Đặt gia công mỹ phẩm từ sâm Bố Chính là thuê một nhà máy đã có giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm làm ra sản phẩm theo yêu cầu của bạn, còn bạn đứng tên thương hiệu và thường là bên đứng tên công bố, chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Để việc này suôn sẻ, bạn cần mang đến nhà máy một bản yêu cầu rõ ràng, nguyên liệu sâm đã chuẩn hoá nếu tự cấp, và ký hợp đồng ghi rõ công thức thuộc ai, ai làm hồ sơ, ai chịu trách nhiệm khi lô hàng lỗi.
Bài này viết cho cơ sở đang làm thực phẩm từ sâm thổ hào muốn thử một dòng mỹ phẩm. Phần khung pháp lý của công bố và hồ sơ thông tin sản phẩm được trình bày ở bài riêng trong chuyên mục; ở đây tập trung vào việc làm với nhà máy. Không có con số giá gia công nào trong bài, vì giá phụ thuộc quá nhiều vào công thức, bao bì và số lượng.
Gia công mỹ phẩm khác gia công trà sâm ở đâu
Ở mảng thực phẩm, nhiều cơ sở nhỏ quen nhờ xưởng khác sấy, xay, đóng gói rồi tự lo công bố. Mảng mỹ phẩm phức tạp hơn ở chỗ công thức gần như luôn do nhà máy phát triển hoặc điều chỉnh, vì người làm đặc sản hiếm khi có chuyên môn về chất nhũ hoá, chất bảo quản, độ pH và độ ổn định. Điều này kéo theo câu hỏi sở hữu công thức, thứ ít khi được đặt ra khi gia công trà.
Khác biệt thứ hai là hồ sơ. Hồ sơ thông tin sản phẩm mỹ phẩm cần dữ liệu kỹ thuật mà chỉ nhà máy có: quy trình sản xuất, kết quả kiểm từng lô, độ ổn định. Bên đứng tên phải lưu giữ hồ sơ này, nên hợp đồng phải buộc nhà máy cung cấp đầy đủ và kịp thời.
Khác biệt thứ ba là trách nhiệm. Với mỹ phẩm, người dùng bôi sản phẩm lên da, tóc mỗi ngày; phản ứng bất lợi có thể xảy ra dù sản phẩm đúng công thức. Bên đứng tên là người khách hàng và cơ quan quản lý tìm đến đầu tiên. Vì thế bạn cần hiểu sản phẩm của mình đủ để trả lời, chứ không thể chỉ dựa vào câu "nhà máy làm".
Chuẩn bị gì trước buổi gặp đầu tiên với nhà máy
Một bản yêu cầu một đến hai trang giúp nhà máy báo phương án sát hơn và giúp bạn so sánh nhiều nhà máy trên cùng một mặt bằng. Bản yêu cầu nên có:
- Loại sản phẩm và cách dùng: mặt nạ rửa trôi, gel để lại trên da, dầu gội, xà phòng bánh; dùng hằng ngày hay thỉnh thoảng.
- Người dùng dự kiến: độ tuổi, loại da hoặc tóc, có dùng cho trẻ em không; sản phẩm cho trẻ em có yêu cầu an toàn khắt khe hơn.
- Cảm quan mong muốn: độ sánh, màu, mùi, có hạt hay mịn; ghi bằng mô tả, có thể mang sản phẩm tham khảo.
- Vai trò của sâm Bố Chính: dạng nguyên liệu, bạn tự cấp hay nhờ nhà máy mua, mong muốn lượng sâm thể hiện trên nhãn.
- Những gì không muốn có: ví dụ không hương liệu, không màu, nếu đó là định vị của bạn; nhà máy sẽ nói rõ hệ quả.
- Kênh bán và số lượng dự kiến: giúp nhà máy tư vấn bao bì, quy cách và lô tối thiểu.
- Lịch: thời điểm muốn có hàng, ví dụ mùa quà Tết, để nhà máy nói thẳng có kịp không.
Đừng viết công dụng mong muốn kiểu "trị mụn, làm trắng". Nhà máy có trách nhiệm nói đó là lời của thuốc hoặc cần chứng minh; nếu một nhà máy hứa làm được sản phẩm trị mụn bằng sâm, đó là dấu hiệu cần dè chừng.
Dùng công thức nền của nhà máy hay phát triển công thức riêng?
Hai hướng có cái giá và lợi ích khác nhau. Lựa chọn nên dựa vào định vị thương hiệu và khả năng chờ đợi của bạn:
| Tiêu chí | Công thức nền có sẵn, thêm sâm | Phát triển công thức riêng |
|---|---|---|
| Thời gian ra mẫu | Ngắn hơn | Dài hơn, nhiều vòng chỉnh |
| Dữ liệu an toàn, ổn định | Nhà máy thường đã có cho nền | Phải làm mới phần lớn |
| Sở hữu công thức | Thường thuộc nhà máy | Có thể thoả thuận thuộc bên đặt hàng |
| Khác biệt sản phẩm | Thấp, dễ giống hàng khác | Cao hơn |
| Rủi ro khi đổi nhà máy | Phải làm lại từ đầu ở nhà máy mới | Mang công thức đi được nếu hợp đồng cho phép |
| Hợp với | Thử thị trường, lô nhỏ đầu tiên | Thương hiệu đã có khách, muốn dòng lâu dài |
Nhiều thương hiệu nhỏ bắt đầu bằng công thức nền để kiểm tra khách có thật sự mua mỹ phẩm sâm Bố Chính không, rồi mới đầu tư công thức riêng. Nếu chọn hướng này, hãy hỏi trước: khi bạn muốn rời nhà máy, bạn mang theo được những gì và số công bố hiện có xử lý thế nào.
