Đọc phiếu kiểm nghiệm thành phẩm sâm thổ hào cho đúng là đối chiếu từng dòng kết quả với mức giới hạn bạn đã cam kết trong tiêu chuẩn cơ sở và quy định hiện hành, chứ không chỉ nhìn chữ "đạt" ở cuối phiếu. Bạn cần kiểm tên mẫu, mã lô, đơn vị đo, phương pháp, giới hạn phát hiện, chỉ tiêu nào được công nhận, rồi mới ra quyết định cho lô: xuất bán, giữ lại kiểm thêm, hay không xuất.
Nhiều cơ sở nhỏ nhận phiếu, thấy toàn chữ số và ký hiệu, cất vào bìa hồ sơ và coi như xong. Phiếu là dữ liệu đắt tiền, và chỉ có giá trị khi trở thành quyết định. Bài này đi từ phần đầu phiếu tới phần kết luận dưới góc người làm thành phẩm, không lặp lại phần chọn phòng thử nghiệm và lấy mẫu nguyên liệu vốn đã có ở trang chất lượng sâm vùng Tà Đùng.
Phần đầu phiếu: những dòng phải khớp trước khi đọc kết quả
Trước khi nhìn vào bất kỳ con số nào, hãy kiểm phần thông tin chung. Một phiếu sai ở phần này có thể làm hồ sơ bị trả về dù kết quả hoàn toàn đạt:
- Tên mẫu: phải trùng tên sản phẩm bạn sẽ ghi trên nhãn và trên bản tự công bố. Trà sâm hoa cúc và trà sâm thổ hào là hai tên khác nhau.
- Mã lô, ngày sản xuất: ghi đúng để phiếu gắn được với một lô cụ thể trong sổ của bạn.
- Tên và địa chỉ cơ sở gửi mẫu: phải là cơ sở đứng tên sản phẩm. Nếu bạn thuê gia công, xem lại ai đứng tên trên phiếu và trên hồ sơ.
- Ngày nhận mẫu, ngày thử nghiệm, ngày trả kết quả: ngày trên phiếu quyết định phiếu còn dùng được cho hồ sơ hay không.
- Tình trạng mẫu khi nhận: nếu phòng ghi bao bì rách, mẫu ẩm, nhiệt độ vận chuyển không đạt, kết quả có thể không phản ánh lô của bạn.
- Dòng ghi chú kiểu "kết quả chỉ có giá trị trên mẫu thử": đây là câu chuẩn của phòng thử nghiệm, nhắc rằng phiếu nói về mẫu bạn gửi, còn mẫu có đại diện cho lô hay không là trách nhiệm của người lấy mẫu.
Nếu phát hiện sai sót ở phần này, liên hệ phòng thử nghiệm ngay để xin điều chỉnh theo quy trình của họ. Đừng tự sửa tay trên phiếu, vì phiếu bị sửa thường không được chấp nhận ở bất cứ hồ sơ nào.
Đơn vị và ký hiệu: đọc sao cho không hiểu nhầm
Các chỉ tiêu lý hoá thường ghi theo phần trăm khối lượng, như độ ẩm và tro. Kim loại nặng thường ghi theo miligam trên kilogam. Vi sinh ghi theo đơn vị hình thành khuẩn lạc trên một gam, viết tắt CFU/g, hoặc theo kiểu phát hiện hay không phát hiện trong một lượng mẫu nhất định, như Salmonella trong 25 gam. Bạn cần so cùng đơn vị với mức giới hạn trong quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn cơ sở; một lỗi nhầm đơn vị có thể khiến bạn tưởng lô đạt khi nó không đạt, hoặc ngược lại.
Kết quả vi sinh thường được ghi theo dạng số mũ, ví dụ một con số nhân với mười mũ hai hay mũ ba. Nếu chưa quen, chuyển nó ra số thường rồi mới so. Ký hiệu nhỏ hơn một con số, hoặc chữ "không phát hiện" (KPH), có nghĩa là kết quả thấp hơn giới hạn phát hiện hoặc giới hạn định lượng của phương pháp. Giới hạn này thường được ghi trong cột riêng hoặc ở chú thích cuối phiếu.
Hãy luôn so giới hạn phát hiện với mức giới hạn cho phép. Nếu phương pháp chỉ phát hiện được từ một mức cao hơn mức cho phép, thì "không phát hiện" không chứng minh được sản phẩm đạt. Trường hợp này hiếm với các phòng thử nghiệm có uy tín và chỉ tiêu thông thường, nhưng với một số chỉ tiêu độc tố hay dư lượng, đây là câu bạn nên hỏi lại phòng.
Phương pháp thử và dấu công nhận: vì sao hai phiếu cùng chỉ tiêu có thể khác nhau
Mỗi kết quả đi kèm một phương pháp. Phiếu thường ghi số hiệu tiêu chuẩn của phương pháp thử, như một TCVN, một ISO hay phương pháp nội bộ của phòng. Cùng một chỉ tiêu đo bằng hai phương pháp khác nhau có thể cho kết quả chênh nhau, nên khi so các lần kiểm, hãy so những lần dùng cùng phương pháp.
