Đơn hàng xuất khẩu đầu tiên của một sản phẩm sâm thổ hào thường đi qua bốn chặng: gửi mẫu kèm hồ sơ, người mua thử và hỏi lại, hai bên chốt quy cách và mẫu đối chứng, rồi mới tới hợp đồng cho một lô nhỏ với điều khoản thanh toán và giao hàng rõ ràng. Chặng nào làm vội cũng để lại hậu quả ở chặng sau: mẫu gửi khác hàng thật, quy cách không ghi thành chữ, điều khoản giao hàng mỗi bên hiểu một kiểu.
Với cơ sở nhỏ, lô đầu không phải để kiếm lời mà để chứng minh mình làm được đúng như đã nói. Một lô nhỏ đi trơn tru, tới nơi đúng như mẫu, đáng giá hơn nhiều so với một lô lớn có vấn đề. Bài này nói về những gì riêng của sản phẩm sâm thổ hào ở từng chặng. Điều kiện giao hàng quốc tế, chứng từ hải quan và thanh toán quốc tế nói chung có ở trang chuyên về hàng Việt xuất khẩu.
Mẫu không phải quà: gửi để người mua đánh giá được
Người mua nước ngoài xin mẫu để làm ba việc: thử cảm quan, kiểm tra trong phòng thử nghiệm của họ, và đánh giá xem sản phẩm có bán được ở thị trường của họ không. Mẫu phải giúp được cả ba việc đó. Một gói nhỏ đóng vội bằng túi nilon, không nhãn, không số lô, chỉ trả lời được việc thứ nhất và để lại ấn tượng về một cơ sở thiếu chuẩn bị.
Mẫu tốt là mẫu lấy từ một lô sản xuất thật, đóng đúng bao bì sẽ bán, ghi số lô và ngày sản xuất. Nếu chưa có bao bì xuất khẩu, dùng bao bì trong nước nhưng dán thêm một tờ thông tin bằng tiếng Anh. Với sâm thổ hào, lát khô và bột rất dễ hút ẩm trên đường chuyển phát, nên mẫu phải được hàn kín, có gói hút ẩm nếu sản phẩm thật cũng có.
Số lượng mẫu nên hỏi người mua. Họ cần đủ để thử nhiều lần và gửi phòng thử nghiệm, nhưng gửi quá nhiều có thể làm mẫu bị coi là hàng thương mại ở cửa khẩu nước nhận, phát sinh thủ tục. Một điểm hay quên: giữ lại một phần mẫu y hệt ở xưởng, cùng lô, cùng bao bì. Khi người mua phản hồi về màu, vị, độ ẩm, bạn có thứ để so sánh trực tiếp.
Cũng nên tính chuyện mẫu thất lạc hoặc bị giữ ở hải quan nước nhận. Thực phẩm và thảo mộc gửi qua chuyển phát nhanh có thể bị giữ để kiểm tra, có khi bị huỷ. Hỏi người mua trước về cách gửi họ quen dùng, ghi rõ trên tờ khai là hàng mẫu không có giá trị thương mại, không để bán, và mô tả hàng đúng bản chất.
Bộ hồ sơ nên gửi kèm mẫu
Mẫu đến tay mà không có hồ sơ thì người mua phải viết thư hỏi lại, mất thêm vài tuần. Một bộ hồ sơ gọn gửi kèm, hoặc gửi trước qua thư điện tử, thường gồm:
- Bảng quy cách sản phẩm: tên, tên khoa học, bộ phận dùng, thành phần đủ phần trăm, quy cách đóng gói, khối lượng, hạn dùng, điều kiện bảo quản.
- Sơ đồ quy trình sản xuất ở mức tóm tắt: từ nhận nguyên liệu, sơ chế, thái, sấy, xay hoặc đóng túi, tới đóng gói và lưu kho.
- Phiếu kiểm nghiệm gần nhất của thành phẩm, ghi rõ chỉ tiêu, phương pháp, phòng thử nghiệm.
- Giấy tờ pháp lý cơ bản của cơ sở: đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc chứng nhận hệ thống quản lý nếu có.
- Kết quả giám định loài cho nguồn nguyên liệu, kèm mô tả ngắn về vùng trồng và cách thu mua.