Từ mẫu thử đến lô hàng đầu tiên
Các bước dưới là khung chung; mỗi nhà máy có quy trình riêng và bạn nên xin văn bản mô tả quy trình đó:
- Gửi bản yêu cầu, nhận phương án sơ bộ: loại công thức, bao bì gợi ý, lô tối thiểu, các khoản chi phí cấu thành.
- Ký thoả thuận bảo mật nếu bạn chia sẻ thông tin nguyên liệu hay ý tưởng riêng.
- Nhận mẫu thử, dùng thử trong nhóm nhỏ, ghi phản hồi cảm quan bằng văn bản; yêu cầu chỉnh nếu cần.
- Chốt mẫu bằng biên bản kèm mã mẫu, lưu lại mẫu chốt ở cả hai bên.
- Nhà máy làm độ ổn định, kiểm nghiệm, phối hợp hoàn thiện hồ sơ thông tin sản phẩm và đánh giá an toàn.
- Bên đứng tên nộp phiếu công bố, chờ số tiếp nhận.
- Duyệt nhãn và bao bì có số công bố, đặt sản xuất lô đầu, nhận phiếu kiểm lô kèm hàng.
Đừng ép nhà máy rút ngắn bước độ ổn định để kịp mùa bán. Một lô mặt nạ tách lớp hay đổi màu sau hai tháng trên kệ tốn kém hơn nhiều so với việc lỡ một mùa.
Hợp đồng gia công cần ghi rõ những gì
Sở hữu công thức và quyền sử dụng. Ai sở hữu công thức, bên kia được dùng đến đâu, nhà máy có được bán công thức tương tự có sâm Bố Chính cho thương hiệu khác không.
Nguyên liệu và bên cấp. Nguyên liệu sâm do bên nào cấp, tiêu chuẩn đầu vào, ai kiểm, lô sâm không đạt thì xử lý ra sao.
Tiêu chuẩn thành phẩm. Các chỉ tiêu cảm quan, lý hoá, vi sinh của thành phẩm, phương pháp kiểm, phiếu kiểm đi kèm mỗi lô.
Hồ sơ và tài liệu. Nhà máy cung cấp tài liệu nào cho hồ sơ thông tin sản phẩm, trong bao lâu, cập nhật khi có thay đổi.
Lô lỗi và thu hồi. Định nghĩa lô lỗi, ai chịu chi phí làm lại, phối hợp thế nào khi phải thu hồi sản phẩm trên thị trường.
Bao bì và tồn kho. Ai mua bao bì, bao bì thừa xử lý thế nào khi đổi nhãn, thời gian nhà máy giữ bán thành phẩm.
Chấm dứt hợp đồng. Khi chấm dứt, tài liệu, mẫu lưu, nguyên liệu tồn được bàn giao ra sao; số công bố đang lưu hành xử lý thế nào.
Khi bạn tự cấp nguyên liệu sâm cho nhà máy
Cơ sở có vùng nguyên liệu thường muốn tự cấp bột hoặc dịch sâm để kiểm soát nguồn và để câu chuyện thương hiệu đúng là sâm của mình. Đổi lại, bạn gánh thêm trách nhiệm: nếu thành phẩm nhiễm vi sinh và nguyên nhân là lô bột sâm, lỗi thuộc về bên cấp nguyên liệu. Vì vậy mỗi lô sâm giao cho nhà máy nên có phiếu kiểm theo chỉ tiêu nhà máy yêu cầu, mã lô, mẫu lưu giữ ở cả hai bên.
Sâm là nguyên liệu nông sản, thay đổi theo mùa vụ và nơi trồng. Màu bột, độ nhầy, mùi giữa các lô có thể khác, làm thành phẩm khác màu hoặc khác độ sánh. Hai bên nên thống nhất một khoảng chấp nhận cho các đặc tính này, và quy trình khi một lô sâm nằm ngoài khoảng đó: trộn lô, điều chỉnh công thức hay từ chối.
Cuối cùng là chuyện tên loài. Sâm Bố Chính hay bị nhầm với các loài cùng chi hoặc với những cây được gọi chung là sâm. Hồ sơ nguyên liệu nên ghi rõ tên khoa học, nơi trồng, và nếu có thể, cách cơ sở xác định đúng loài, vì thành phần ghi trên phiếu công bố phải khớp với thứ thật sự nằm trong sản phẩm.