Dấu công nhận đánh dấu chỉ tiêu nào nằm trong phạm vi được công nhận. Phòng thử nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025 được công nhận cho một danh sách phép thử cụ thể, không phải cho mọi phép thử họ làm. Phiếu thường đánh dấu bằng ký hiệu riêng những chỉ tiêu nằm trong phạm vi đó. Với hồ sơ tự công bố, chỉ tiêu an toàn cần được thử ở phòng được chỉ định hoặc phòng được công nhận cho phép thử ấy.
Phương pháp nội bộ không có nghĩa là kém. Nhiều phòng phát triển phương pháp riêng và được công nhận cho chính phương pháp đó. Điều cần xem là phương pháp ấy có nằm trong phạm vi công nhận hay không, chứ không phải nó mang mã TCVN hay mã nội bộ.
Độ không đảm bảo đo. Một số phiếu ghi kèm kết quả một khoảng sai số. Khi kết quả nằm sát mức giới hạn, khoảng này quan trọng: một kết quả nằm sát ngưỡng có sai số kéo qua ngưỡng nên được coi là cảnh báo, không phải là đạt chắc chắn.
Từ kết quả tới quyết định cho lô: một khung đơn giản
Quyết định cho lô nên dựa trên quy tắc đặt từ trước, ghi trong tiêu chuẩn cơ sở hoặc quy trình nội bộ, chứ không dựa vào cảm giác hôm đó. Bảng dưới là khung gợi ý bạn có thể chỉnh theo sản phẩm của mình:
| Tình huống kết quả | Ý nghĩa | Quyết định gợi ý |
|---|---|---|
| Mọi chỉ tiêu cách xa ngưỡng, giống các lô trước | Quy trình ổn định | Xuất lô, lưu phiếu và mẫu lưu |
| Đạt nhưng một chỉ tiêu tăng dần qua nhiều lô | Quy trình đang trượt | Xuất lô, mở việc kiểm tra nguyên nhân |
| Đạt nhưng sát ngưỡng, trong vùng sai số | Không chắc chắn | Giữ lô, kiểm lại bằng mẫu lưu hoặc mẫu mới |
| Một chỉ tiêu chất lượng không đạt, chỉ tiêu an toàn đạt | Lô không đúng cam kết | Không xuất như hàng chuẩn, xem xét tái chế theo quy trình |
| Chỉ tiêu an toàn không đạt | Có mối nguy cho người dùng | Không xuất, cách ly lô, xử lý theo quy trình lô lỗi |
Khung này chỉ có tác dụng nếu tiêu chuẩn cơ sở của bạn ghi rõ mức giới hạn cho từng chỉ tiêu, phân biệt chỉ tiêu chất lượng (cỡ hạt, Brix, khối lượng tịnh) với chỉ tiêu an toàn (vi sinh gây bệnh, kim loại nặng, độc tố). Khi chưa có tiêu chuẩn cơ sở, mọi quyết định đều thành tranh luận.
Đọc nhiều phiếu cùng lúc: xu hướng quan trọng hơn từng con số
Một phiếu đơn lẻ là một tấm ảnh. Mười phiếu đặt cạnh nhau là một đoạn phim. Bạn sẽ thấy được những điều không phiếu nào nói ra: nấm mốc của trà sâm cao hơn vào các tháng mưa, tro không tan trong axit tăng mỗi khi mua củ từ một nhà cung cấp, độ ẩm bột thấp hơn hẳn từ khi đổi sang túi có lớp màng nhôm.
Cách làm đơn giản là một bảng tính với mỗi dòng là một lô, mỗi cột là một chỉ tiêu, thêm vài cột ghi nguồn nguyên liệu, ngày sản xuất, người phụ trách và thiết bị. Mỗi lần nhận phiếu, nhập số vào bảng trước khi cất phiếu. Sau một năm, bảng này là tài sản quý nhất của bộ phận chất lượng, nhiều hơn mọi chứng nhận treo tường.
Khi trao đổi với khách sỉ hay đối tác xuất khẩu, bảng xu hướng giúp bạn trả lời những câu mà một phiếu không trả lời được, như chất lượng có ổn định qua các mùa không, có lô nào từng không đạt không và đã xử lý ra sao. Sự minh bạch có số liệu thuyết phục hơn mọi lời giới thiệu.
Những câu nên hỏi lại phòng thử nghiệm trước khi kết luận
Phòng thử nghiệm trả kết quả, nhưng họ cũng là nơi hiểu rõ nhất kết quả đó được tạo ra thế nào. Khi một con số làm bạn bất ngờ, theo hướng tốt hay xấu, một cuộc trao đổi ngắn với phòng thường làm rõ được nhiều điều mà phiếu không ghi. Những câu đáng hỏi:
- Mẫu khi nhận có còn nguyên niêm phong, khô ráo, đúng nhiệt độ không, có ghi nhận gì bất thường về bao bì không.
