Theo nguyên tắc của Nghị định 15/2018/NĐ-CP, khi sản phẩm đổi tên, đổi xuất xứ hoặc đổi thành phần, cơ sở phải tự công bố lại. Các thay đổi khác như bao bì, quy cách, hạn dùng hay thông tin cơ sở thì thông báo bằng văn bản tới cơ quan tiếp nhận và được sản xuất, kinh doanh ngay sau khi gửi. Với sản phẩm sâm thổ hào, phần khó là nhận ra một thay đổi nhỏ trong xưởng, như thêm chút gừng hay đổi nơi nghiền bột, thuộc nhóm nào.
Bài này đi qua các thay đổi hay gặp nhất ở cơ sở làm trà, bột, mứt, nước sâm Bố Chính, xếp từng thay đổi vào hai nhóm, rồi gợi ý cách quản lý phiên bản sản phẩm để hồ sơ không lệch với hàng thật. Cách thử lại hạn dùng khi đổi bao bì có bài riêng trong mục phát triển sản phẩm.
Quy tắc gốc: ba thứ buộc công bố lại
Nghị định 15/2018/NĐ-CP nêu nguyên tắc khá gọn: trường hợp có thay đổi về tên sản phẩm, xuất xứ, thành phần cấu tạo của sản phẩm thì tổ chức, cá nhân phải tự công bố lại; các thay đổi khác thì thông báo bằng văn bản về nội dung thay đổi đến cơ quan quản lý và được sản xuất, kinh doanh ngay sau khi gửi thông báo. Đây là khung để bạn xếp mọi thay đổi, nhưng chữ trong văn bản có thể đã được điều chỉnh, nên kiểm bản hiện hành.
Lý do của quy tắc cũng dễ hiểu. Tên, xuất xứ và thành phần là ba thứ định nghĩa sản phẩm là gì: người mua chọn theo chúng, phiếu kiểm nghiệm được làm cho đúng chúng. Đổi một trong ba là ra một sản phẩm khác, nên cần một bộ hồ sơ mới, phiếu kiểm nghiệm mới. Những thay đổi còn lại không làm sản phẩm thành thứ khác, chỉ cần cơ quan quản lý biết để hồ sơ trên giấy theo kịp hàng thật.
Chỗ dễ nhầm nằm ở chữ "thành phần". Với một công thức trà sâm thổ hào phối thảo mộc, thêm hay bớt một nguyên liệu rõ ràng là đổi thành phần. Đổi tỷ lệ giữa các nguyên liệu, đổi loại đường hay đổi một phụ gia thì không phải ai cũng hiểu giống nhau, và đó là lúc nên hỏi cơ quan tiếp nhận bằng văn bản.
Xếp các thay đổi hay gặp ở cơ sở sâm thổ hào
Bảng dưới là cách xếp thường gặp để bạn định hướng. Với những dòng ghi "nên hỏi", câu trả lời của cơ quan tiếp nhận ở tỉnh mới là căn cứ.
| Thay đổi | Nhóm thường xếp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thêm gừng, sả hay hoa cúc vào trà sâm | Công bố lại | Thành phần đổi, là sản phẩm khác; thường đặt tên khác và có mã vạch riêng |
| Bỏ cỏ ngọt khỏi công thức | Công bố lại | Bớt nguyên liệu cũng là đổi thành phần |
| Tăng tỷ lệ sâm từ ít lên nhiều | Nên hỏi | Nếu tỷ lệ được ghi trên nhãn hay trong tên, khả năng cao phải công bố lại |
| Đổi chất bảo quản trong mứt | Công bố lại | Phụ gia là thành phần, phiếu kiểm nghiệm cũ không còn đại diện |
| Đổi tên thương mại | Công bố lại | Tên là một trong ba thứ cốt lõi |
| Đổi túi giấy sang túi màng nhôm | Thông báo | Đồng thời xem lại hạn dùng |
| Thêm quy cách hộp 50 túi | Thông báo | Thành phần và tên giữ nguyên |
| Rút ngắn hạn dùng | Thông báo | Kéo dài hạn dùng thì phải có số liệu thử mới |
| Đổi địa chỉ do sáp nhập hành chính | Thông báo | Nơi sản xuất không đổi, chỉ đổi tên gọi |
| Chuyển sang xưởng gia công khác | Nên hỏi | Có nơi coi là đổi cơ sở sản xuất cần làm lại hồ sơ, phiếu kiểm nghiệm nên làm lại |
Đổi nguồn củ từ tỉnh này sang tỉnh khác không phải là đổi xuất xứ của sản phẩm theo nghĩa nơi sản xuất thành phẩm, nhưng nếu tên sản phẩm hay nhãn có nhắc tên vùng nguyên liệu, việc đổi nguồn củ có thể khiến nhãn thành sai. Lúc đó vấn đề nằm ở tên và lời giới thiệu, nên xử lý theo hướng đổi tên hoặc bỏ tên vùng.