- Cam kết về chất gây dị ứng và về việc không dùng chất cấm trong sơ chế, như xông lưu huỳnh nếu thật sự không dùng.
- Khả năng cung ứng: sản lượng ổn định theo tháng hoặc theo mùa, thời gian sản xuất một lô.
Mọi con số trong hồ sơ phải có căn cứ. Viết khả năng cung ứng cao hơn thực tế để gây ấn tượng là cách nhanh nhất mất khách khi họ đặt đúng con số đó. Với sâm thổ hào, sản lượng phụ thuộc mùa thu hoạch và số hộ trồng mà cơ sở liên kết được; nói thẳng giới hạn đó giúp người mua lên kế hoạch.
Chốt quy cách và mẫu đối chứng
Sau khi thử, người mua thường có phản hồi: lát mỏng hơn, màu trắng hơn, bột mịn hơn, gói nhỏ hơn. Đây là lúc hai bên nói chuyện kỹ thuật, và cũng là lúc dễ hứa quá sức nhất. Trước khi đồng ý một thay đổi, hãy thử làm thật một mẻ nhỏ ở xưởng, xem có giữ được trên mọi mẻ không. Ví dụ, lát trắng hơn có thể đòi sơ chế khác, mà một số cách làm trắng lại tạo ra dư lượng mà nước nhập không chấp nhận.
Khi đã thống nhất, ghi quy cách thành văn bản có chữ ký hoặc xác nhận của cả hai bên: các chỉ tiêu cảm quan mô tả bằng lời, chỉ tiêu lý hoá và vi sinh có giới hạn, quy cách đóng gói, nhãn. Kèm theo đó là mẫu đối chứng, tức mẫu được cả hai bên công nhận là đạt, niêm phong, mỗi bên giữ một phần.
Mẫu đối chứng là công cụ giải quyết tranh chấp hiệu quả nhất cho hàng nông sản chế biến. Khi lô hàng tới nơi và người mua nói màu không giống, hai bên mở mẫu đối chứng ra so sánh, thay vì cãi nhau bằng ảnh chụp dưới ánh đèn khác nhau. Với sâm thổ hào, màu lát và độ nhớt thay đổi theo mùa thu hoạch, nên quy cách nên ghi một khoảng chấp nhận được thay vì một giá trị cứng.
Nếu sản phẩm có hạn dùng dài, mẫu đối chứng cũng phải được giữ trong điều kiện bảo quản đã ghi, để cuối hạn vẫn còn so được.
Những điều khoản cần có trong hợp đồng lô đầu
Hợp đồng cho một lô nhỏ không cần dày, nhưng những điều khoản dưới đây nên có, vì đây là những chỗ cơ sở nhỏ hay bị thiệt:
| Điều khoản | Nội dung nên ghi | Vì sao quan trọng với sản phẩm sâm thổ hào |
|---|---|---|
| Hàng hoá và quy cách | Dẫn chiếu bảng quy cách và mẫu đối chứng đã thống nhất | Màu, độ ẩm thay đổi theo mùa; cần khoảng chấp nhận được |
| Số lượng và dung sai | Số lượng, đơn vị, dung sai cho phép | Hao hụt khi sấy khó tính chính xác từ trước |
| Điều kiện giao hàng | Một điều kiện theo quy tắc quốc tế, ghi rõ địa điểm | Xác định ai chịu rủi ro hàng ẩm, hỏng trên đường |
| Thanh toán | Tỷ lệ trả trước, thời điểm trả phần còn lại, cách thức | Cơ sở nhỏ không chịu nổi việc mất trắng một lô |
| Kiểm tra và khiếu nại | Thời hạn khiếu nại sau khi nhận, bằng chứng cần có, ai kiểm | Hàng khô có thể bị ẩm tại kho người mua sau khi nhận |
| Hàng bị giữ hoặc từ chối ở nước nhập | Nguyên nhân thuộc bên nào thì bên đó chịu chi phí lưu kho, tái xuất, tiêu huỷ | Rủi ro phân loại nguyên liệu và nhãn là có thật |
| Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp | Ngôn ngữ hợp đồng, nơi giải quyết | Tránh ký hợp đồng chỉ bằng ngôn ngữ mình không đọc được |
Khi chọn điều kiện giao hàng, cơ sở nhỏ thường thấy dễ nhất là giao tại cảng hoặc kho ở Việt Nam để người mua lo vận chuyển quốc tế. Đổi lại, quyền kiểm soát chất lượng trên đường cũng thuộc về họ. Chọn điều kiện nào thì phải hiểu điểm chuyển rủi ro nằm ở đâu.