- Phép thử dùng phương pháp nào, có giống lần trước không, giới hạn phát hiện và giới hạn định lượng là bao nhiêu.
- Với vi sinh, mẫu được pha loãng ở mức nào, và kết quả có nằm ở vùng đếm tin cậy của phương pháp không.
- Với sản phẩm sâm có chất nhầy như bột và cao, việc chuẩn bị mẫu có gặp khó khăn gì, như mẫu vón, khó hoà tan, khó lọc, có ảnh hưởng tới kết quả không.
- Kết quả sát ngưỡng thì độ không đảm bảo đo của phép thử là bao nhiêu.
- Phòng còn giữ phần mẫu dư không, giữ tới khi nào, có thể thử lại trên chính phần đó không.
Ghi lại câu trả lời vào hồ sơ của lô cùng với phiếu. Phần lớn các phòng thử nghiệm sẵn sàng giải thích kết quả cho khách hàng của mình; việc hỏi không có nghĩa là nghi ngờ phòng, mà là để bạn hiểu đúng con số trước khi dùng nó cho một quyết định có giá trị bằng cả lô hàng. Đặc biệt với sản phẩm sâm thổ hào, vốn ít được kiểm hơn các loại trà và bột quen thuộc, phòng có khi cũng cần thông tin từ bạn về đặc điểm sản phẩm để chuẩn bị mẫu cho đúng.
Những lỗi đọc phiếu hay gặp ở cơ sở nhỏ
Lỗi thứ nhất là chỉ đọc dòng kết luận. Nhiều phiếu không có dòng kết luận đạt hay không đạt, vì phòng thử nghiệm chỉ trả kết quả, còn việc so với mức giới hạn là của bạn. Có phiếu kết luận theo một quy chuẩn mà bạn không chọn. Đừng để phòng thử nghiệm quyết định thay bạn lô nào được xuất.
Lỗi thứ hai là dùng phiếu của sản phẩm này cho sản phẩm khác, hoặc phiếu của năm trước cho lô năm nay. Phiếu chỉ nói về mẫu ghi trên đó. Khi khách xin phiếu, đưa đúng phiếu của đúng sản phẩm, và nói rõ phiếu thuộc lô nào, kiểm định kỳ hay kiểm lô.
Lỗi thứ ba là cất phiếu giấy ở một chỗ, sổ lô ở chỗ khác, mẫu lưu ở chỗ thứ ba và không có gì nối chúng lại. Khi có khiếu nại, bạn mất nhiều ngày chỉ để ghép thông tin. Một mã lô thống nhất xuất hiện trên phiếu, trên sổ, trên mẫu lưu và trên bao bì là sợi dây nối mọi thứ lại với nhau.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu không ghi đạt hay không đạt thì tự kết luận thế nào?
Bạn so từng kết quả với mức giới hạn trong quy chuẩn, quy định áp dụng cho sản phẩm và trong tiêu chuẩn cơ sở đã công bố. Chỉ tiêu nào vượt mức là không đạt. Nếu không chắc nên áp mức nào, hỏi phòng thử nghiệm hoặc cơ quan quản lý an toàn thực phẩm.
Một chỉ tiêu không có dấu công nhận thì phiếu còn dùng được không?
Phiếu vẫn là dữ liệu có giá trị cho quản lý nội bộ. Với hồ sơ tự công bố, chỉ tiêu an toàn cần được thử ở phòng được chỉ định hoặc phòng được công nhận cho phép thử đó, nên hãy hỏi phòng trước khi gửi mẫu để chọn đúng phép thử.
Kết quả lần này khác hẳn lần trước dù cùng sản phẩm, nên làm gì?
Kiểm xem hai lần có cùng phương pháp, cùng phòng thử nghiệm và cùng cách lấy mẫu không. Nếu giống nhau mà kết quả vẫn khác, so với sổ lô để tìm khác biệt về nguyên liệu, thiết bị, mùa vụ. Dùng mẫu lưu để kiểm lại nếu cần.
Khách xin phiếu kiểm nghiệm thì đưa bản nào?
Đưa bản sao phiếu đúng sản phẩm, còn trong thời gian hợp lý, và nói rõ đó là phiếu của lô nào hay phiếu kiểm định kỳ. Không đưa phiếu của sản phẩm khác và không sửa thông tin trên phiếu. Giữ bản gốc trong hồ sơ.
Có cần hiểu hết các phương pháp thử ghi trên phiếu không?
Không cần hiểu chi tiết kỹ thuật, nhưng nên biết chỉ tiêu nào dùng phương pháp nào, và giữ nguyên phương pháp giữa các lần kiểm để so được với nhau. Khi đổi phòng thử nghiệm, hỏi kỹ phương pháp mới khác cũ thế nào.