Đổi nơi sản xuất: vì sao không nên coi là chuyện nhỏ
Nhiều cơ sở bắt đầu bằng việc thuê một xưởng nghiền bột hay đóng túi lọc, sau đó đổi sang xưởng khác vì giá, vì lịch, hay tự mua máy làm. Trên giấy, công thức không đổi, tên không đổi, nên dễ nghĩ chỉ cần sửa dòng cơ sở sản xuất. Thực tế, phiếu kiểm nghiệm của hồ sơ được làm trên mẫu từ xưởng cũ. Máy nghiền khác, độ mịn khác, cách sấy lại khác, môi trường đóng gói khác, nên kết quả vi sinh, độ ẩm, kim loại có thể khác.
Vì thế, kể cả khi cơ quan tiếp nhận chỉ yêu cầu thông báo, bạn nên gửi kiểm nghiệm lại mẫu từ nơi sản xuất mới trước khi bán lô đầu, và lưu phiếu đó trong hồ sơ. Nhãn phải ghi đúng nơi sản xuất thực tế, và hàng từ hai nơi trong giai đoạn chuyển tiếp phải phân biệt được qua số lô.
Hợp đồng với xưởng mới nên ghi rõ ai giữ hồ sơ lô, ai cung cấp mẫu lưu, ai báo khi có thay đổi công đoạn bên trong xưởng. Xưởng tự ý đổi chất trợ nghiền, đổi giấy lọc hay đổi nơi sấy mà không báo là một kiểu thay đổi thành phần hoặc bao bì ngầm, và người chịu trách nhiệm trên nhãn vẫn là bạn.
Thay đổi đến từ nhà cung cấp: củ, lát khô và phụ liệu
Có những thay đổi không do cơ sở chủ động mà đến từ phía nhà cung cấp. Mùa đào củ kết thúc, nguồn quen hết hàng, bạn phải mua lát khô của một cơ sở khác. Nhà cung cấp giấy lọc đổi loại giấy. Nơi bán cỏ ngọt khô chuyển sang bán dạng chiết xuất. Trên giấy, công thức vẫn ghi như cũ, nhưng thứ đi vào túi đã khác.
Đổi nguồn lát khô mà vẫn là sâm thổ hào cùng bộ phận dùng, cùng cách sơ chế, thường không phải là đổi thành phần theo nghĩa của hồ sơ. Tuy vậy, chất lượng lát khác nhau giữa các nguồn: độ ẩm, màu, độ sạch, nguy cơ đã được xông hơi. Bạn kiểm đầu vào kỹ hơn trong giai đoạn đổi nguồn và cân nhắc gửi kiểm thành phẩm lô đầu. Ngược lại, chuyển từ cỏ ngọt khô sang chiết xuất cỏ ngọt là đổi từ một nguyên liệu thực vật sang một phụ gia tạo ngọt, tức là đổi thành phần, và nhãn phải ghi lại cho đúng.
Cách tự bảo vệ là yêu cầu nhà cung cấp báo trước khi họ đổi bất cứ điều gì trong hàng giao cho bạn, ghi điều đó vào thoả thuận mua bán, và lưu phiếu thông tin của từng lô nguyên liệu, phụ liệu. Khi đoàn kiểm tra hỏi vì sao vị trà lô này khác lô trước, câu trả lời có sẵn trong sổ.
Đổi bao bì, quy cách và hạn dùng: thông báo nhưng đừng quên thử
Đổi chất liệu bao bì. Chuyển hộp giấy sang túi zip màng nhôm, hay đổi giấy lọc, là thay đổi phải thông báo. Với sản phẩm hút ẩm như bột và trà sâm thổ hào, bao bì quyết định hạn dùng, nên bạn theo dõi lại độ ẩm, cảm quan trong bao bì mới trước khi giữ nguyên hạn cũ.
Thêm hay bỏ quy cách. Thêm hộp lớn, túi nhỏ dùng thử, gói một lần dùng thường chỉ cần thông báo. Mỗi quy cách vẫn cần nhãn đủ dòng, và gói nhỏ ít chỗ in thì phải tính trước cách thể hiện.
Rút ngắn hạn dùng. Thường chỉ thông báo, và nên làm ngay khi phát hiện sản phẩm không giữ được tới hạn cũ. Đừng chờ có khiếu nại mới sửa.
Kéo dài hạn dùng. Cần số liệu thử mới chứng minh, rồi thông báo. Kéo dài hạn chỉ vì muốn hàng tồn bán lâu hơn là đi ngược mục đích của hạn dùng.
Đổi thiết kế mà nội dung giữ nguyên. Đổi hình ảnh, màu sắc mà các dòng bắt buộc không đổi thì thường không phải làm gì với hồ sơ, nhưng nên lưu mẫu nhãn mới cùng ngày bắt đầu dùng.
Quản lý phiên bản sản phẩm để hồ sơ không lệch với hàng thật
Cơ sở càng nhiều sản phẩm, càng dễ có lúc hàng thật đã khác mà giấy tờ chưa theo kịp. Cách chống lệch là coi mỗi sản phẩm như có phiên bản. Mỗi phiên bản gồm công thức có ngày chốt, bản tự công bố hoặc văn bản thông báo tương ứng, phiếu kiểm nghiệm, mẫu nhãn đã duyệt, mã vạch, ngày bắt đầu và ngày ngừng sản xuất. Một bảng tính đơn giản là đủ, miễn ai trong cơ sở cũng biết nó ở đâu.