Chi phí của lô đầu gồm những gì
Lô xuất khẩu đầu tiên thường đắt hơn các lô sau tính trên mỗi gói, vì gánh nhiều chi phí chỉ phát sinh một lần. Liệt kê đủ các khoản dưới đây trước khi báo giá giúp bạn không nhận một mức giá mà sau này mới thấy lỗ. Danh sách chỉ nêu cấu thành, số tiền mỗi khoản tuỳ cơ sở và thời điểm:
- Mẫu và chuyển phát mẫu, có khi nhiều vòng trước khi chốt.
- Kiểm nghiệm bổ sung theo chỉ tiêu của nước nhập mà phiếu kiểm nghiệm trong nước chưa có.
- Dịch thuật, thiết kế và in nhãn hoặc nhãn phụ; in thử trước khi in số lượng.
- Bao bì chống ẩm tốt hơn hàng trong nước, gói hút ẩm, thùng carton chịu ẩm, pallet đúng quy định.
- Giấy kiểm dịch thực vật, chứng nhận xuất xứ nếu người mua cần để hưởng ưu đãi thuế, các giấy tờ khác theo yêu cầu.
- Phí giao nhận, vận chuyển nội địa ra cảng hoặc sân bay, phí làm thủ tục hải quan.
- Thời gian của người trong cơ sở dành cho hồ sơ và trao đổi, thứ hay bị bỏ quên khi tính giá.
- Một khoản dự phòng cho rủi ro hàng bị giữ, phải xử lý, hoặc phải làm lại một phần.
Nhiều khoản trên dùng lại được cho các lô sau, như nhãn đã duyệt, kiểm nghiệm định kỳ, bộ hồ sơ. Vì vậy có thể chia chi phí lô đầu cho vài lô kế tiếp khi tính giá, miễn là bạn đã tính chúng.
Thanh toán cho lô đầu: nguyên tắc chứ không phải công thức
Trả trước một phần là thông lệ hợp lý. Với người mua mới, nhiều cơ sở yêu cầu trả trước một phần đủ để mua nguyên liệu và bao bì, phần còn lại thanh toán trước khi giao chứng từ hoặc trước khi hàng rời cảng. Tỷ lệ bao nhiêu là chuyện thương lượng, không có con số chuẩn.
Tín dụng thư có nhưng không phải lúc nào cũng hợp. Thanh toán bằng thư tín dụng qua ngân hàng bảo vệ người bán tốt hơn, nhưng thủ tục và chi phí có thể không tương xứng với một lô nhỏ, và chứng từ phải khớp từng chữ. Sai một chữ trên giấy kiểm dịch so với thư tín dụng có thể làm việc thanh toán bị chậm.
Không giao chứng từ gốc trước khi nhận đủ tiền. Với hàng đi đường biển, chứng từ vận tải gốc là thứ cho phép người mua nhận hàng. Giao chứng từ trước khi nhận tiền là đặt toàn bộ lô hàng vào thiện chí của người mua.
Cẩn thận với đề nghị lạ. Người mua đề nghị chuyển tiền qua tài khoản cá nhân ở nước thứ ba, đề nghị bạn trả trước một khoản phí để nhận đơn lớn, hay đổi tài khoản nhận tiền vào phút chót qua thư điện tử, là những dấu hiệu cần dừng lại kiểm tra bằng một kênh khác.
Sau khi lô đầu tới nơi
Lô hàng tới nơi không phải là hết việc. Hỏi người mua hàng tới trong tình trạng nào, có bị kiểm tra ở cửa khẩu không, kết quả ra sao, bao bì có hỏng, độ ẩm có tăng. Những thông tin này chỉ người mua có, và chỉ có giá trị nếu bạn hỏi sớm.
