới và ghi rõ trong sổ lô mới gồm những lô cũ nào, mỗi lô bao nhiêu.
Một ví dụ giả định: lô lát khô nhập ngày mười lăm tháng mười một của nhà cung cấp có mã "HT", chuyến thứ hai trong ngày, sẽ có mã dạng năm tháng ngày, rồi HT, rồi L, rồi số 2. Nhìn mã là biết ngày, người bán, dạng hàng. Quy tắc đặt rồi thì giữ nguyên; đổi giữa chừng là sổ cũ và sổ mới không đọc chung được.
Nối lô nguyên liệu với mẻ thành phẩm
Ghi lô ở kho chỉ có ích khi đầu bên kia, tức mẻ sản xuất, cũng ghi lại đã dùng lô nào. Cách đơn giản là phiếu xuất kho cho mỗi mẻ: ngày, mã mẻ, những lô nguyên liệu lấy ra, khối lượng mỗi lô, người lấy. Mã mẻ in hoặc ghi lên thành phẩm, thường trùng với số lô in trên bao bì. Như vậy từ một gói trà sâm trên kệ đại lý, bạn đọc số lô, tìm ra mẻ, từ mẻ tìm ra lô nguyên liệu, từ lô tìm ra phiếu nhập và người bán.
Chuỗi này có giá trị thật khi có chuyện. Một khách phản ánh gói bột có mùi lạ; một đại lý gửi kết quả kiểm nghiệm có chỉ tiêu vượt; một đoàn kiểm tra hỏi nguyên liệu mua ở đâu. Có chuỗi lô, bạn khoanh được phạm vi: chỉ những mẻ dùng lô nguyên liệu ấy, chỉ những gói mang số lô ấy. Không có chuỗi lô, phạm vi là toàn bộ hàng đang bán, và cách xử lý an toàn duy nhất là thu hồi tất cả.
Nên giữ thêm mẫu lưu nguyên liệu cho mỗi lô: một túi nhỏ kín, ghi mã lô, cất ở chỗ riêng trong kho, giữ ít nhất tới khi thành phẩm làm từ lô đó hết hạn sử dụng. Mẫu lưu là thứ để đem đi kiểm khi cần đối chứng, và để so màu, mùi khi một lô mới về trông khác thường. Mẫu lưu thành phẩm là chuyện của phần kiểm nghiệm thành phẩm; ở kho, ta chỉ lo mẫu của nguyên liệu.
Cơ sở mua lát khô hay bột từ nơi khác còn cần ghi thêm số lô của nhà cung cấp bên cạnh mã lô của mình. Hai số đi cùng nhau trên thẻ kho, để khi nhà cung cấp báo một lô của họ có vấn đề, bạn tra ngay được nó nằm trong mẻ nào của bạn.
Thẻ kho, nhập trước xuất trước và kiểm kê
Phần sổ sách hằng ngày của kho nên gọn tới mức người giữ kho làm được mà không thấy là gánh nặng. Mấy thói quen dưới đây đủ cho hầu hết cơ sở nhỏ:
- Thẻ kho theo lô. Mỗi lô một thẻ treo ở bao hoặc kệ: mã lô, ngày nhập, khối lượng nhập, rồi từng dòng xuất với ngày, mã mẻ, khối lượng, số còn lại. Nhìn thẻ là biết lô còn bao nhiêu mà không phải cân lại.
- Nhập trước xuất trước. Lô cũ xếp phía ngoài, lô mới xếp vào trong; khi một lô sắp tới hạn dùng nội bộ hoặc có dấu hiệu dịu ẩm, cho nó đi trước dù không phải lô cũ nhất. Quy tắc này nên viết thành một dòng dán ở cửa kho.
- Hạn dùng nội bộ cho nguyên liệu. Lát khô, bột mua về không để vô hạn. Cơ sở tự đặt mốc thời gian tối đa cho từng dạng, dựa vào kinh nghiệm kiểm của chính mình, quá mốc thì kiểm lại trước khi dùng.