Khi có ý định thay đổi, người đề xuất ghi vào bảng, người phụ trách hồ sơ xếp nhóm thay đổi theo quy tắc ở trên, quyết định cần công bố lại hay thông báo, cần thử hạn dùng hay kiểm nghiệm lại không. Chỉ sau khi phần giấy tờ xong mới bắt đầu sản xuất phiên bản mới. Thứ tự này nghe chậm, nhưng nhanh hơn nhiều so với việc phải rút hàng về.
Giai đoạn chuyển tiếp giữa hai phiên bản là lúc dễ rối nhất. Hàng phiên bản cũ còn trên kệ đại lý, hàng mới đã ra. Bạn quyết định trước có bán song song không, bán hết hàng cũ tới khi nào, và báo cho đại lý, sàn biết để họ không đăng ảnh hộp mới cho hàng cũ hay ngược lại.
Danh sách soát trước khi đưa phiên bản mới ra thị trường
Trước khi lô đầu của một sản phẩm sâm thổ hào đã thay đổi rời xưởng, bạn soát lại một lượt:
- Thay đổi đã được xếp đúng nhóm, có văn bản hỏi đáp với cơ quan tiếp nhận nếu thuộc diện nên hỏi.
- Bản tự công bố mới đã công khai và nộp, hoặc văn bản thông báo đã gửi, có bằng chứng ngày gửi.
- Phiếu kiểm nghiệm đại diện cho phiên bản mới, không dùng lại phiếu của công thức hay nơi sản xuất cũ.
- Hạn dùng trên nhãn có số liệu thử của bao bì và công thức mới.
- Mã vạch mới đã cấp nếu sản phẩm thành mặt hàng khác, thông tin khai báo đã cập nhật.
- Nhãn mới đã đối chiếu từng chữ với hồ sơ; không còn chữ gợi công dụng.
- Đại lý, sàn và khách sỉ đã được báo về phiên bản mới và lịch ngừng phiên bản cũ.
Mọi quy tắc nêu trong bài dựa trên Nghị định 15/2018/NĐ-CP và các văn bản về nhãn hiện có, vốn có thể đã được sửa đổi hoặc thay thế. Trước mỗi lần thay đổi, bạn kiểm văn bản hiện hành và hỏi nơi tiếp nhận ở tỉnh mình khi còn phân vân.
Câu hỏi thường gặp
Thêm một chút gừng vào trà sâm có phải công bố lại không?
Thêm nguyên liệu là đổi thành phần, nên theo nguyên tắc của Nghị định 15/2018 thì phải tự công bố lại, dù lượng thêm ít. Trên thực tế nhiều cơ sở coi đó là một sản phẩm mới, đặt tên khác, giữ nguyên sản phẩm cũ để khách có lựa chọn.
Đổi bao bì từ hộp giấy sang túi zip thì phải làm gì?
Thường chỉ cần thông báo bằng văn bản tới cơ quan tiếp nhận về thay đổi bao bì và được bán ngay sau khi gửi. Nhưng vì bao bì ảnh hưởng tới độ ẩm và hạn dùng của sản phẩm sâm, bạn nên theo dõi lại hạn dùng trong bao bì mới trước khi giữ nguyên con số cũ.
Đổi tên thương mại nhưng giữ nguyên công thức có phải công bố lại không?
Có. Tên sản phẩm là một trong ba thứ mà khi đổi thì phải tự công bố lại theo nguyên tắc hiện hành. Khi làm, bạn tận dụng để cập nhật nhãn, mã vạch nếu cần, và báo cho đại lý để tránh hai tên cho cùng một sản phẩm cùng lưu hành.
Chuyển sang xưởng gia công khác thì phiếu kiểm nghiệm cũ còn dùng được không?
Phiếu cũ được làm trên mẫu từ xưởng cũ nên không còn đại diện tốt cho hàng làm ở xưởng mới. Kể cả khi thủ tục chỉ yêu cầu thông báo, bạn nên kiểm nghiệm lại mẫu từ xưởng mới trước khi bán lô đầu và lưu phiếu đó trong hồ sơ.
Ngừng sản xuất một sản phẩm thì có phải báo không?
Bạn nên giữ đủ hồ sơ của sản phẩm đó cho tới khi lô cuối hết hạn dùng, vì hàng vẫn có thể bị kiểm tra trên thị trường. Việc có cần báo cơ quan tiếp nhận hay không, bạn hỏi theo hướng dẫn hiện hành của tỉnh mình.
Một thay đổi không rõ thuộc nhóm nào thì nên làm sao?
Gửi văn bản mô tả thay đổi tới cơ quan tiếp nhận hồ sơ tự công bố ở tỉnh, xin hướng dẫn. Trong lúc chờ, không sản xuất phiên bản mới để bán. Câu trả lời bằng văn bản được lưu vào hồ sơ sản phẩm làm căn cứ khi hậu kiểm.