Ghi lại toàn bộ chặng đường: ngày sản xuất, ngày xuất, ngày tới, các giấy tờ đã dùng, chi phí phát sinh ngoài dự tính, những câu người mua hỏi mà bạn chưa trả lời được ngay. Đây là bộ tài liệu quý nhất cho lô thứ hai và cho người mua tiếp theo ở cùng thị trường.
Nếu có vấn đề, xử lý theo đúng điều khoản đã ký, có bằng chứng, có mẫu đối chứng. Người mua nước ngoài thường đánh giá đối tác không ở chỗ có lỗi hay không, mà ở chỗ khi có lỗi thì xử lý ra sao. Một cơ sở nhận lỗi đúng chỗ, sửa nhanh và minh bạch thường giữ được khách tốt hơn một cơ sở chưa từng có lỗi nhưng không ai biết họ sẽ phản ứng thế nào.
Cuối cùng, đừng vội tăng quy mô. Lô thứ hai nên giữ cỡ tương tự để kiểm chứng rằng lô đầu thành công không phải do may mắn, rồi mới tăng dần theo khả năng nguồn nguyên liệu.
Câu hỏi thường gặp
Gửi mẫu sâm thổ hào qua chuyển phát nhanh quốc tế có bị giữ không?
Có thể, vì thực phẩm và thảo mộc thường bị kiểm tra ở nước nhận. Củ tươi dễ bị giữ hoặc huỷ nhất, hàng khô đóng kín ít rủi ro hơn. Ghi tờ khai đúng bản chất hàng, ghi rõ là hàng mẫu không để bán, đóng gói kín, và hỏi người mua cách gửi họ quen dùng để giảm khả năng mẫu bị chặn.
Có nên tính tiền mẫu với người mua nước ngoài không?
Không có quy tắc chung. Nhiều cơ sở gửi mẫu nhỏ miễn phí và đề nghị người mua trả phí chuyển phát, coi đó là cách lọc người mua nghiêm túc. Khi người mua xin số lượng mẫu lớn, hợp lý là tính phí hoặc trừ vào đơn hàng đầu. Điều quan trọng là thoả thuận rõ từ trước.
Mẫu đối chứng nên giữ bao lâu?
Ít nhất tới hết hạn dùng của lô hàng tương ứng, cộng thêm thời gian khiếu nại ghi trong hợp đồng. Mẫu phải được giữ trong điều kiện bảo quản như hàng thật, niêm phong, ghi số lô và ngày. Với hàng có hạn dùng dài, nên chia mẫu thành nhiều phần để mở dần khi cần so sánh.
Đơn hàng đầu tiên nhỏ thì có cần hợp đồng đầy đủ không?
Nên có, dù ngắn. Lô nhỏ vẫn có thể gặp đủ mọi rủi ro của lô lớn: bị giữ ở nước nhập, tranh chấp chất lượng, chậm thanh toán. Một hợp đồng gọn với các điều khoản chính như quy cách, giao hàng, thanh toán, khiếu nại, xử lý hàng bị giữ, sẽ bảo vệ cả hai bên và là nền cho các lô sau.
Người mua đòi giá thấp hơn cho lô đầu để thử thị trường thì có nên nhận?
Tuỳ cơ cấu chi phí của bạn. Lô đầu thường tốn chi phí cố định cao hơn do làm hồ sơ, nhãn, kiểm nghiệm lần đầu. Có thể nhận một mức hợp lý nếu điều đó được ghi rõ là riêng cho lô đầu, không thành mặc định cho các lô sau. Đừng nhận mức giá mà bạn biết sẽ lỗ, chỉ vì sợ mất khách.
Có cần thuê công ty giao nhận cho lô hàng nhỏ không?
Với cơ sở chưa từng xuất khẩu, thuê công ty giao nhận thường giúp tránh sai sót về chứng từ, đóng hàng, đặt chỗ vận chuyển. Hàng lẻ không đủ một container có thể được gom chung với hàng khác. Hỏi kỹ họ đã từng làm hàng thực phẩm khô và thảo mộc chưa, vì những mặt hàng này có yêu cầu riêng về kiểm dịch và bảo quản.