Dấu hiệu nên cân nhắc lại một nhà máy
Không có danh sách nào thay được việc đi thăm nhà máy và hỏi kỹ. Các dấu hiệu sau là lý do để dừng lại suy nghĩ:
- Không cho xem hoặc né câu hỏi về giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm.
- Hứa làm sản phẩm có công dụng điều trị hoặc gợi ý ghi công dụng không có căn cứ.
- Đề nghị đứng tên công bố hộ bạn rồi để bạn bán dưới thương hiệu của bạn mà không có hợp đồng rõ.
- Không đưa phiếu kiểm lô kèm hàng, hoặc phiếu kiểm chung cho nhiều lô.
- Né chuyện độ ổn định, nói rằng sản phẩm thiên nhiên thì không cần thử.
- Không chịu ghi điều khoản lô lỗi và thu hồi vào hợp đồng.
Ngược lại, một nhà máy hỏi bạn nhiều câu về người dùng, kênh bán, nguồn sâm, và nói thẳng điều gì không làm được, thường là đối tác đáng tin hơn một nơi gật đầu mọi yêu cầu.
So báo giá giữa các nhà máy: các khoản cấu thành
Báo giá gia công mỹ phẩm hay được gửi dưới dạng một con số cho mỗi đơn vị sản phẩm, khiến hai nhà máy trông rẻ đắt khác nhau trong khi thực ra đang báo hai phạm vi công việc khác nhau. Trước khi so, hãy yêu cầu mỗi nơi tách ra theo các khoản dưới đây, và hỏi rõ khoản nào đã gồm, khoản nào tính riêng:
- Phát triển công thức và mẫu thử: số vòng chỉnh mẫu được tính trong giá, vòng thêm tính thế nào.
- Nguyên liệu: phần nhà máy mua và phần bạn tự cấp; nếu bạn cấp bột sâm, nhà máy có tính phí kiểm đầu vào không.
- Bao bì chính và bao bì phụ: chai, hũ, tuýp, hộp giấy, tem; lô tối thiểu của từng loại bao bì.
- Thử độ ổn định, kiểm nghiệm và đánh giá an toàn: làm ở đâu, ai trả, kết quả thuộc về ai.
- Hỗ trợ hồ sơ công bố và hồ sơ thông tin sản phẩm: nhà máy làm trọn hay chỉ cung cấp tài liệu.
- Sản xuất, chiết rót, đóng gói: tính theo lô hay theo đơn vị; phụ phí khi đổi nhãn giữa chừng.
- Lưu kho và giao hàng: nhà máy giữ thành phẩm bao lâu, giao tới đâu.
Khi đã tách như vậy, bạn sẽ thấy một báo giá thấp đôi khi chưa gồm kiểm nghiệm hay hồ sơ, còn một báo giá cao lại gồm cả. Bài này không đưa con số vì mỗi công thức, bao bì và số lượng cho một kết quả khác; điều đáng giữ là cách so cùng một phạm vi.
Câu hỏi thường gặp
Nhà máy gia công đứng tên công bố thay được không?
Quy định cho phép tổ chức có chức năng phù hợp đứng tên công bố, nên có trường hợp nhà máy đứng tên. Nhưng khi đó quyền với sản phẩm và số công bố nằm ở nhà máy, bạn khó chủ động khi muốn đổi đối tác. Nếu chọn cách này, hợp đồng phải nói rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên.
Lô tối thiểu gia công mỹ phẩm thường là bao nhiêu?
Mỗi nhà máy một mức, tuỳ loại sản phẩm, thiết bị và bao bì. Không có con số chung. Khi so sánh, hãy hỏi lô tối thiểu của cả thành phẩm lẫn bao bì, vì nhiều khi bao bì mới là phần buộc bạn đặt số lượng lớn.
Có nên gửi bột sâm tự làm ở xưởng thực phẩm cho nhà máy mỹ phẩm không?
Được, nếu bột đạt chỉ tiêu nhà máy yêu cầu và có phiếu kiểm. Bột cấp thực phẩm chưa chắc đạt mọi chỉ tiêu nguyên liệu mỹ phẩm, đặc biệt vi sinh. Hỏi danh sách chỉ tiêu trước, kiểm một lô thử trước khi cam kết cấp đều đặn.
Làm sao giữ công thức không bị nhà máy bán cho thương hiệu khác?
Ghi điều khoản sở hữu và độc quyền sử dụng công thức trong hợp đồng, kèm thoả thuận bảo mật. Với công thức nền có sẵn của nhà máy, khả năng độc quyền thấp; công thức phát triển riêng, có chi phí riêng thì thương lượng được mạnh hơn.
Đổi nhà máy gia công thì số công bố cũ còn dùng được không?
Phiếu công bố ghi thông tin nhà sản xuất, nên đổi nhà máy thường phải công bố lại hoặc cập nhật theo quy định. Hồ sơ thông tin sản phẩm cũng phải làm lại phần quy trình và kiểm nghiệm. Kiểm quy định hiện hành trước khi chuyển.