- Kiểm kê định kỳ. Đối chiếu số trên thẻ với hàng thật theo tháng hoặc theo quý. Chênh lệch nhỏ do độ ẩm là thường; chênh lớn thì tìm nguyên nhân, cách tính hao kho đã có ở bài về hao hụt.
- Hàng giữ lại và hàng chờ trả. Lô bị tách vì nghi ngờ, lô đang chờ kết quả kiểm nghiệm phải có thẻ màu khác và không được xuất cho sản xuất cho tới khi người có trách nhiệm ký cho phép.
- Lưu sổ đủ lâu. Sổ nhập, sổ xuất, phiếu nhập, kết quả kiểm nên giữ ít nhất qua hết hạn sử dụng của thành phẩm cuối cùng làm từ lô đó, dài hơn nếu khách sỉ hay hồ sơ công bố của bạn yêu cầu.
Sổ có thể là sổ giấy, bảng tính trên máy hay một ứng dụng quản lý kho; hình thức không quan trọng bằng việc ghi đều đặn. Một cuốn sổ giấy ghi đủ hằng ngày tốt hơn một phần mềm đầy tính năng mà chỉ được mở vào cuối tháng.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở hộ gia đình có cần kho riêng cho nguyên liệu sâm không?
Không nhất thiết là một gian nhà riêng, nhưng cần một khu riêng có ranh giới rõ, chỉ chứa nguyên liệu và bao bì thực phẩm, tách khỏi hoá chất, phân bón và đồ gia dụng. Điều kiện cụ thể theo loại hình cơ sở thì đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm ở địa phương.
Có nên để lát sâm khô trong tủ lạnh hoặc kho lạnh không?
Kho lạnh giúp chậm hư hỏng nhưng có một rủi ro: lấy bao lạnh ra không khí ấm, hơi nước đọng lại trên lát. Nếu dùng kho lạnh thì phải giữ túi trong kín, để túi về nhiệt độ phòng rồi mới mở. Với nhiều cơ sở nhỏ, một kho khô, kín, theo dõi ẩm đều đặn là đủ.
Mã lô có bắt buộc in trên bao bì thành phẩm không?
Quy định về nhãn hàng hoá yêu cầu ghi một số nội dung bắt buộc tuỳ loại hàng, trong đó có thông tin giúp truy xuất như ngày sản xuất, hạn dùng. Dù quy định cụ thể thế nào, in số lô hoặc mã mẻ lên bao bì là cách đơn giản nhất để nối thành phẩm với nguyên liệu. Bạn đối chiếu văn bản về nhãn đang có hiệu lực cho loại hàng mình làm.
Trộn nhiều lô nguyên liệu vào một mẻ có sao không?
Được, miễn mọi lô đều đã đạt kiểm và phiếu xuất kho ghi đủ những lô nào, mỗi lô bao nhiêu. Điều cần cân nhắc là nếu một lô có vấn đề, mọi mẻ có lô đó đều bị kéo theo. Cơ sở mới làm nên hạn chế số lô trong một mẻ để phạm vi khoanh vùng nhỏ.
Phát hiện mọt trong một bao thì xử lý những bao khác thế nào?
Tách bao có mọt ra khỏi kho ngay, kiểm các bao cạnh nó và cùng kệ, quét dọn kỹ góc đó, xem lại khe cửa và lối vào. Không rắc hoá chất lên bao lành để phòng. Ghi lại lô, vị trí, ngày phát hiện để lần sau biết điểm yếu của kho nằm ở đâu.
Ai nên được ghi sổ kho?
Nên giao cho một người chính, có thêm một người dự phòng khi người chính vắng. Nhiều người cùng ghi thì sổ dễ thiếu dòng, ghi trùng, hoặc mỗi người một kiểu viết mã. Người giữ kho cũng là người duy nhất được chuyển hàng ra khỏi khu cách ly sau khi có ý kiến của chủ cơ sở.